雖然大多數(shù)IT組織都會花時間建立數(shù)據(jù)備份和恢復程序，來作為其整體運營的一部分，但很少有人會將長期數(shù)字保存視為數(shù)據(jù)保護規(guī)劃的一部分。隨著數(shù)字信息量的不斷擴大，并作為組織資產(chǎn)的唯一記錄，建立一個正式的計劃以確保隨著時間的推移能持續(xù)保持對關(guān)鍵數(shù)據(jù)的訪問變得越來越重要了。
數(shù)字保存(digital preservation)是讓具有持續(xù)價值的數(shù)字信息保持可訪問性和可用性的正式努力。它涉及到規(guī)劃、資源配置、保存方法和技術(shù)的應用。這樣做是為了確保不管媒體故障和技術(shù)變革帶來的挑戰(zhàn)如何，人們都能繼續(xù)訪問經(jīng)過重新格式化和重新生成的數(shù)字內(nèi)容。
一個可行的計劃需要考慮到，靜止和傳輸中的數(shù)字內(nèi)容都可能被破壞，并且內(nèi)容也會受到基礎(chǔ)技術(shù)的影響，這些技術(shù)將變得過時，甚至導致文件無法讀取和訪問。
對數(shù)字內(nèi)容執(zhí)行備份和恢復并不能確保永久保存，盡管將保存集成到保護數(shù)字資產(chǎn)的組合策略中可能是至關(guān)重要的。作為CIO，你需要對此關(guān)注嗎?好吧，這取決于你的組織對數(shù)字內(nèi)容的要求。
你是否擁有數(shù)字知識產(chǎn)權(quán)，以及隨著時間的推移，這些知識產(chǎn)權(quán)有望保持高度的完整性和可訪問性么?你是否擁有“永久”保留期的數(shù)字內(nèi)容?如果你對這些問題的回答是肯定的，那么你還需要考慮備份和恢復以及業(yè)務(wù)連續(xù)性之外的數(shù)據(jù)保存策略。
作為一種實踐，數(shù)字保存還處于起步階段，而且關(guān)注范圍很窄。很少有企業(yè)應用程序服務(wù)于這一領(lǐng)域。在博物館、圖書館、政府和教育機構(gòu)中，信息技術(shù)與數(shù)字保存從業(yè)者之間普遍存在著鴻溝。今年在墨西哥城舉行的年度保存和檔案特別興趣小組會議上，我提出了自己對數(shù)字保存的看法，以及建立一個保護環(huán)境的重要性，并且這一事實也得到了進一步的證實。在這次會議上，我發(fā)現(xiàn)許多數(shù)字保存從業(yè)者，但還沒有信息技術(shù)專業(yè)的人員。
將數(shù)字保存作為一項業(yè)務(wù)任務(wù)
作為CIO，如果你有數(shù)字保存方面的實踐，但你還沒有參與其中，那就請參與進來吧。為什么?因為用于保存的數(shù)字內(nèi)容可能會淹沒你的可用存儲空間和網(wǎng)絡(luò)連接，并對可連續(xù)性和災難恢復規(guī)劃和測試產(chǎn)生深遠影響。如果你沒有保存的實踐，但符合上面提到的一些標準，那么你就有了一項艱巨的任務(wù)要教育你的主管和董事會，讓他們了解你的組織在現(xiàn)狀下所面臨的固有風險。如果不參與也可能導致因為長期的支持問題而帶來“影子IT”。
有一些國際標準(ISO 16363和其他標準)涵蓋了這一主題，但我發(fā)現(xiàn)最簡單和最直接的標準之一是國家數(shù)字化管理聯(lián)盟標準。該標準提供了一種簡單的方法，可以將您的組織的數(shù)字保存成熟度定義為1到4級。要達到4級，從IT角度來看，你必須維護地理上和技術(shù)上不同分布的3份數(shù)字檔案副本。你還應該維護一個不可見的副本，這個拷貝不是人類可以訪問的，它會通過保存平臺本身來保存數(shù)據(jù)。
地理隔離減輕了自然災害、停電或人為災難所帶來的風險。技術(shù)分離則降低了單一的常見技術(shù)出現(xiàn)缺陷的風險。使用同一云提供商在三個不同的數(shù)據(jù)中心擁有三份拷貝就不符合這一要求。不可見副本降低了有意或無意刪除整個歸檔的風險。這對體系結(jié)構(gòu)來說也有重要的在IT安全方面的影響。必須將深層檔案鎖定在最少數(shù)量的保存和支持人員手中，并對檔案網(wǎng)絡(luò)進行分段，以提供進一步的安全性?？捎眯院驮L問監(jiān)控也非常重要。
結(jié)論和最佳實踐建議
希望我已經(jīng)成功地為數(shù)字保存的基礎(chǔ)提供了一個以IT為中心的小視角，盡管從企業(yè)和組織的角度來看還有更多的含義。以下是對那些可能正在考慮數(shù)字保存策略的人的一些建議：
•確定可能長期存在的數(shù)字內(nèi)容的風險。
•教育你的主要利益相關(guān)者了解相關(guān)的風險。
•確定你的組織對數(shù)字保存的需求，以符合其對數(shù)據(jù)完整性和可訪問性的總體任務(wù)。
•與IT、數(shù)字保存人員和主要利益相關(guān)者組成一個緊密集成的跨職能團隊。
•建立適當?shù)拈L期治理。這不是一個一次性的項目，而必須是一種長期可持續(xù)的既定做法。
•對當前和未來維護數(shù)字內(nèi)容的實踐進行更詳細地評估。
•與內(nèi)容創(chuàng)造者溝通數(shù)字保存的要求。你不僅需要一個數(shù)字保存平臺，還需要一個集成的數(shù)字資產(chǎn)管理環(huán)境，以便在創(chuàng)建時能夠捕獲適當?shù)脑獢?shù)據(jù)，從而滿足深度歸檔的保存標準。
•建立資金來源，認識到這不是典型的ROI，而是對知識保存的投資。
•與該領(lǐng)域的資深專家合作。雖然該行業(yè)還相對年輕，但在數(shù)字保存方面也有著成熟的從業(yè)者和專家。
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