說起來容易做起來難，但非常重要的是不要驚慌;正如人們所說，冷靜的頭腦總會解決各種問題。但當(dāng)一個項(xiàng)目發(fā)生拖延時，時間是至關(guān)重要的，所以要迅速采取行動，這非常重要;否則，你的企業(yè)將很可能承擔(dān)非常沉重的后果，因?yàn)楝F(xiàn)在看起來并不緊急的事情可能很快就會變成一場失控的災(zāi)難。
以下將介紹如何在短時間內(nèi)處理項(xiàng)目延誤，以避免后續(xù)發(fā)生其他問題和造成復(fù)雜的情況。
盡快找出問題的根源
準(zhǔn)確找出項(xiàng)目延遲或延誤的根源，這是至關(guān)重要的第一步。如果不了解項(xiàng)目延誤的根本原因，那么你最終可能會使事情變得雪上加霜。追蹤問題的根源，以有效地采取正確的解決方案。一個項(xiàng)目有可能因供應(yīng)鏈問題而發(fā)生延誤，在新冠疫情期間，供應(yīng)鏈問題已成為許多項(xiàng)目的常見問題。
或許，由于人手有限而導(dǎo)致出現(xiàn)資源短缺問題，從而使某一項(xiàng)目偏離軌道——這再次成為疫情期間許多企業(yè)的另一擔(dān)憂。利用根本原因分析工具，例如帕累托圖、五個為什么 (The 5 Whys)、散點(diǎn)分析圖 (Scatter Plot Diagram)、魚骨圖等工具來查找問題根源。由于這些以及其他因素的共同作用，許多公司都在奮力讓一些陷入困境的項(xiàng)目重回正軌。但關(guān)鍵是，找到問題的根源才是解決陷入困境項(xiàng)目的答案。
讓關(guān)鍵利益相關(guān)者了解情況
從項(xiàng)目一開始到整個過程中，讓關(guān)鍵利益相關(guān)者了解項(xiàng)目情況，這是當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)問題時最重要的步驟之一。不幸的是，這種溝通經(jīng)常被忽視，因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理可能會變得不知所措，或希望自己能夠在利益相關(guān)者發(fā)現(xiàn)他負(fù)責(zé)的項(xiàng)目存在問題之前將問題解決。
保持透明度應(yīng)該是你的利益相關(guān)者管理計劃的一個組成部分;最好要保持坦率、及時和誠實(shí)。大多數(shù)利益相關(guān)者更愿意立即了解項(xiàng)目的問題，并提供一些建議。項(xiàng)目需要團(tuán)隊合作，利益相關(guān)者可以成為有助于找出解決方案的重要成員。
依靠你的團(tuán)隊
有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理知道，項(xiàng)目需要團(tuán)隊協(xié)作;他們清楚，最好的解決方案是利用基于團(tuán)隊的方法而構(gòu)建的。團(tuán)隊協(xié)作解決問題，而不僅僅是找出問題，這非常重要。當(dāng)找出了某一項(xiàng)目延遲或問題的根源時，最好讓團(tuán)隊成員中的學(xué)科專家來參與尋找可使項(xiàng)目重回正軌的最佳方案。
重新評估項(xiàng)目計劃，調(diào)整項(xiàng)目范圍
你需要重新找出項(xiàng)目計劃，并重新審視項(xiàng)目范圍，以了解哪里出了問題，然后提出必要的申請和做出后續(xù)更改。這一步必須要做。你的企業(yè)及其項(xiàng)目應(yīng)該設(shè)置一個正式的變更請求流程，以正式地請求、執(zhí)行、記錄和跟蹤必要的變更操作。如果你沒有設(shè)置一個評估項(xiàng)目范圍變更的機(jī)制，則你可能無法讓項(xiàng)目重回正軌;而且，這可能會產(chǎn)生其他問題而使現(xiàn)有問題更為復(fù)雜。
重新評估你的資源
在開始分配或重新分配任務(wù)之前，請花時間回顧一下當(dāng)前資源是如何以及何時被使用的。可能有些資源已經(jīng)超出其能力范圍。某些資源可以進(jìn)行重新分配，并可以更好地利用。有些人可能沒有從事其擅長的工作，他們的實(shí)際價值被浪費(fèi)了。
關(guān)鍵是要仔細(xì)檢查每一資源，以明確他們的技能和受到的培訓(xùn)——以及明確造成項(xiàng)目陷入困境的根源所導(dǎo)致可能發(fā)生變化的其他因素。當(dāng)確定是否需要調(diào)配資源后，則可根據(jù)需要重新分配任務(wù)。外部或內(nèi)部環(huán)境的變化可能需要我們靈活地進(jìn)行快速調(diào)整。
根據(jù)問題的根源不同，預(yù)算、質(zhì)量控制或項(xiàng)目的其他方面可能需要重新審核和調(diào)整。
對變更內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)控和記錄
對變更進(jìn)行監(jiān)控和記錄可能很乏味，但確保各項(xiàng)變更能有效地使失控的項(xiàng)目重回正軌，這是非常必要的。這一項(xiàng)目范圍變更文檔和監(jiān)控流程是一個重要且最佳的做法。許多項(xiàng)目經(jīng)理、團(tuán)隊和項(xiàng)目發(fā)起人不得不重新檢查變更內(nèi)容，以確定這些變更是否能有效地解決問題。
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