組織可能需要削減IT成本得以生存，這其中有許多原因，例如自然災(zāi)害、恐怖襲擊、經(jīng)濟衰退、市場競爭，以及突如其來的疫情。
調(diào)研機構(gòu)Gartner公司高級分析師Chris Ganly在該公司舉辦的一次IT/Xpo®2020虛擬研討會上的演講中說：“今年發(fā)生的新冠病毒疫情改變了人們的消費方式，航空公司、郵輪和電影院等許多行業(yè)組織別無選擇，只能削減成本。”
困難時期需要迅速采取行動
Ganly說：“當(dāng)面臨快速降低IT成本的挑戰(zhàn)時，首席信息官需要以影響最小的方式為組織的長期運營削減成本。”
Gartner公司建議采用結(jié)構(gòu)化和程序化的方法來優(yōu)化成本。研究表明，在艱難時期繼續(xù)進行戰(zhàn)略投資的組織更有可能成為領(lǐng)導(dǎo)者，但是有時在困難時期需要立即采取行動。
削減或停止已經(jīng)花費或發(fā)生的項目或服務(wù)的價值有限。如果削減那些已經(jīng)投入或準(zhǔn)備好交付的無法重啟的業(yè)務(wù)，將在組織準(zhǔn)備加快發(fā)展業(yè)務(wù)時可能會受到傷害。
快速降低IT成本的10條規(guī)則
組織需要牢記以下10條規(guī)則，以評估降低IT成本的選項。
(1)減少產(chǎn)生影響的項目
消除、減少或暫停將在數(shù)周或數(shù)月產(chǎn)生影響的項目。例如，按“即付即付”的方式在每月或每季度支付。
(2)減少但不要凍結(jié)支付成本
組織需要關(guān)注真正能夠減少或消除的成本，而不僅僅是在當(dāng)前期間凍結(jié)支付的成本。
(3)現(xiàn)金為王
組織指定對損益表有實際現(xiàn)金影響的項目，而不是折舊或攤銷等非現(xiàn)金項目。例如，與減少本地軟件許可證或諸如硬件之類的自有資產(chǎn)相比，節(jié)省云計算服務(wù)成本會帶來更多的現(xiàn)金影響。出售和回租資產(chǎn)也可以節(jié)省大量現(xiàn)金。
(4)減少消減成本的實施次數(shù)
大多數(shù)組織在消減成本時并不到位，這意味著他們經(jīng)常需要重新消減成本。這造成不確定性、更多努力和生產(chǎn)力損失等非生產(chǎn)性循環(huán)。這對于裁員和消減成本尤為重要。
(5)仔細(xì)檢查帳戶
組織需要與財務(wù)伙伴合作，以獲得費用詳細(xì)信息的完整視圖，如費用賬戶和關(guān)鍵資產(chǎn)負(fù)債表賬戶，包括應(yīng)計費用和預(yù)付款項目。使用這個視圖可以確定將立即產(chǎn)生影響的特定現(xiàn)金減少額。
(6)確定未支出和未承諾的付款
除非可以收回付款(或承諾)或退還預(yù)付款，否則直接的影響將是未使用或未承諾的付款。評估重新談判和終止條款的合同。
(7)確定IT支出范圍
在通常情況下，運營支出最容易受到影響，但也可以減少資本支出。Gartner公司發(fā)布的 IT支出關(guān)鍵指標(biāo)調(diào)查表明，組織IT預(yù)算的25%用于資本支出，因此確?？紤]將IT支出的全部范圍用于快速削減IT成本。
(8)沉沒成本無關(guān)緊要
在節(jié)約成本方面，通常會認(rèn)為“沉沒成本無關(guān)”，也就是說未來的支出不涉及過去支出或“沉沒成本”。從快速削減IT成本的角度來看，這是正確的。
(9)處理可自由支配和不可自由支配的支出
諸如新項目、附加功能或服務(wù)等自由支配支出通常似乎更容易削減。但是，可以通過減少使用或服務(wù)水平來削減諸如IT基礎(chǔ)設(shè)施和運營等非自由支配的“經(jīng)營業(yè)務(wù)”支出。
(10)處理可變成本和固定成本
固定成本是指無論活動或數(shù)量多少均保持不變的支出，例如辦公室租金、訂閱費用和工資。對于固定成本來說，著重于消除?？勺兂杀倦S著活動或數(shù)量而變化，例如通信費用支出、承包商和消耗品。對于可變成本，應(yīng)該同時采用減少和消除措施。
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