什么是ERP?

企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)軟件對財務、人力資源、采購、分銷和其他部門的業(yè)務流程進行標準化，簡化和集成。通常軟件在集成平臺上運行，使用在單個數(shù)據(jù)庫上運行的常用數(shù)據(jù)定義。

1990年，Gartner創(chuàng)建了ERP這個術語來描述物料需求計劃(MRP)和制造資源計劃(MRP II)的演變過程，因為它們超越制造領域擴展到企業(yè)的其他部分，通常是財務和人力資源部門。

ERP系統(tǒng)在20世紀90年代迅速發(fā)展，以應對千年蟲問題和引入歐元。 大多數(shù)企業(yè)將公元2000年和歐元視為開展業(yè)務的成本，而企業(yè)資源規(guī)劃提供了一種經濟高效的方式，用一種標準化的軟件包替代多個舊的系統(tǒng)，以解決這些問題。

ERP和CRM系統(tǒng)有何不同?

表面上看，ERP和客戶關系管理(CRM)系統(tǒng)可能看起來很相似，但它們旨在實現(xiàn)不同的目的。 ERP系統(tǒng)無處不在，通常承擔CRM系統(tǒng)的許多功能，處理訂單的聯(lián)系方式和詳細信息，但CRM系統(tǒng)提供了一個更具針對性的平臺，用于連接各種來源的客戶信息。 CRM系統(tǒng)主要由銷售和支持組織使用，這些組織面向客戶，但不執(zhí)行生產和履行訂單的實際工作。

ERP系統(tǒng)的主要特點是什么?

ERP系統(tǒng)的規(guī)模，范圍和功能差別很大。 但是，大多數(shù)ERP軟件具有以下特征：

1. 企業(yè)范圍的集成。業(yè)務流程在各個部門和業(yè)務部門之間進行端到端的集成。例如，新訂單自動啟動信用檢查，查詢產品可用性并更新分銷計劃。訂單發(fā)貨后，會發(fā)送發(fā)票。

2. 實時(或接近實時)操作。由于上述示例中的流程發(fā)生在訂單收到后的幾秒鐘內，所以問題很快就會被識別出來，給賣家更多的時間來糾正這種情況。

3. 通用數(shù)據(jù)庫。通用數(shù)據(jù)庫是ERP的最初優(yōu)勢之一。它允許使用相同的定義為每個部門的企業(yè)定義一次數(shù)據(jù)。個別部門現(xiàn)在必須符合批準的數(shù)據(jù)標準和編輯規(guī)則。雖然一些ERP繼續(xù)依賴于單個數(shù)據(jù)庫，但其他ERP已經拆分了物理數(shù)據(jù)庫以提高性能。

4. 始終如一的外觀和感覺。早期的ERP供應商意識到，具有一致用戶界面的軟件可降低培訓成本，并顯得更專業(yè)。當其他軟件被ERP供應商收購時，通常的外觀和感覺有時會被放棄，以加快上市速度。隨著新版本進入市場，大多數(shù)ERP供應商恢復一致的用戶界面。

ERP系統(tǒng)如何分類?

ERP系統(tǒng)通常根據(jù)所服務企業(yè)的規(guī)模和復雜程度進行分類。典型的層次包括：

1. 第一層ERP支持大型全球企業(yè)，并處理所有國際化問題，包括貨幣、語言、字母、郵政編碼、會計規(guī)則等。幾十年來，Oracle和SAP一直被認為是第一層，Microsoft和Infor是最近的競爭對手，但頻繁也歸類為第一層。

2. 以及政府在ERP支持大型聯(lián)邦政府機構。這些供應商支持政府會計，人力資源和采購細微差別。Oracle，SAP和CompuServe的PRISM被認為是第一級，Inforhe CGI的Momentum緊隨其后。

3. 第II級ERP支持可能在多個國家運營但缺乏全球影響力的大型企業(yè)。第II級客戶可以是獨立實體或大型全球企業(yè)的業(yè)務部門。這些ERP中的大部分都具有一定的國際化程度，但缺乏第一級廣度。根據(jù)供應商的分類情況，這一級有25到45個供應商。

4. 第二級政府ERP主要側重于州和地方政府的一些聯(lián)邦安裝。 Tyler Technologies和UNIT4屬于這一類。

5. 第III 級ERP支持中型企業(yè)。大多數(shù)人處理少數(shù)幾種語言和貨幣，但只有一個字母表。根據(jù)ERP如何分類，有75到100個ERP解決方案。

6. 第 IV級 ERPs專為小型企業(yè)而設計。專為微型企業(yè)設計的ERP系統(tǒng)通常專注于會計，并且不被IT專業(yè)人員視為完整的ERP。

7. 云ERP正在迅速發(fā)展。許多供應商提供其產品的云版本。最好的新建筑強調安全性提高，職責分離，新標準以及對最近立法的支持。

ERP系統(tǒng)可以是專有的，也可以是免費的并且是開源的。大多數(shù)開源ERPs是為小型組織或高等教育設計的。 許多提供的功能超越財務。

哪個ERP系統(tǒng)適合您的組織?

選擇ERP系統(tǒng)是IT領導者面臨的最具挑戰(zhàn)性的決定。 除上述標準外，還有很多特性和功能需要考慮。 為了幫助您了解選擇ERP系統(tǒng)的各種決策，請查閱Acumatica Cloud ERP，Deltek ERP，Epicor ERP的評估和用戶評論 ，Infor ERP，Microsoft Dynamics ERP，NetSuite ERP，Oracle電子商務套件，Oracle JD Edwards EnterpriseOne ERP，Oracle Peoplesoft財務管理和SAP ERP解決方案。

為什么企業(yè)實施ERP系統(tǒng)?

ERP通過以下方式提高企業(yè)效率和效益：

1. 整合財務信息。如果沒有整合系統(tǒng)，個別部門(如財務，銷售等)需要依靠單獨的系統(tǒng)，每個系統(tǒng)可能會有不同的收入和支出數(shù)量。各級工作人員最終浪費時間調和數(shù)字，而不是討論如何改進企業(yè)。

2. 整合訂單。 ERP協(xié)調訂單，制造，庫存，會計和分銷。與單個系統(tǒng)相比，單個系統(tǒng)更容易實現(xiàn)，而且每個步驟都需要一系列獨立的系統(tǒng)。

3. 提供來自客戶信息的見解。大多數(shù)ERP包括CRM工具來跟蹤所有的客戶交互。將這些交互與訂單，交付，退貨，服務請求等信息相結合，可以提供有關客戶行為和需求的信息

4. 標準化和加快制造。制造業(yè)公司，特別是那些對并購有興趣的公司，經常發(fā)現(xiàn)多個業(yè)務部門使用不同的方法和計算機系統(tǒng)制造類似的小部件。 ERP系統(tǒng)可以實現(xiàn)制造和支持流程的標準化和自動化。這種標準化可以節(jié)省時間，提高生產率并減少人數(shù)。

5. 規(guī)范人力資源信息。許多企業(yè)，尤其是那些擁有多個業(yè)務部門的企業(yè)，缺乏簡單的方式與員工溝通福利或跟蹤員工的時間和費用。具有自助服務門戶的ERP系統(tǒng)使員工能夠維護自己的個人信息，同時便于進行時間報告，費用跟蹤，休假請求，日程安排，培訓等。通過集成信息，如高級學位，認證和工作經驗轉化為人力資源存儲庫，具有特定能力的個人可以更容易地與潛在任務相匹配。

6. 標準化采購。在缺乏綜合采購系統(tǒng)的情況下，分析和跟蹤整個企業(yè)的采購具有挑戰(zhàn)性。大型企業(yè)經常發(fā)現(xiàn)不同的業(yè)務部門購買相同的產品，但沒有獲得批量折扣的好處。通過識別廣泛使用的供應商，產品和服務，ERP采購工具可以幫助供應商協(xié)商的采購團隊。

7. 促進政府報告。各個領域的政府報告要求不斷提高，其中包括：

8. 財務報告。幾乎在每個國家，報告要求在國家，州和地方層面不斷提高。管理層希望國際財務報告準則(IFRS)能夠得到更廣泛的采用，并且這一標準化將使報告的耗時更少。

9. HR報告。美國和大多數(shù)歐洲國家有各種各樣的聯(lián)邦，州和地方報告要求。 E.U.提出的通用數(shù)據(jù)保護指令試圖通過協(xié)調當前的E.U來減輕負擔。數(shù)據(jù)保護指令納入所有E.U.的單一報告要求。成員。墨西哥，日本和其他國家也需要各種人力資源報告。

10. 供應鏈。Dodd-Frank要求公司向美國證券交易委員會報告其產品是否含有用于繼續(xù)戰(zhàn)斗的資金在戰(zhàn)區(qū)(稱為沖突材料)中開采的礦物。加州安全消費品法規(guī)，歐盟關于注冊評估，化學品授權和限制(REACH)的法規(guī)以及華盛頓州兒童安全產品法案均旨在保護消費者免受有害物質的危害。加州供應鏈透明度法案和英國皇家化學會“現(xiàn)代奴隸制供應鏈透明度條款”試圖消除奴隸制。 ERP系統(tǒng)可以大大提高組織為這些規(guī)定提交必要報告的能力。

ERP系統(tǒng)有什么好處?

ERP以多種方式提高業(yè)務績效。特別：

1. 內部效率。正確運行ERP系統(tǒng)使企業(yè)能夠縮短完成幾乎每個業(yè)務流程所需的時間。

2. 更好的決策。 ERPs通過圍繞常見數(shù)據(jù)定義組織的共享數(shù)據(jù)促進協(xié)作。共享數(shù)據(jù)避免了浪費時間來爭論數(shù)據(jù)質量，并允許部門花時間分析數(shù)據(jù)，得出結論并做出更好的決策。最有效的決策平衡了中央指導和一定程度的地方自治。中央的指揮和控制很少能夠滿足當?shù)氐男枨?，而全場自治排除了企業(yè)范圍內的協(xié)調。共享數(shù)據(jù)和通用業(yè)務流程允許最接近情況的個人在總部參數(shù)范圍內作出決定。

3. 標準化和簡化導致剛性結構更少。這創(chuàng)建了一個更敏捷的企業(yè)，可以快速適應并增加合作潛力。

4. 增強安全性。雖然具有企業(yè)數(shù)據(jù)的集中式數(shù)據(jù)庫是一個很大的目標，但與分散在數(shù)百臺服務器中的數(shù)據(jù)相比，它更容易保護數(shù)據(jù)。如果安全團隊不知道該服務器或其包含公司數(shù)據(jù)，則特別困難。

ERP會為每個企業(yè)增加價值嗎?

大多數(shù)企業(yè)可以從ERP系統(tǒng)中受益。每個組織管理人員，購買產品和服務，銷售(或放棄)某種東西并記賬。每項活動的處理方式因行業(yè)和國家而異，但每個企業(yè)都履行這些基本職能。在大多數(shù)情況下，通過集成軟件平臺處理這些流程比通過多個不共同工作的應用程序更有效。

盡管ERP最初是為制造企業(yè)設計的，但它們已經擴展到服務行業(yè)，高等教育，酒店，醫(yī)療保健，金融服務和政府。每個行業(yè)都有其特點。例如，政府ERP使用合同生命周期管理(CLM)而不是傳統(tǒng)采購，并遵循政府會計規(guī)則而不是GAAP。銀行有后臺結算流程來協(xié)調支票，信用卡，借記卡和其他工具。

對于任何行業(yè)來說，挑選具有行業(yè)經驗的ERP供應商非常重要。教育供應商關于新行業(yè)的細微差別非常耗時。

一個ERP實施團隊應該如何組織?

大多數(shù)成功的ERP植入都由一位執(zhí)行發(fā)起人領導。 這是在新系統(tǒng)運行時將獲得大部分計劃好處的主管。 這位主管至少應該贊助商業(yè)案例，獲得批準，監(jiān)督進度，主持指導委員會，清除路障并獲得利益。除了基礎設施更新或ITIL部署等內部IT項目外，CIO不應贊助項目。

CIO與執(zhí)行發(fā)起人密切合作，確保對現(xiàn)有系統(tǒng)的整合，數(shù)據(jù)遷移和基礎設施升級給予足夠的重視。首席信息官還應該向執(zhí)行發(fā)起人提供有關所有重大計劃遇到的挑戰(zhàn)的建議，并應幫助執(zhí)行發(fā)起人選擇專門從事ERP實施的公司。這樣的公司應該為所選擇的ERP帶來專業(yè)化的業(yè)務流程知識和經驗。執(zhí)行公司高管應該成為執(zhí)行發(fā)起人的顧問。

執(zhí)行發(fā)起人也應該由組織變更管理主管提供建議。 ERP實施將導致新的業(yè)務流程，角色，用戶界面和工作職責。組織變更管理可以幫助企業(yè)中的每個人了解ERP對組織和個人的影響。在大多數(shù)情況下，組織變革管理公司而不是內部主管提供這種支持。

向計劃執(zhí)行團隊報告應該是商業(yè)項目經理和IT項目經理的工作。如果企業(yè)聘用了ERP集成公司或組織變革管理專家，他們的項目經理應該成為核心項目管理團隊的一員。

推薦的實施團隊結構如下圖所示。棕褐色的盒子包括最小的核心團隊。 通過在藍色框中添加位置來創(chuàng)建完整的實施團隊。

ERP實施中的主要步驟是什么?

大多數(shù)ERP從業(yè)者使用以下步驟的一些版本來構建其ERP實施：

1. 獲得批準。 第一步是獲得正式批準，花錢和指導員工實施ERP。 執(zhí)行發(fā)起人監(jiān)督創(chuàng)建批準所需的任何文件。 該文件通常被稱為商業(yè)案例，通常包括以下內容：

l 問題定義

l 該方案的目標和范圍說明

l 假設

l 實施成本

l 實施時間表

l 發(fā)展和操作風險

l 預計的好處

一旦商業(yè)案例完成，適當?shù)母呒壒芾砣藛T組應該授權ERP實施。

2. 計劃程序。 為業(yè)務案例創(chuàng)建的高級時間線必須細化為更完整的工作計劃。需要完成以下步驟：

l 最終確定團隊成員。 關鍵的內部人員應該通過姓名來識別。其他所需人員應按角色加以識別。 需要選擇外部合作伙伴。 典型的合作伙伴包括：ERP實施專家，組織變革管理專家和技術專家。

l 完成合同。 新軟件，技術和服務的合同應最終確定

l 計劃基礎設施升級。 內部部署ERP系統(tǒng)通常需要更快的處理器，額外的存儲和改進的通信。 一些組織可以通過使用云ERP來最小化基礎設施升級。但即使云ERP也需要基礎架構升級。

l 制定工作計劃和時間表。 任務，依賴關系，資源和時間需要盡可能具體。

3. 配置軟件。這是最大也是最困難的階段。主要步驟包括：

l 分析差距。了解當前業(yè)務流程和支持應用程序的差距有助于項目團隊確定如何更改業(yè)務流程以符合軟件。

l 配置參數(shù)。 ERP軟件中的參數(shù)被設置為反映新的業(yè)務流程。

l 完成所需的編程。理想情況下，ERP軟件不需要改變。但是，其他系統(tǒng)的接口或數(shù)據(jù)遷移可能需要編程。

l 遷移數(shù)據(jù)。該團隊對數(shù)據(jù)定義進行了標準化并檢查了現(xiàn)有文件的數(shù)據(jù)完整性，質量和冗余度。最后，現(xiàn)有數(shù)據(jù)被清理并遷移到新的ERP。

l 測試系統(tǒng)。系統(tǒng)經過測試以確保其提供所需的功能和所需的響應能力。

l 文件系統(tǒng)。所需的功能和技術文檔已創(chuàng)建。通常，供應商具有可以根據(jù)企業(yè)標準量身定制的文檔。

l 升級基礎設施完成所有必需的升級。

4. 部署系統(tǒng)。 在新系統(tǒng)投入生產之前的最后一次切換之前，必須完成多項活動。這些包括：

l 培訓員工。 所有員工都需要接受培訓以操作系統(tǒng)并獲得訪問權限。

l 計劃支持。 在ERP運行之后，需要一個支持團隊來回答問題并解決問題。

l 測試系統(tǒng)。 新系統(tǒng)必須經過全面測試，以確保其安全性，響應能力并提供業(yè)務案例中描述的功能。

l 做出“上線”決定。 一旦執(zhí)行發(fā)起人確信新ERP已準備就緒，企業(yè)就需要從舊系統(tǒng)切換到新系統(tǒng)。

l 穩(wěn)定系統(tǒng)。 在ERP部署之后，大多數(shù)組織的員工學習新的角色，工具，業(yè)務流程和指標，經歷了業(yè)務績效的下降。 此外，清理不佳的數(shù)據(jù)和基礎設施瓶頸將導致中斷。所有這些都給ERP部署和支持團隊帶來了工作負載泡沫。

ERP實施需要多長時間?

實施時間是企業(yè)規(guī)模，模塊數(shù)量，流程變更范圍，定制數(shù)量，網站數(shù)量以及該工具的組織準備情況的函數(shù)。對于大型企業(yè)而言，全部ERP模塊的所有模塊都可以輕松需要多年。

經驗表明，沒有明顯進展的多年努力很少成功。 幸運的是，幾乎所有主要的ERP項目都可以分階段進行，每個階段結束時都會有可衡量的結果。 據(jù)ERP專家介紹，一家大型私營企業(yè)的典型ERP階段需要12-14個月。 在聯(lián)邦部門，內閣機構的典型階段需要兩到三年時間。較小的聯(lián)邦機構和公司通常需要九到十二個月的時間。

ERP的隱藏成本是多少?

項目規(guī)劃中常被低估的四個因素包括：

1. 業(yè)務流程變更。大多數(shù)人都滿足于在當前的環(huán)境下工作，除非他們是系統(tǒng)分析員，或者為擁有更好系統(tǒng)的不同企業(yè)工作。一旦團隊看到他們改進的結果，大多數(shù)人都會感到有權力并尋求額外的改進。成功孕育成功往往需要比原來預算更多的時間。

2. 組織變更管理。雖然流程改進使企業(yè)變得更加高效和有效，但變化會在所有組織級別造成不確定性正式的組織變革管理計劃讓員工放心，并幫助他們接受變更。由于許多管理人員不熟悉組織變革管理的細微差別，因此這種努力很容易被低估。

3. 數(shù)據(jù)遷移。在實施ERP之前，企業(yè)經常有重疊的數(shù)據(jù)庫和弱的編輯規(guī)則。 ERP系統(tǒng)所需的更嚴格的編輯增加了數(shù)據(jù)遷移時間。所需的時間很容易被低估，特別是如果所有數(shù)據(jù)源都無法識別的話。

4. 自定義代碼。雖然企業(yè)已經定制了多年的ERP，但這仍然是一種不好的做法。隨著用戶需要額外的功能，定制會顯著增加實施成本。它使保修無效;向供應商報告的問題必須在未經修改的軟件上復制。它使升級變得困難;每次供應商發(fā)布新版本時，自定義代碼通常都需要進行更改。最后，大多數(shù)企業(yè)低估了成本;即使估計初始成本的企業(yè)也很少包括遷移到新版本的成本。

企業(yè)何時會看到其ERP投資回報?

這取決于，投資回報是一個函數(shù)：

1. 當前業(yè)務流程和支持IT系統(tǒng)的質量。多年未檢驗的業(yè)務流程比最近研究的業(yè)務流程提供了更多的改進機會。同樣，多年未刷新的軟件比最近更新的軟件提供更多機會。

2. 新系統(tǒng)的組織接受程度。一些項目是技術上的成功和組織上的失敗。如果員工拒絕新系統(tǒng)，系統(tǒng)幾乎不可能產生效益。即使工作人員被迫使用新系統(tǒng)，他們也會試圖堅持舊的操作方式和新方法。好處將是最小的。

3. 實施團隊的素質。良好的團隊通常比貧窮的團隊有更好的成績，并且更有可能按時，按預算和高質量交付項目。交貨時間增加或計劃質量下降會增加最終成本。假設計劃收益保持不變，成本增加會降低內部收益率。

4. 該組織愿意實現(xiàn)利益。大部分ERP投資部分由于員工人數(shù)減少而節(jié)省成本。不幸的是，福利不實現(xiàn)，但必須收獲。即使支持ERP實施并同意減少業(yè)務案例的高管也經常避免裁員。這些管理人員斷言，裁員對象已重新部署，目前正在進行“額外分析”。

如果您的組織未來幾年沒有更新其流程或軟件，徹底接受變化，擁有一支優(yōu)秀的團隊實施團隊，并愿意獲得收益，那么收益將會很快并且很大。當這些事情中的情況較少時，收益會更長，而且會更小。

專門從事私營企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)的系統(tǒng)集成公司聲稱，大多數(shù)成功完成安裝的企業(yè)在兩年半到三年半的時間里看到了回報。政府系統(tǒng)集成商表示，由于很少有政府衡量財務績效，因此無法衡量ERP實施的回報。 實際上，大多數(shù)政府機構擔心，如果節(jié)省資金，他們的預算將在第二年減少。

為什么ERP項目會失敗?

由于其他項目失敗的許多相同原因，ERP項目失敗。最常見的原因是無法在整個組織中獲得尊重，對項目不感興趣或被其他責任分心的低效執(zhí)行發(fā)起人。其他失敗的方式包括定義不明確的項目目標，項目管理薄弱，資源不足和數(shù)據(jù)清理不良。有幾個與ERP密切相關的失敗原因，特別是：

1. 不適當?shù)陌x擇。 ERPs，特別是一級ERPs，很復雜，有很多選擇。許多企業(yè)認為，對于每個企業(yè)來說，一級企業(yè)資源計劃(ERP)的定義是“最好的”事實上，只有非常大的全球性企業(yè)才會使用一級以上ERP中的一小部分功能。那些不夠復雜的企業(yè)可能會因為功能過載而導致實施延遲。相反，大型全球企業(yè)可能會發(fā)現(xiàn)二級或三級ERPs缺乏足夠的復雜全球運營功能。

2. 內阻。雖然任何新項目都可能產生阻力，但這在ERP中更常見。遠程業(yè)務部門經常將ERP實施的財務或其他標準化視為總部努力加強對該領域的控制。即使開展了一項積極的活動來解釋新系統(tǒng)的好處，但發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場人員盡可能減緩實施的情況并不少見。

即使是支持ERP的團隊，如果實施團隊提供的支持不足，或者被認為是粗魯或無反應，他們也會變得不開心。當他們認為他們被視為理所當然而沒有提供適當?shù)闹С謺r，不明智的支持者會成為惡毒的批評者。