在協(xié)作得到了自下而上的推動(dòng)時(shí)，它往往是最有成效的。能自由探索協(xié)作和團(tuán)隊(duì)溝通工具的IT員工擅于對(duì)其用于管理工作流程的解決方案進(jìn)行定制和專門化。能強(qiáng)制規(guī)定IT部門應(yīng)該使用哪些協(xié)作工具的首席信息官可能會(huì)減慢工作流程，滋生不滿情緒并破壞生產(chǎn)力和參與度。
雖然安全性和“影子IT”的問題依然存在，但放松控制權(quán)讓IT部門有能力選擇自己的協(xié)作工具，這可能會(huì)幫貴組織在提高生產(chǎn)力和留住高級(jí)人才方面具有競爭優(yōu)勢(shì)。
下面來看看為什么你應(yīng)該考慮讓IT部門在協(xié)作工具方面有更大的選擇空間——以及如何解決可能出現(xiàn)的問題。
當(dāng)今的協(xié)作技術(shù)：更少的承諾，更低的風(fēng)險(xiǎn)
Red Hat的首席信息官M(fèi)ike Kelly表示，選擇軟件解決方案要承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)不像以前那么大，因?yàn)榛谠频漠a(chǎn)品已成為交付標(biāo)準(zhǔn)。這也意味著選擇越來越多了，而堅(jiān)持使用一個(gè)特定解決方案的義務(wù)則越來越少，他補(bǔ)充道。
他說：“盡管1994年的首席信息官正試圖推動(dòng)一個(gè)從內(nèi)部的，自建的解決方案向大型供應(yīng)商采購的轉(zhuǎn)型——但由于需要定制化，這種解決方案并不總是那么適合，還會(huì)導(dǎo)致大量成本超支——一旦你決定下來，如今的首席信息官就會(huì)面對(duì)更多的產(chǎn)品和更大的靈活性。你可以選擇一個(gè)解決方案，獲取并試用這個(gè)方案，看看它是如何工作的，以及它的采用會(huì)是什么樣的，如果這樣做不起作用，你可以在半年或一年內(nèi)放棄。”
Favro的聯(lián)合創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官Patric Palm說，另一個(gè)主要變化是API的興起。API可以簡化集成問題，隨著更多供應(yīng)商提供并利用API，組織相對(duì)更有把握確定那些解決方案可以與遺留系統(tǒng)配合使用。
Palm說：“公司也意識(shí)到，隔離系統(tǒng)并不是一個(gè)好的做法，他們要開放起來。例如，Slack越來越受歡迎，因?yàn)樗浅Ｈ菀资褂?，而且它的功能幾乎可以在任何地方發(fā)揮作用。而這種無縫集成在一定程度上創(chuàng)造了公平的競爭環(huán)境，并使體量更小的參與者有立足的機(jī)會(huì)，同時(shí)為IT提供所需的功能。”
Palm說，最進(jìn)取的公司正在創(chuàng)建內(nèi)部的“應(yīng)用商店”，工作人員因此得以選擇最得心應(yīng)手，最符合需求的工具和應(yīng)用。
提高生產(chǎn)力和互動(dòng)的自由
Palm說，讓IT部門選擇自己的協(xié)作軟件可以提高生產(chǎn)力并減輕挫敗感。雖然首席信息官們不應(yīng)該完全放棄控制權(quán)，但是放松管制讓IT團(tuán)隊(duì)能夠更加靈活地進(jìn)行更有效的協(xié)作和更快的創(chuàng)新，他這樣補(bǔ)充道。
Palm說：“在人們想在工作中使用iPhone和個(gè)人設(shè)備時(shí)，BYOD(自帶設(shè)備)運(yùn)動(dòng)產(chǎn)生了強(qiáng)烈的共鳴，這絕對(duì)會(huì)加快消費(fèi)級(jí)技術(shù)功能和使用企業(yè)資源產(chǎn)生影響力的速度”。他說：“盡管如此，BYOD主要受到高管的推動(dòng)，并漸次走向更多的員工隊(duì)伍。這一次，員工隊(duì)伍本身和IT部門對(duì)其想要使用的工具的采用尤其起到了推波助瀾的作用，因?yàn)檫@可以提高工作效率。”
而且，能自由選擇偏愛的工具的IT部門往往更加投入，Palm這樣說道。
他說：“讓你的IT團(tuán)隊(duì)能夠做出決策并使用軟件和協(xié)作解決方案，這些軟件和方案使他們能夠以更高效的方式完成工作，這可以使他們積極主動(dòng)，熱衷于互動(dòng)，而這非常重要。”
Palm說，選擇自由，特別是在實(shí)施尖端技術(shù)時(shí)，也可以提高組織招聘和留住頂尖人才的能力。他說：“聘來IT人員，然后讓他們使用遠(yuǎn)古的技術(shù)，這不是明智之舉。”
克服弊端
Palm說，雖然首席信息官們應(yīng)該考慮不再插手，不再對(duì)IT所能使用的東西指手畫腳，但他們?nèi)匀回?fù)責(zé)審核，整合和維護(hù)IT所選擇的解決方案。他說：“就這些工具如何提高效率和創(chuàng)新而言，你不僅僅是企業(yè)的戰(zhàn)略顧問，而且你正在幫團(tuán)隊(duì)選擇最佳工具，從而幫他們盡其所能地完成工作。”
Red Hat的Kelly指出了首席信息官在轉(zhuǎn)向自主選擇的方法時(shí)遇到的一個(gè)基本問題：“你不想做的事情完全被拋開了，然后突然你要面對(duì)人們互相進(jìn)行交流的50種不同方式——這簡直是一團(tuán)糟。作為一名首席信息官，你必須選擇立場(chǎng)，要么說‘你必須使用這個(gè)方式，別無它選’，要么讓它成為一場(chǎng)全體參與的交流。”
主要問題是，對(duì)法規(guī)的遵從和數(shù)據(jù)治理可能會(huì)對(duì)這些決策產(chǎn)生制約，這取決于你的行業(yè)，Kelly這樣說道。
另一個(gè)問題是安全性。Palm表示，除了滿足所有功能要求之外，組織還要確保選定的解決方案都符合隱私，合規(guī)性和安全性要求。令人欣慰的是，很多供應(yīng)商和應(yīng)用程序開發(fā)人員對(duì)安全問題的反應(yīng)非常迅速，并且能夠使他們的工具具備高可用性和高度安全性，他這樣說道。
Palm說：“當(dāng)然，你不想助長影子IT‘黑市’之類的情況。這是一場(chǎng)早晚要發(fā)生的災(zāi)難。但已經(jīng)有很多協(xié)作解決方案能卓有成效地將必要的無縫功能，易用性和安全功能組合在一起。”
特殊待遇的權(quán)術(shù)
另一個(gè)問題是給予IT“特殊待遇”的視角，特別是在其它部門沒有選擇自由時(shí)。Palm表示，在某些情況下，組織需要保持競爭力并處于最前沿。
他說：“尤其是軟件開發(fā)人員，他們長期擁有這些特權(quán)——測(cè)試新技術(shù)，試用并創(chuàng)建其它部門無福消受的東西，有時(shí)候，針對(duì)技術(shù)人員有一套規(guī)則，針對(duì)公司其它人員又有另一套規(guī)則。”
在這里，透明度是關(guān)鍵。為什么要實(shí)施這些規(guī)則(或?yàn)槭裁磳?shí)施不到位)，以及為什么規(guī)則對(duì)公司及其在行業(yè)中的地位所帶來的好處有助于避免不滿情緒，這些原因坦誠布公。如果你將IT的涉足視為試點(diǎn)項(xiàng)目，并展示其它部門如何使用這些技術(shù)也是大有裨益的。
Kelly說，最終，首席信息官們面臨著同樣的難題。如何卓有成效地討論實(shí)施特定技術(shù)的情況，并概述每種技術(shù)的優(yōu)劣。
Kelly說：“無論你是想弄清楚如何對(duì)一個(gè)解決方案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化，還是想?yún)f(xié)調(diào)一系列不同的解決方案，你就所有實(shí)施方案所提出的問題都是一樣的。這實(shí)際上都可以歸結(jié)為，‘這種“捕鼠器”比以前的更好用，我怎么說服人們呢?’”
Kelly補(bǔ)充說：“關(guān)于協(xié)作的談話很難展開，因?yàn)闆]法對(duì)人們?nèi)绾魏献魇┘訌?qiáng)行規(guī)定。所以，對(duì)協(xié)作所做出的承諾(而不是專注于你所使用的特定工具)確實(shí)更為重要。無論你是使用一種，三種，五種不同的工具，還是親身參與交流，或者，如果你將兩個(gè)錫罐串在一起(將兩個(gè)錫罐連在一起是一種“打電話”的原始方法)，人們就立刻明白你想要解決什么問題，什么才是你解決問題的最佳方式，什么對(duì)你的公司有用。”
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