當(dāng)前，視頻會(huì)議系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展至高清階段，高保真的聲音和圖像能夠帶給用戶更加真實(shí)的視覺和聽覺體驗(yàn)，從而極大地提升會(huì)議效果。這些高清視頻信號(hào)和音頻信號(hào)，經(jīng)過視頻會(huì)議系統(tǒng)的編解碼和傳輸，最終都要通過擺放在視頻會(huì)議室中的會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)還原成聲音和圖像。假設(shè)會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)達(dá)不到高清標(biāo)準(zhǔn)，用戶最終也無法體驗(yàn)到高清效果，會(huì)議效果會(huì)大打折扣。因此，高清視頻會(huì)議必然要求全程設(shè)備的高清化，這對(duì)視頻會(huì)議會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)的建設(shè)提出了更高的要求。

另外，會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)的好壞不僅影響本地視頻會(huì)議體驗(yàn)，同樣也會(huì)影響到遠(yuǎn)端會(huì)場(chǎng)的用戶體驗(yàn)，例如本地會(huì)場(chǎng)拾音設(shè)備出現(xiàn)問題或光線過暗，都會(huì)影響到遠(yuǎn)端會(huì)場(chǎng)用戶的收聽收看效果。因此，加強(qiáng)視頻會(huì)議會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)的建設(shè)，將顯著提高用戶的視頻會(huì)議體驗(yàn)。

視頻會(huì)議系統(tǒng)除視頻會(huì)議終端外，其余設(shè)備均安裝在機(jī)房中，機(jī)房環(huán)境有利于設(shè)備運(yùn)行的持續(xù)穩(wěn)定。而對(duì)于視頻會(huì)議會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)，由于設(shè)備安裝在視頻會(huì)議室中，缺乏類似機(jī)房的運(yùn)行環(huán)境，因此更需要重視建設(shè)工作。此外，設(shè)備的安裝位置也直接影響到用戶的使用效果。視頻會(huì)議會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)中常被固定安裝的設(shè)備，有顯示器、攝像頭、話筒、音箱、投影機(jī)、投影幕，此外還包括一些音像控制及切換設(shè)備，如矩陣和調(diào)音臺(tái)等。有條件的視頻會(huì)議室可以為音像控制和切換設(shè)備單獨(dú)配置設(shè)備間，不具條件的會(huì)議室也應(yīng)為這些設(shè)備配置機(jī)柜。上述多媒體設(shè)備均有一定的使用環(huán)境要求，如用電、散熱等。只有確保良好的使用環(huán)境，才能提高上述設(shè)備的可靠性和穩(wěn)定性。

視頻會(huì)議召開期間，伴隨會(huì)議議程的不斷推進(jìn)，會(huì)有大量的鏡頭畫面切換以及聲音切換調(diào)整等操作。視頻會(huì)議會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)建設(shè)的設(shè)計(jì)階段，如果充分考慮了后期的操作需求，應(yīng)為運(yùn)維人員預(yù)留專用的設(shè)備控制間，這樣的控制間不僅可以讓操作人員方便操作現(xiàn)場(chǎng)的各種多媒體設(shè)備，還能及時(shí)觀察到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)情況。即使不具備條件設(shè)立單獨(dú)控制間的視頻會(huì)議室，也應(yīng)該考慮現(xiàn)場(chǎng)操作的需求，在會(huì)場(chǎng)預(yù)留運(yùn)維人員的操作席位和線路接口。使用遠(yuǎn)程控制手段完成設(shè)備操控的會(huì)議室，也應(yīng)在視頻會(huì)議會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)建設(shè)設(shè)計(jì)階段考慮遠(yuǎn)程監(jiān)控工具的接入事項(xiàng)，以確保運(yùn)維人員可以在遠(yuǎn)程操控席位監(jiān)控現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備及會(huì)議情況。