預算是否超支一直就是檢驗項目成敗的試金石。在2020年，新冠肺炎的大流行使保持預算成為了一個更大的噩夢，最成功的公司和最好的項目經(jīng)理都面臨著在巨大的不確定性中謹慎管理財務(wù)資源的終極考驗。
許多利益相關(guān)者將不得不重新審視他們不斷變化的優(yōu)先級、預算和項目成功或失敗的定義?，F(xiàn)在，全球的不確定性也加劇了項目領(lǐng)導者及其團隊改變預算策略和項目執(zhí)行的壓力。因此，有效的預算管理將是那些重視自己職業(yè)生涯的項目經(jīng)理所關(guān)注的主要領(lǐng)域。
以下是在不確定性增加的情況下，在成本大幅超支之前，保持項目預算控制的六個策略。
了解利益相關(guān)者的真實需求和期望
利益相關(guān)者所說的他們在項目中需要或期望的東西通常并不像看上去那么簡單。這可能會導致雙方都有不明確的目標和期望。假設(shè)一個項目經(jīng)理、贊助商、團隊成員和供應(yīng)商對利益相關(guān)者的真實愿望沒有很好的理解，就幾乎不可能在這種情況下確定項目的需求是什么。請確保投入盡可能多的時間來更深入地理解利益相關(guān)者的期望。最終，包括預算在內(nèi)的一切都是由利益相關(guān)者的期望、可交付成果和其他需求來定義的。因此，有效管理項目預算的第一步是確保項目需求能夠得到所有利益相關(guān)方的準確識別、記錄和確認，并傳達給所有相關(guān)方。這一關(guān)鍵步驟應(yīng)該在預算確定之前就完成。許多項目都是圍繞著需求啟動的，但卻是圍繞著期望去執(zhí)行的，這會自動使項目面臨預算超支的風險，讓每個人都感到失望。
認識到環(huán)境的變化
當需要估算成本時，要現(xiàn)實一點——為不可預見的變化留出空間。當情況發(fā)生變化時，確保能夠從所有適用的利益相關(guān)者那里獲得信息。更重要的是，要建立應(yīng)急機制。這一步驟是必不可少的，因為大多數(shù)公司在流感大流行期間都發(fā)現(xiàn)了這一點。你無法控制的許多因素都會影響你的預算，包括供應(yīng)品定價、資源、勞動力、融資、產(chǎn)品/服務(wù)短缺、貨幣兌換等。今天，許多基本產(chǎn)品或服務(wù)的價格都比新冠肺炎來臨之前高得多了。你需要確保供應(yīng)商能夠兌現(xiàn)承諾，并準備好一份備份計劃。可以從其他利益相關(guān)者那里獲得信息，并審查供應(yīng)商和銷售商，這可以在很大程度上幫助你制定一個更現(xiàn)實的預算，即使在有無法預見的情況影響成本的情況下也能夠被滿足。我見過許多項目經(jīng)理對不斷上漲的成本、無法滿足報價義務(wù)的供應(yīng)商或其他問題措手不及。時刻為意外情況做好準備，這樣你就不會措手不及。
讓利益相關(guān)者了解情況
當你意識到有了可能會影響你的項目和利益相關(guān)者的變化的時候，關(guān)鍵是讓他們知道發(fā)生了什么變化，它是如何影響他們和項目結(jié)果的，以及你正在做什么以盡可能地保持預算。如果維持當前項目的預算是不可能的，利益相關(guān)者也應(yīng)該知道任何潛在的超支的根本原因，以便做出明智的決定。重要的一點是，更廣泛意義上的不確定性，如流行病，是不可避免的，因此需要及時做出其他與預算有關(guān)的決定。利益相關(guān)者(如客戶)可能需要決定時間或環(huán)境是否適合繼續(xù)、推遲或完全停止一個項目。
準確的識別和管理變化
變更管理是管理項目時最被低估的領(lǐng)域之一。項目管理專家們了解溝通的重要性以及流程將如何影響利益相關(guān)者。有些事情可能看起來像是過程中的微小變化，但卻能顯著地增加成本或降低預算。變更管理專家應(yīng)與項目團隊合作，識別、記錄和交流一個精確的策略，以應(yīng)對可能導致成本超出預算的內(nèi)部和外部變更。
制定相關(guān)KPI
如果不建立關(guān)鍵績效指標(KPI)，就無法有效地管理項目預算。KPI可以幫助你確定在項目上花費了多少，項目的實際預算與計劃預算的差異程度，等等。以下是一些常用的項目KPI，它們對有效的項目預算管理是至關(guān)重要的：
•實際成本(AC)，也被稱為實際工作成本(ACWP)，顯示了到目前為止在一個項目上已經(jīng)花費了多少錢。
•成本差異(CV)表明估算的項目成本是高于還是低于設(shè)定的基線。
•掙值(EV)，也稱為已執(zhí)行工作的預算成本(BCWP)，顯示特定時間內(nèi)已執(zhí)行項目活動的批準預算。
•計劃價值(PV)，又稱計劃工作預算成本(BCWS)，是截至報告日期計劃/安排的項目活動的估計成本。
•投資回報(ROI)顯示了項目的盈利性以及收益是否超過了成本。
需要隨著情況的變化，更新KPI，以確保獲取了正確的信息以供決策。
重新討論、審查和預測
一個沒有預算管理和重新預測的項目也將導致失敗。頻繁的預算監(jiān)督對于防止預算失控是至關(guān)重要的。10%的預算超支比50%的預算超支要容易糾正得多，但如果你不關(guān)注你的預算并重新預測，那10%的超支就會在你意識到之前變成50%的超支。通過頻繁的預算審查，你將一個項目保持在正軌上的機會將遠遠大于你預測了一次卻忘記它的機會。
正如一個項目的預算需要不斷地被重新審查以便使其保持在正軌上一樣，項目資源的使用也是如此，因為參與項目的人會對其成本做出貢獻。項目經(jīng)理應(yīng)每周審查當前在項目上工作的人數(shù)以及項目未來的資源需求。這樣做將確保你能夠充分利用你所擁有的資源，并為項目的其余部分準備好合適的資源。定期回顧資源預測和當前需求將有助于將項目預算保持在正軌上面。項目范圍的蔓延也是項目超支的主要原因之一。新冠肺炎帶來了大量的計劃外工作進入許多全球項目——這增加了計費時間也會讓項目預算更加地失控。項目經(jīng)理必須通過為項目初始需求所未涵蓋的工作創(chuàng)建變更單來仔細管理項目范圍。變更單將授權(quán)為項目追加資金，以支付額外的工作費用，使項目與其新的預算保持一致。
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