在最復(fù)雜的組織中，其核心是同樣復(fù)雜的IT基礎(chǔ)設(shè)施，就將運(yùn)營現(xiàn)代化而言，該基礎(chǔ)設(shè)施帶來了重大問題。
對歇根州的藍(lán)十字藍(lán)盾來說(一個擁有12家不同運(yùn)營公司，提供長期護(hù)理保險和工人補(bǔ)償?shù)姆菭I利性公司)，有證據(jù)表明，根深蒂固的ERP系統(tǒng)會耗光財務(wù)流程和報告。
藍(lán)十字藍(lán)盾的副總裁兼總監(jiān)Jac Amerell表示：“我們在四個不同的ERP系統(tǒng)上進(jìn)行操作，將一系列合并的財務(wù)報表匯總在一起，同時將商業(yè)分析匯總在一起，這是吃力不討好的工作。藍(lán)十字藍(lán)盾還在密歇根州出售Medicare Advantage套餐，也通過合資企業(yè)在其他州銷售這個套餐。
在保險業(yè)擔(dān)任了14年高級財務(wù)職務(wù)的Amerell于2014年年中加入密歇根州藍(lán)十字藍(lán)盾，以助其金融組織轉(zhuǎn)型。
Amerell說：“來到這里并開始干活時，我才完全意識到這里的狀況”。我們目前在舊技術(shù)，舊系統(tǒng)無法相互通信的環(huán)境中運(yùn)行。我們的信息沒有單一的可靠來源。”
整合
密歇根州藍(lán)十字藍(lán)盾的四個ERP系統(tǒng)包括存在于組織不同部分的兩個PeopleSoft實例，一個安裝了NetSuite的實例以及“一個老舊的Computron產(chǎn)品，我們無法與之連接”，Amerell這樣說道。然而與三年前的七個系統(tǒng)相比已經(jīng)有所下降。
遺留系統(tǒng)所帶來的困境使密歇根州藍(lán)十字藍(lán)盾難以整合所收購的公司，因為這些公司自身也有遺留系統(tǒng)。“我們無法從技術(shù)或流程角度將這些財務(wù)組織整合到我們當(dāng)前的環(huán)境中”，Amerell說。“如今，我們已經(jīng)到了不得不改變做法的地步。”
在這種情況下，所謂的改變做法就是遷移到云端。大概在Amerel加入該公司的一年后，密歇根州藍(lán)十字藍(lán)盾決定遷移到如今名為Oracle Cloud Applications的東西。即使該組織還在繼續(xù)淘汰舊的ERP系統(tǒng)，但它也朝著這個方向取得了進(jìn)展。
Amerell說，有60多個源系統(tǒng)使用“東拼西湊起來”的數(shù)據(jù)流和翻譯邏輯層將信息反饋到財務(wù)報告的環(huán)境，這使財務(wù)人員難以回過頭來了解季度間的變化或差異與套餐的關(guān)系。
Amerell說：“未來的世界將完全不同。我們將這些源系統(tǒng)饋送到一個存儲庫中，然后在那里將整個企業(yè)的信息遷移到Oracle Cloud。”
遷入云端
到目前為止，密歇根州藍(lán)十字藍(lán)盾遷入云端的過程突顯了伙伴關(guān)系的價值。該組織目前依賴系統(tǒng)實施者和變更管理公司，直到2018年底才選定了合適的伙伴。
Amerell說：“你需要了解技術(shù)的人，但也需要了解哪些細(xì)微差別會對你的業(yè)務(wù)類型產(chǎn)生影響的人。
Amerell說：“我們采用的一個原則是，我們將采用現(xiàn)成的技術(shù)”。進(jìn)行一些配置，選擇適合組織的選項，這都是可以接受的，但定制的話還是算了。
這使系統(tǒng)實施者可以在2018年12月(即工作開始的幾周后)啟用一個實例，供員工練手。
盡管缺少定制化可以簡化實施者的工作，但這對變更管理顧問來說卻是另一回事。
Amerell說：“我們需要一家公司來協(xié)助我們幫人們學(xué)會忘記他們?nèi)缃竦墓ぷ鞣绞?，并學(xué)習(xí)如何使用新技術(shù)。”
在一個多月的時間里，員工檢查了Oracle Cloud Applications提供的各種選項。Amerell說：“然后，我們確定了該核心技術(shù)中存在的選項，這些選項對我們很重要，我們還要確定希望如何選擇，如何進(jìn)行配置?”
在今年余下的時間里，Amerell想放任員工使用該系統(tǒng)的試用版，以完善技術(shù)和組織的業(yè)務(wù)流程。在某一時刻，我們會引進(jìn)真實的數(shù)據(jù)以促進(jìn)測試。
我們的目標(biāo)是，到2020年年中，財務(wù)和采購方面的功能可以在云中運(yùn)行，隨后是HCM(人力資本管理)也要運(yùn)行起來。
盡管Amerell將遷移描述為以業(yè)務(wù)經(jīng)營為主，但他說，他每周都會與密歇根州藍(lán)十字藍(lán)盾的首席信息官Bill Fandrich交談。
論及將員工從用了數(shù)十年的技術(shù)中解放出來，Amerell會鼓勵其他首席信息官同樣去做“Bill所做的事情：公開談?wù)撌澜绲淖兓绞?，討論環(huán)境究竟發(fā)生了多大的變化。”
傳達(dá)變革
Amerell向人們傳達(dá)變革的其中一種方法是鼓勵財務(wù)部門的員工親自嘗試新技術(shù)，特別是RPA(機(jī)器人流程自動化)。
“我開始派人參加培訓(xùn)：‘去學(xué)習(xí)機(jī)器人流程自動化。去上課吧’”，Amerell這樣說道。
盡管機(jī)器人過程自動化(RPA)工具具備改變工作流程的潛力，但Amerell尚未準(zhǔn)備好將其投入生產(chǎn)。相反，他還有其他想法。
Amerell說：“因為我知道我即將進(jìn)行一場巨大的變革管理活動，所以我正在努力使人們以不同的方式思考，試圖讓人們對變革持開放的心態(tài)，對采取不同行動的可能性持開放態(tài)度。那是我的主要動機(jī)。”
Amerell說，學(xué)習(xí)機(jī)器人過程自動化等新技能并將其傳授給他人，這種能力是“我們的新核心能力之一”。
Amerell說，盡管如此，在密歇根州藍(lán)十字藍(lán)盾，機(jī)器人過程自動化自身仍有很多用途，例如在月末核對帳戶，查看費(fèi)用報告或確保分組內(nèi)的公司的帳單正確無誤。
培養(yǎng)創(chuàng)建這些機(jī)器人的技能是一回事，但其他人則需要確保隨著周圍系統(tǒng)的變化，他們將繼續(xù)按照原計劃工作。
Amerell說：“這可不光是‘造完機(jī)器人后就萬事大吉’。”
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