最高效的虛擬團隊領(lǐng)導者知道必須建立能激發(fā)團隊最佳績效的工作環(huán)境，知道自己最重要的工作就是幫助虛擬團隊建立高效而可預(yù)見的任務(wù)和關(guān)系流程，才能在合作中克服依靠技術(shù)跨越文化差異和時差時所面臨的不明確性。

虛擬團隊(也叫“分布式團隊”)在組織中越來越常見。和主要靠面對面交流的團隊(也叫“同地團隊”)一樣，虛擬團隊也由因集體任務(wù)而彼此依靠與互動，從而實現(xiàn)共同組織目標的個體組成。

虛擬團隊的優(yōu)勢

一些技術(shù)、社會和經(jīng)濟趨勢，不僅讓虛擬團隊成為可能，更讓虛擬團隊比同地團隊更受青睞。

●電子與計算機信息和溝通技術(shù)日漸廉價而普及，提升團隊效率與效能的新技術(shù)不斷涌現(xiàn)。

●全球擴張、合并、聯(lián)盟和收購制造了跨越地區(qū)和國界的組織關(guān)系，增加了組織成員見面的難度。

●從生產(chǎn)型到智力型工作的轉(zhuǎn)變，讓共事成員無須身處一處。

●很多團隊依靠外界顧問和專家，他們無法定期親臨會議。

●電子商務(wù)造就了主要甚至唯有通過社交網(wǎng)絡(luò)才能實現(xiàn)的組織客戶關(guān)系，它所提供的全天候客戶服務(wù)及時而貼近客戶。

●組織希望以非傳統(tǒng)的工作安排來聘請和留住人才，包括在信息與通信技術(shù)的支持下允許遠程辦公。很多人才對影響身體健康和家人團聚的頻繁出差感到厭惡，尋求以遠程辦公和虛擬交流替代出差的機會。

●組織希望最大限度地使用有限的辦公空間，普及“公用工位”來減少工位數(shù)量。公用工位指的是很少在辦公室辦公的多名員工(如兼職顧問和不坐班的員工)共享的辦公空間，包括辦公桌、電腦、電話和儲物空間。

●信息與通信技術(shù)能解放團隊成員，使其在一定程度上免受時空限制，提高速度和效率——這在當今競爭性經(jīng)濟環(huán)境下構(gòu)成了獨特的優(yōu)勢。

虛擬團隊的日漸普及也因降低了差旅和設(shè)施成本需求而有利于環(huán)境。美國政府有研究發(fā)現(xiàn)，“如果20 000名聯(lián)邦政府人員每周有一天使用遠程辦公，每周能減少200萬千米的交通，節(jié)省102加侖汽油，少排放81 600磅二氧化碳”。

當然，通信與信息技術(shù)的出現(xiàn)不一定能提升團隊的速度、靈活性、成本效益和效率。要實現(xiàn)這一目標，無論虛擬團隊還是面對面團隊，都必須具備明確而有吸引力的目標、明確的績效標準與問責流程、高效的溝通與協(xié)作流程、關(guān)注任務(wù)與關(guān)系的高水平成員，以及練習并吸取共同經(jīng)驗教訓的機會。虛擬團隊的成員還必須學會如何克服因依靠電腦輔助信息與通信技術(shù)溝通而形成的挑戰(zhàn)，尤其當成員差異包括地理距離、文化差異、時區(qū)和通信技術(shù)的普及與嫻熟程度時。因此，虛擬團隊的高效領(lǐng)導者要更加努力地確保所有成員都了解目標并跟進同樣的工作，因為成員的價值觀、優(yōu)先事項、視角和工作慣例不一致的可能性更大。有研究發(fā)現(xiàn)，目標與問責規(guī)定不明、信息分享低效，是導致虛擬團隊表現(xiàn)不佳的常見原因。

如果說高績效虛擬團隊有什么成功秘訣，那就是成員和領(lǐng)導者都能意識到，管理虛擬團隊內(nèi)外部關(guān)系與管理技術(shù)和任務(wù)過程同等重要。加利福尼亞州改善會議學院主任伯尼·德科文對高效虛擬團隊做出了如下描述：

我能想到的最好的虛擬團隊中，成員間溝通時能像操作多種溝通與計算技術(shù)時一樣自如。“虛擬”溝通時，他們能利用全部技術(shù)專長來推進工作;見面時，他們?nèi)阅芾猛瑯拥募夹g(shù)來形成、歸納并完善自己的理解。他們的情感帶寬和溝通帶寬一致，無論溝通方式和地點如何，他們的交流都能體現(xiàn)幽默、理解和相互尊重。

虛擬團隊的挑戰(zhàn)

有關(guān)分布式團隊的研究發(fā)現(xiàn)，虛擬團隊的情況與面對面團隊大有不同。有研究表明，相比面對面團隊，依靠電子與計算機輔助技術(shù)溝通的團隊具備以下特征。

●不易受級別或社交與溝通能力更高的人影響。

●向更多能夠帶來知識互補的人士征求意見，進而提高待考慮備選方案的數(shù)量。面對面團隊的知識則相對受限，因為他們的觀點、知識和經(jīng)驗欠缺多樣性。

●任務(wù)相關(guān)沖突更多，可能是因為階級影響和禮貌規(guī)范(如輪流發(fā)言或裝出認真聆聽的樣子)的約束不如見面時強烈。

另外，和同地團隊相比，使用電子與計算機輔助信息和溝通技術(shù)的成員可獲得更多信息，能更快地和更多人員溝通。但這種溝通與協(xié)作可能更為復雜。思考某個虛擬團隊描述的下述問題：

溝通總是零碎的，遠距離成員之間存在隔閡和誤解。召開電話會議時也很混亂，成員看的文件頁數(shù)都不一樣。成員沒有接受電話會議請求或回答其他成員的問題。郵件發(fā)送名單漏掉了偏遠地區(qū)的重要成員。重要決策或信息沒有告知部分成員。因?qū)θ蝿?wù)分配的臆斷而產(chǎn)生誤解。不同地區(qū)的人對信息的解讀不同，導致不同辦事處之間沖突不斷。

上述情形說明，虛擬團隊成員也必須制定工作流程，以打造凝聚力，推進任務(wù)的共識，并保證成員間的高效溝通與協(xié)作。

如果這些流程不到位，就會造成“混亂、不安和怨氣”。上述情形還說明，虛擬團隊如果對社交關(guān)系(而不是技術(shù))管理不善，會造成很多溝通與協(xié)作難題。