自1985年全國召開第一次辦公自動化(OA)規(guī)劃會議以來,OA辦公系統(tǒng)這位80后三十而立:2015年,以項目主導(dǎo)型OA辦公系統(tǒng)市場增長率為26.3%,OA辦公系統(tǒng)產(chǎn)品主導(dǎo)型saas移動辦公市場出現(xiàn)了200%增長…從一個簡單的“小秘書”成長為了管人管事的“大管家”,OA辦公系統(tǒng)發(fā)展到今天:技術(shù)開發(fā)越來越成熟,產(chǎn)品選擇越來越豐富,廠商競爭越來越激烈……OA行業(yè)羅生門由此而生:廠商說咱們產(chǎn)品好,技術(shù)牛,功能強(qiáng);用戶說我們看不懂、被忽悠、總上當(dāng)。
怪圈形成非一方之過。破解之法莫過于用戶多看多了解,作者由此總結(jié)一套心法,總結(jié)來說就是“一個概念、兩個原則、三個代表”。
一. 什么是OA辦公系統(tǒng)?
1. OA的本義
OA是Office Automation的簡稱,中文翻譯過來就是“辦公自動化”。OA起源于20世紀(jì)70年代,我國則從80年代中期開始起步。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義,廣義上來說,凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù),都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。在行政機(jī)關(guān)中,大多把辦公自動化叫做電子政務(wù),企事業(yè)單位就都叫OA。通過實現(xiàn)辦公自動化,或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公,可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu),調(diào)整管理體制,在提高效率的基礎(chǔ)上,增加協(xié)同辦公能力,強(qiáng)化決策的一致性,最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。
2. OA的發(fā)展
一個人三十歲已經(jīng)可以成家立業(yè)。OA發(fā)展至今已經(jīng)三十年,從理念到技術(shù)到產(chǎn)品,已經(jīng)經(jīng)歷了幾代更迭。到如今OA平臺化、移動化、業(yè)務(wù)化、云端化等技術(shù)產(chǎn)品逐漸成熟。移動辦公市場的快速發(fā)展就是實例。OA的拓展是全方位的,從PC端開始,OA從手機(jī)到平板的移動化、saas、云端等,從部署形式上拓展產(chǎn)品展現(xiàn)形式;
一個普遍的觀點認(rèn)為:在組織中, 以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理為核心的ERP軟件是一個組織中的武官;而以組織人員行為管理為核心的OA軟件是一個組織的文官;一個好的文官一定需要懂一些業(yè)務(wù),一個好的武官也一定要懂一些文治,所以也有了 OA 與 ERP 業(yè)務(wù)的集成需求。有合作就有斗爭。近年來,OA大平臺策略在融合ERP、CEM、BPM、HRM等于一體這個大方向上漸露端倪。與此同時,ERP軟件也正在思考融合OA等軟件大平臺,甚至有部分觀點認(rèn)為ERP為“企業(yè)全面信息化”代名詞。OA與ERP之間的較量,鹿死誰手,仍未可知。
二. 什么樣的企業(yè)適合上OA系統(tǒng)?
雖然OA能夠很好的整合企業(yè)內(nèi)部資源、達(dá)到提高效率的目的,但是是否任何企業(yè)都適合上線OA系統(tǒng),又是否所有的企業(yè)在選型OA的時候都走這樣一個極端:平臺越大越好,功能越多越好;又或者認(rèn)為 OA只是一個協(xié)助辦公系統(tǒng)而已,無須多花心思,走入另外一個極端。這個時候,知己、知彼永遠(yuǎn)適用。
1、知己,真正了解自身企業(yè)單位對OA的需求
企業(yè)所在階段對OA的需求有著很大的不同,以初創(chuàng)企業(yè)來說,這個階段企業(yè)單位要求OA系統(tǒng)功能功能要多但要簡單,滿足以后發(fā)展所需;關(guān)注功能的直接性,而非復(fù)雜的權(quán)限體系,因為資金限制,更關(guān)注系統(tǒng)性價比;以此發(fā)展中階段的企業(yè)單位最為關(guān)注制度的制定、執(zhí)行和監(jiān)控、員工能力的提升、開始關(guān)注企業(yè)文化的提煉、適當(dāng)?shù)臋?quán)限控制、靈活的組織架構(gòu)調(diào)整、開始關(guān)注過程管理的重要性——粗放管理向精密化管理模式發(fā)展;最后成熟階段(集團(tuán))企業(yè)單位度OA的需求就更加多樣化了,這個時候的企業(yè)通常有幾套管理系統(tǒng),關(guān)注系統(tǒng)集成應(yīng)用、注重管理制度和經(jīng)驗的復(fù)制、同樣注重員工執(zhí)行力的提升、重視各種系統(tǒng)本身的專業(yè)和適用性、關(guān)注組織的透視和公司文化的宣貫、需求相對復(fù)雜的權(quán)限控制和性能、相對有效的風(fēng)險控制、關(guān)注員工的創(chuàng)新能力的激發(fā)、支撐分權(quán)管理模式的組織架構(gòu)和矩陣多維組織架構(gòu)、需求在可承受的風(fēng)險下如何快速有序擴(kuò)張等等。
了解自身企業(yè)單位處于什么階段,有著怎樣的需求在選型OA系統(tǒng)時是非常重要的功課。OA需求一般包括兩個層面,其一是企業(yè)管理需求;其二是業(yè)務(wù)實現(xiàn)需求。在這個“知己”的過程中,不管是CIO還是行政主管們,都需要與企業(yè)高層管理者做深入全面的探討,全面了解當(dāng)下企業(yè)的管理需求與業(yè)務(wù)需求。
2、知彼
《孫子兵法》曰:“知己知彼,百戰(zhàn)不殆”。自己的需求把握之后,對方的都有哪些實力更需清楚。在這個時候,企業(yè)就需要全面的了解各個相關(guān)廠商及其OA產(chǎn)品的優(yōu)勢和特點。這一步必須在“知己”基礎(chǔ)上實施才會更有效,否則容易造成盲目選型,從而被oa廠商引導(dǎo)而偏離自身需求及項目目標(biāo)。在這個了解對方的過程中還有一個小細(xì)節(jié),那就是OA廠商跟你接洽的人,OA系統(tǒng)后期實施、維護(hù)升級等都需要有人對接,如果相處很好,后面也會少掉許多麻煩。
三. 中國三大OA系統(tǒng)比較
OA行業(yè)的競爭早就是一片紅海。這些年殺出重圍的OA廠商不多,寥寥可數(shù)。其中“高大全”代表泛微、“專精尖”華天動力以及中規(guī)中矩代表致遠(yuǎn)等近年市場表現(xiàn)都可圈可點。本段篇幅以目前OA行業(yè)這三個代表企業(yè)泛微、華天動力、致遠(yuǎn)來做比較,看一看哪一個更適合自己。
1、講江湖資歷
泛微屬于三大廠商里的老大,江湖資歷也最老。泛微成立于2001年,至今已經(jīng)15年。擁有同樣資歷的還有華天動力,2016年華天動力新版官網(wǎng)悄然上線, 才讓大家知道華天動力已經(jīng)“專注OA 15年”。仨哥們中,致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)成立于2002年,但究其資源優(yōu)勢可以追溯到用友。2000年正是OA發(fā)展的分水嶺。2000后OA廠商迎來第一個發(fā)展黃金期。泛微在上海,致遠(yuǎn)在北京,中國現(xiàn)代化最發(fā)達(dá)的兩大城市,華天動力在有著“中國軟件外包之都”的大連,受益大連軟件軟件產(chǎn)業(yè)地位,三大OA廠商集天時地利人和之便,快速發(fā)展。
2. 用數(shù)據(jù)說話
根據(jù)2015年OA吧中公共默認(rèn)中國的OA市場一年的零售額超過10億左右(不包含復(fù)雜的集成項目)為基準(zhǔn),據(jù)不完全統(tǒng)計,泛微2015年銷售額1.5億,致遠(yuǎn)銷售額1億,華天動力銷售額1億。如果這個數(shù)據(jù)出入不大的話,三大廠商已經(jīng)占據(jù)OA市場45%以上的份額。這是一個比較驚人的數(shù)字。泛微整體定價比較高,以平均每個項目20萬來算,年銷售750套。而致遠(yuǎn)與華天動力價格相對較低,其中華天動力OA最具性價比,以平均10萬來計算,一個億的銷售額就是1000套。從目前這3家企業(yè)的所公布的積累的服務(wù)客戶的數(shù)量上看(每家的客戶均超過10000家),可信度比較高。
3. 拼產(chǎn)品實力
雖然同屬于OA一線廠商,但各家的產(chǎn)品卻也各有優(yōu)劣,各有側(cè)重。對于選型者來說,并不是第一就是最好,還需要看產(chǎn)品是否具有優(yōu)勢,是否符合自身需求。一般來說,OA選型從功能、技術(shù)、開放性、易用性、性價比等幾個方面就可以做出對比。表格中列出了三大OA廠商產(chǎn)品特點:
泛微
泛微可能是目前品牌度知名度最高的OA系統(tǒng)。沒用過泛微OA的企業(yè)不妨以泛微官網(wǎng)作為參考,第一眼看過去非常高端,且設(shè)置非常精細(xì)。這就是泛微的“大平臺”理念最貼切的運用了。泛微的e-cology8.0版OA定位于中大型企業(yè),以JAVA技術(shù)開發(fā),功能強(qiáng)大,開放性強(qiáng)。功能強(qiáng)大的背后是每個模塊背后非常精細(xì)繁瑣的后臺設(shè)置,在泛微官網(wǎng),不知道你會不會有這種體驗,找著找著就會迷失,精細(xì)的設(shè)置對應(yīng)的就是繁瑣。所以在維護(hù)和易用性上,泛微后臺維護(hù)比較復(fù)雜,系統(tǒng)需要有專人維護(hù)且維護(hù)成本較高。泛微以項目化實施為主,e-cology定位高端,價格較高,根據(jù)用戶規(guī)模和實際需求定價,價格從十幾萬元到幾十萬元不等,這個價格也是目前OA廠商旗艦產(chǎn)品中價格最高的。
華天動力
華天動力可能是行業(yè)內(nèi)性價比最高的產(chǎn)品。與泛微的“高大全”不同,華天動力走的是“專精尖”路線。華天動力OA采用JAVA平臺,系統(tǒng)穩(wěn)定性、開放性與泛微致遠(yuǎn)等同處一個水平線。甚至于其在開放性基礎(chǔ)上獨創(chuàng)“魔方架構(gòu)”體系,建立全開放式平臺。華天動力OA以開放平臺、工作流、和智能報表三大核心技術(shù)領(lǐng)先業(yè)界,是行業(yè)內(nèi)的“工作流專家”。華天動力OA定位中高端,價格比較厚道,在中端市場非常具有性價比,V7.0同樣根據(jù)用戶規(guī)模和實際需求定價,售價從幾萬到幾十萬,提供二次開發(fā)服務(wù),服務(wù)期內(nèi)終身免費升級。
致遠(yuǎn)
致遠(yuǎn)因為共享用友渠道、技術(shù)、市場等,一躍成為OA行業(yè)前三。致遠(yuǎn)產(chǎn)品同樣基于JAVA技術(shù)開發(fā),開放性較強(qiáng),功能比較齊全、設(shè)計均衡,沒有明顯的短板,也沒有明顯的優(yōu)勢。在一些特色功能上與其他OA廠商沒有太大的競爭力。在個性化的應(yīng)用以及業(yè)務(wù)管理應(yīng)用中表現(xiàn)比較薄弱。因為曾經(jīng)致遠(yuǎn)與用友的關(guān)系(占股),致遠(yuǎn)表示能夠無縫對接用友系軟件。在實際使用中,很多企業(yè)反映二者的整合差強(qiáng)人意,與用友的軟件整合仍需開發(fā)。另外就是致遠(yuǎn)OA二次開發(fā)不便且成本較高。
4、看渠道分布
在很多行業(yè)的市場營銷中,都有“渠道為王”的說法。對于今天的OA系統(tǒng)行業(yè),渠道分銷的重要性仍是舉足輕重。泛微、致遠(yuǎn)、華天動力等逐年增加渠道投入就是一個很好的證明。
在眾多一線廠商中,泛微的渠道分布最廣,也很深。來自泛微官網(wǎng)的數(shù)據(jù),泛微目前分銷公司已經(jīng)達(dá)到73個!泛微采用了用友軟件的渠道模式,遍布各地的分公司中絕大部分都是代理商的人,而非泛微的直屬員工,分公司跟總部之間是代理合作的關(guān)系。2013年初,很多媒體還曾報道泛微大規(guī)模調(diào)整分公司制度,將很多直屬分公司轉(zhuǎn)變?yōu)榇砩獭7何⒌那缿?zhàn)略還是很成功的,由于在每個地區(qū)都投入了較多的人員,因此在本地化項目的營銷中經(jīng)常占據(jù)先機(jī)。
在三大OA廠商中,華天動力對于渠道的依賴度可能是最低的。這些年來,華天動力依靠的是出色的產(chǎn)品競爭力,以及網(wǎng)絡(luò)直銷的模式異軍突起。除網(wǎng)絡(luò)直銷模式之外,華天動力也已經(jīng)初步完成全國布局,在一二線城市設(shè)立共20個分支機(jī)構(gòu)??梢灶A(yù)見的是2016年華天動力的渠道推進(jìn)力度將進(jìn)一步增強(qiáng)。與泛微等渠道劣勢也在逐漸拉近。
致遠(yuǎn)應(yīng)該是所有OA廠商中最得益于渠道體系的一個,因為致遠(yuǎn)是用友軟件的參股公司,所以他能夠共享用友軟件龐大而成熟的渠道體系,用友軟件的渠道可以“順便”就幫助致遠(yuǎn)完成項目銷售。這個優(yōu)勢是得天獨厚的,也是其他OA廠商所無法比擬的。目前致遠(yuǎn)遍布全國共有35個分支機(jī)構(gòu)。但隨著去年用友轉(zhuǎn)讓致遠(yuǎn)大部分股權(quán),致遠(yuǎn)“去用友化”戰(zhàn)略凸顯,但是我們相信在較長的時間內(nèi)恐怕還脫離不了用友的體系。畢竟,建立自己的渠道不是一朝一夕的事情。
用戶在選型OA的過程中,基本了解OA的定義、了解自身企業(yè)對OA的需求、了解市場上都有哪些OA企業(yè)以及OA辦公系統(tǒng)之間的產(chǎn)品優(yōu)劣勢,從中做出選擇就基本八九不離十了。在此也希望企業(yè)用戶在了解OA辦公系統(tǒng)的過程中多擦亮眼睛,屏蔽企業(yè)宣傳中的“假大空”,做出最專業(yè)最理性的選擇。