當(dāng)出現(xiàn)傳染性疾病爆發(fā)、自然災(zāi)害或任何其他類型的大范圍緊急事件時(shí)，IT團(tuán)隊(duì)成員可能需要在家中或其他安全地點(diǎn)辦公，直到恢復(fù)正常的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)為止。
保持工作效率和確保必要的IT服務(wù)在整個(gè)緊急事態(tài)期間不間斷地持續(xù)運(yùn)行，這對(duì)IT主管和員工而言都可能是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。以下有七個(gè)建議，即使在最糟糕的情況下，也可以幫助你保持關(guān)鍵業(yè)務(wù)和活動(dòng)的順利進(jìn)行。
1. 組織有序
只要工作內(nèi)容不涉及與企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行交互，大多數(shù)IT工作都可以遠(yuǎn)程處理。“設(shè)計(jì)和規(guī)劃會(huì)議最好還是面對(duì)面進(jìn)行，但即使是這類會(huì)議也可以通過(guò)屏幕共享和在線白板工具在家中進(jìn)行，”定制軟件開(kāi)發(fā)公司Volare Systems的老板喬•威爾遜(Joe Wilson)說(shuō)道。該公司總部位于美國(guó)丹佛，其大部分員工都以遠(yuǎn)程方式辦公。
卡內(nèi)基梅隆大學(xué)(Carnegie Mellon University)泰珀商學(xué)院(Tepper School of Business)組織行為和理論學(xué)副教授安妮塔·威廉姆斯·伍利(Anita Williams Woolley)說(shuō)，任何擁有一套完善的規(guī)范和操作流程的組織都應(yīng)該能夠迅速組建一支有能力的遠(yuǎn)程IT團(tuán)隊(duì)，或者轉(zhuǎn)變成為一支這樣的團(tuán)隊(duì)。
醫(yī)療費(fèi)用分擔(dān)計(jì)劃提供商OneShareHealth的IT主管帕特里克•科斯塔(Patrick Costa)表示，成功組建一支遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)所面臨的挑戰(zhàn)更多地是在于領(lǐng)導(dǎo)能力而非技術(shù)。他回想起有一次發(fā)生數(shù)據(jù)損壞問(wèn)題，這迫使他需要從三個(gè)不同地點(diǎn)的人員那里快速獲取錄入信息?？扑顾J(rèn)為電話會(huì)議是處理這種情況的最佳方式。他回憶說(shuō)：“我們不到五分鐘的時(shí)間就做出決定。”“如果你是一位與員工關(guān)系良好的IT主管，那么你可以像現(xiàn)場(chǎng)員工一樣迅速地組建一支遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)。”
2. 選擇一位強(qiáng)有力的主管
根據(jù)IT部門的不同，遠(yuǎn)程員工可能只有一個(gè)主管或負(fù)責(zé)特定部門的多個(gè)主管，這些主管會(huì)向首席信息官或高級(jí)IT經(jīng)理匯報(bào)工作。遠(yuǎn)程工作指導(dǎo)和支持提供商The Remote Leader Project的聯(lián)合創(chuàng)始人兼首席學(xué)習(xí)官埃里森•圣約翰(Allison St. John)提醒說(shuō)，無(wú)論團(tuán)隊(duì)規(guī)?；蚍秶卸啻?，都不應(yīng)僅根據(jù)其技術(shù)專長(zhǎng)來(lái)選拔團(tuán)隊(duì)主管。她解釋說(shuō)：“最重要的是，團(tuán)隊(duì)主管要具有人際交往能力，從而技術(shù)水平最高和最熟練的人員可以繼續(xù)發(fā)揮他們的技術(shù)實(shí)力。”
伍利指出，任何團(tuán)隊(duì)主管都應(yīng)該具備較高的社交智慧和較強(qiáng)的協(xié)作能力，當(dāng)所有或大多數(shù)員工都在遠(yuǎn)程辦公時(shí)，這一能力就會(huì)產(chǎn)生加倍效果。
伍利說(shuō)：“研究表明，當(dāng)團(tuán)隊(duì)被劃分為一些人員在遠(yuǎn)程辦公，另一些在同一地點(diǎn)辦公時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)最大的問(wèn)題。”“那些身處同一地點(diǎn)辦公的(主管)經(jīng)常會(huì)忘記向遠(yuǎn)程辦公人員說(shuō)明一些工作上的關(guān)鍵細(xì)節(jié)，或者不清楚(遠(yuǎn)程辦公人員)知道或不知道哪些事情。”
3. 制定職能戰(zhàn)略
伍利將面臨生存危機(jī)的IT組織比作對(duì)“緊急搶救”信號(hào)做出響應(yīng)的醫(yī)務(wù)人員。她解釋說(shuō)：“當(dāng)(醫(yī)院)團(tuán)隊(duì)進(jìn)入搶救室時(shí)，他們已經(jīng)有了一套預(yù)先制定的規(guī)則，即誰(shuí)是負(fù)責(zé)人，誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)其他角色以及需要執(zhí)行哪些關(guān)鍵步驟。”同樣，IT主管也需要讓某人站出來(lái)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和促進(jìn)遠(yuǎn)程員工的工作。
保險(xiǎn)計(jì)劃比較網(wǎng)站運(yùn)營(yíng)商The Zebra的首席技術(shù)官M(fèi)eetesh Karia強(qiáng)調(diào)，需要給遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)提供完整的背景信息、自主權(quán)和必要的權(quán)力，讓他們可以快速有效地執(zhí)行任務(wù)。他說(shuō)：“你應(yīng)該讓他們負(fù)責(zé)，就像讓團(tuán)隊(duì)中其他成員負(fù)責(zé)一樣。”“與團(tuán)隊(duì)就范圍、時(shí)間和質(zhì)量達(dá)成一致，并確保你至少每周收到一次最新工作進(jìn)展的信息。”
組織結(jié)構(gòu)良好的遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該能夠處理幾乎任何工作。伍利指出，遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)工作是否成功通常是這樣衡量的，即它是否能明確哪些類型的工作需要高度協(xié)作來(lái)同步完成，以及哪些類型的工作可以分割且更獨(dú)立地各自完成。無(wú)論哪種情況，至關(guān)重要的是所有各方都要為共同的目標(biāo)團(tuán)結(jié)一致。當(dāng)目標(biāo)不明確或相互沖突時(shí)，將難以實(shí)現(xiàn)富有成效的協(xié)作工作。伍利提醒說(shuō)：“在遠(yuǎn)程辦公中，很少有機(jī)會(huì)能找出和糾正那些不明確的目標(biāo)。”
4. 緊密協(xié)調(diào)
當(dāng)組建遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)時(shí)，可以通過(guò)建立一個(gè)與現(xiàn)場(chǎng)團(tuán)隊(duì)極為類似的組織結(jié)構(gòu)來(lái)最大程度地減少工作中斷。伍利建議：“確保在團(tuán)隊(duì)中有合適的人，他們具有適合的專業(yè)知識(shí)，并確保團(tuán)隊(duì)成員清楚誰(shuí)擁有哪項(xiàng)專業(yè)知識(shí)，以便在需要時(shí)加以利用。”
還應(yīng)該為遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)提供一系列清晰的目標(biāo)，并且所有各方都可以理解和支持這些目標(biāo)。伍利說(shuō)：“如果團(tuán)隊(duì)成員對(duì)目標(biāo)和優(yōu)先工作有不同的理解，或者可能有一些相互沖突的目標(biāo)，如果團(tuán)隊(duì)主管希望他們做某一工作，而老板希望他們做另一工作，那么這就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。”
遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)需要對(duì)工作重心進(jìn)行協(xié)調(diào)，明確他們正在共同處理哪些工作，他們正在分開(kāi)獨(dú)立處理哪些工作，以及在必要時(shí)清楚如何將大家召集在一起解決意外問(wèn)題。伍利表示，研究表明，最高效的團(tuán)隊(duì)具有“突發(fā)性”的特點(diǎn)——在此期間，參與者可以獨(dú)立工作，也可被共同的工作時(shí)間所打斷。這樣的團(tuán)隊(duì)通常表現(xiàn)出較高的響應(yīng)能力。
伍利指出：“當(dāng)某人發(fā)出一條信息時(shí)，其他人會(huì)立即做出回應(yīng)。”“相比之下，工作效率較低的團(tuán)隊(duì)可能會(huì)交換相同數(shù)量的信息，但各個(gè)信息之間的延遲會(huì)更大。”
5. 使用常見(jiàn)的協(xié)作平臺(tái)
對(duì)于大多數(shù)IT人員而言，進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公的過(guò)程通常就像將家用臺(tái)式機(jī)或筆記本電腦連接到可靠的互聯(lián)網(wǎng)一樣簡(jiǎn)單。威爾遜說(shuō)：“你可能需要使用虛擬專用網(wǎng)(VPN)來(lái)訪問(wèn)你的公司網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)該就是這樣操作。”
最大的挑戰(zhàn)在于選擇一個(gè)既能滿足團(tuán)隊(duì)成員需求，也有利于積極互動(dòng)的協(xié)作平臺(tái)。威爾遜指出，Zoom和Slack是兩款最流行的遠(yuǎn)程協(xié)作工具。還有許多在線任務(wù)板和項(xiàng)目管理工具可供選擇。他指出：“對(duì)于開(kāi)發(fā)人員而言，代碼通常存儲(chǔ)在GitHub、GitLab或Bitbucket中。”
好消息是，很多(即使不是大多數(shù))IT組織已經(jīng)在辦公室內(nèi)定期使用一些協(xié)作工具。威爾遜說(shuō)：“在家中辦公時(shí)，你可能不需要更換工具。”
6. 不要忽視安全性
在將員工工作方式轉(zhuǎn)變?yōu)橥耆h(yuǎn)程辦公時(shí)，必須確保每個(gè)人都能夠可靠和安全地訪問(wèn)他們維持高效工作所需的企業(yè)系統(tǒng)和資源。外包呼叫中心和直接面向消費(fèi)者的技術(shù)支持提供商Support.com的首席技術(shù)官 Kevin Ruthen建議，很重要的第一步是部署一些基本的遠(yuǎn)程訪問(wèn)保護(hù)措施，例如在虛擬專用網(wǎng)后面放置一些關(guān)鍵系統(tǒng)和數(shù)據(jù)。
Ruthen還建議，使用多重身份驗(yàn)證來(lái)確認(rèn)員工身份，同時(shí)防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。他說(shuō)：“同樣重要的是……要求連接到公司網(wǎng)絡(luò)的任何設(shè)備都必須安裝最新的防病毒軟件、反間諜軟件和防惡意軟件程序。”“這包括員工在遠(yuǎn)程辦公時(shí)可能使用的所有個(gè)人設(shè)備。”
7. 完善溝通工作
當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員各自單獨(dú)工作時(shí)，總是存在這樣的風(fēng)險(xiǎn)，即錯(cuò)誤的想法和誤解會(huì)逐漸產(chǎn)生和失去控制，從而影響績(jī)效和工作效率。在家辦公的人員無(wú)法獲得在公司小食堂或飲水機(jī)旁通過(guò)日常交流所獲得的觀察、見(jiàn)解和最新情況。伍利解釋道，遠(yuǎn)程辦公人員通常會(huì)高估在其他地點(diǎn)辦公的同事所知道的事情，或者認(rèn)為他與同事看待某些事情的觀點(diǎn)是完全相同的。她補(bǔ)充說(shuō)：“想要在沒(méi)有充分溝通的情況下遠(yuǎn)程辦公，肯定會(huì)在某些問(wèn)題的理解上產(chǎn)生巨大差異。”
實(shí)時(shí)電話會(huì)議雖然不能完全取代辦公室的日常氛圍，但仍可以有助于消除謠言，幫助團(tuán)隊(duì)成員掌握項(xiàng)目情況和當(dāng)前進(jìn)展?fàn)顟B(tài)。威爾遜說(shuō)：“遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)犯的最大錯(cuò)誤是關(guān)閉網(wǎng)絡(luò)攝像頭。”“如果你和你的同事之間彼此無(wú)法看見(jiàn)，就會(huì)失去密切的聯(lián)系。”
然而，伍利弱化了視頻對(duì)增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作方面的能力。她指出：“事實(shí)證明，視頻會(huì)議沒(méi)有像一些人想象的那么重要。”“我和我的同事進(jìn)行了一項(xiàng)研究，我們發(fā)現(xiàn)僅通過(guò)音頻進(jìn)行交流的團(tuán)隊(duì)和使用視頻會(huì)議的團(tuán)隊(duì)具有相同的集體智慧，而且在某種程度上，視頻會(huì)降低團(tuán)隊(duì)協(xié)作的質(zhì)量。”
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