企業(yè)在發(fā)展壯大過程中,總會產(chǎn)生這樣或那樣的知識資產(chǎn),這些知識資產(chǎn)大部分以文檔的形式出現(xiàn)。在商業(yè)社會的早期,這些文檔均是紙質(zhì)版,保存、整理等都耗費了大量的時間和精力。隨著信息化社會的崛起,知識資產(chǎn)早已從紙質(zhì)版轉(zhuǎn)為電子版,文檔的管理卻絲毫沒有獲得解放,企業(yè)還是需要花費大量的時間在資料的整理和歸檔上。文檔管理系統(tǒng)的盛行,打破了這種繁瑣的管理局面,作為企業(yè)重要的智力資產(chǎn),電子文檔管理悄然地迎來了新生。
對于企業(yè)來說,上線信息化管理系統(tǒng),將為企業(yè)的電子文檔管理怎樣的全新面貌呢?
首先,確保電子文檔不丟失。傳統(tǒng)電子文檔管理,盡管利用電腦、硬盤等載體來對電子文檔進行存儲,但是仍然出現(xiàn)存儲設備壞掉文檔丟失的情況。更為重要的是,眾多的文檔可能是散落在不同的電腦和硬盤中,缺乏統(tǒng)一的存放和管理,容易造成資料的丟失。
其次,電子文檔存放有序,容易查找。在沒有上線文檔管理系統(tǒng)之前,海量的電子文檔查詢起來非常不方便,當需要找一個文檔的時候,總是要在不同的存儲介質(zhì)上逐一翻查,非常影響企業(yè)的工作效率。
再次,文檔存放更加安全。相比傳統(tǒng)的文檔管理模式,電子文檔管理系統(tǒng)通過嚴密的權限設置來確保電子文檔的安全,設置不同人的不同權限,如有些人只可以查看,有些人既不可以查看也不能修改,加密技術更上一層樓,安全系數(shù)大大提升。
最后,文檔流轉(zhuǎn)更加高效。電子文檔,如一些合同、方案等,總免不了需要上級領導進行審批,有時候還需要層層把關,多級審批,單純的線下傳遞文檔進行審批,不僅傳遞耗費時間,還有可能在傳遞過程中出現(xiàn)信息遺漏,使用電子文檔管理系統(tǒng),所有的文檔審批均在系統(tǒng)中完成,高效又方便。
目前,市場上的文檔管理系統(tǒng)非常多,但是質(zhì)量參差不齊,魚目混珠的大有在。如何才能挑選到適合自己的文檔管理系統(tǒng)呢?小編認為可以從以下幾個方面考量。
支持版本管理。相比傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔,電子文檔在修改上更加方便,但是也造成文檔原始性的丟失,同時每一次修改都是智慧的結(jié)晶,都非常具備有參考意義。選用的電子文檔管理系統(tǒng),必須能夠支持版本管理,支持每一個文檔不同歷史版本的存放和查找。
自定義審批流程。由于性質(zhì)不同,企業(yè)中并不是每個文檔都遵循一樣的審批流程。電子文檔管理系統(tǒng)必須兼具靈活性,支持用戶按需自定義多個文檔審批流程,包括審批階段以及審批步驟等。
具備全文檢索功能。有時候我們想查找一個文檔,愣是沒想起文檔的標題,只是依稀記得文檔的部分內(nèi)容,此時若是通過一個個打開文檔尋找,將是一項非常浩大的工程。選用的電子文檔管理系統(tǒng)要具備全文搜索功能,支持用戶通過全文檢索功能來查找所需的內(nèi)容。
支持APP登錄。移動互聯(lián)網(wǎng)熱潮使各企業(yè)管理軟件紛紛走上APP之路,文檔管理系統(tǒng)也不例外,選用的系統(tǒng)要支持用戶通過平板電腦、手機等移動端登錄系統(tǒng),隨時隨地地訪問文檔,以及進行文檔審批等。
8Manage OA為用戶提供強大的移動云電子文檔管理系統(tǒng),具有以下功能:
● 用戶自定義文檔類型
● 中央文檔知識庫
● 文件夾管理
● 部門之間,部門內(nèi)部與公司之間的文檔審批流程
● 文檔庫模板
● 版本管理
● 同時編輯控制
● 支持掃描,文字及文本識別
● 全文檢索
● 用戶自定義導航流程
● 知識管理
● 移動式與手機 App 訪問
● 與CRM,采購/供應商管理,項目管理及其它電子文檔系統(tǒng)無縫結(jié)合
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