發(fā)生的疫情和在家工作(WFH)的模式所導(dǎo)致最顯著的IT趨勢之一是，協(xié)作工具(如視頻會議系統(tǒng))的使用量急劇增加。
研究機(jī)構(gòu)Gartner公司于2020年6月發(fā)布的一份調(diào)查報告表明，全球2020年基于云計算的網(wǎng)絡(luò)會議產(chǎn)品的支出將增長24%，達(dá)到41億美元;今年發(fā)生的疫情擴(kuò)展了遠(yuǎn)程工作場所的應(yīng)用規(guī)模，從而使遠(yuǎn)程協(xié)作工具在2020年迅速擴(kuò)大了用戶群。
從員工聯(lián)系和生產(chǎn)率的角度來看，更多使用協(xié)作工具是一種積極的發(fā)展。遠(yuǎn)程工作的員工可以輕松地與同事、客戶、業(yè)務(wù)伙伴和其他人保持聯(lián)系并共享內(nèi)容。然而，當(dāng)組織失去對其使用的應(yīng)用程序和平臺的數(shù)量和類型的控制時，就會出現(xiàn)問題。
工具的擴(kuò)散帶來風(fēng)險和效率低下
這些產(chǎn)品大多數(shù)都是基于云計算的，因此易于部署。實(shí)際上，任何組織、團(tuán)體甚至個人都可以下載在線會議應(yīng)用程序并開始使用它，而不需要IT主管或業(yè)務(wù)經(jīng)理的批準(zhǔn)。
即使是那些已經(jīng)為員工應(yīng)該使用的視頻會議和協(xié)作平臺制定了計劃和政策的組織，也可能發(fā)現(xiàn)其員工已經(jīng)使用其他協(xié)作工具和平臺。
IDC公司高級研究分析師Rich Costello表示：“如今，我在很多組織中看到多個供應(yīng)商提供的視頻會議和協(xié)作平臺產(chǎn)品，業(yè)務(wù)終端用戶自然非常注重消費(fèi)者，他們更喜歡利用直觀、易于使用、提供更好用戶體驗(yàn)的協(xié)作工具和應(yīng)用程序。這也適用于遠(yuǎn)程工作場所。”
IT和云服務(wù)提供商Carousel Industries公司統(tǒng)一通信和協(xié)作副總裁Tony McQueen表示，該公司的很多客戶都在運(yùn)行兩個或三個協(xié)作系統(tǒng)。
McQueen說：“有些組織可能擁有兩個以上會議軟件，并且擁有完全不同的技術(shù)。組織面臨的挑戰(zhàn)是這些解決方案都有自己的安全方法、報告工具和故障排除步驟。對于組織而言，要想獲得單一的控制平臺來確定其解決方案的實(shí)際使用方式以及他們是否真正認(rèn)識到投資回報率，非常具有挑戰(zhàn)性。”
在保護(hù)員工數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)連續(xù)性的同時，還能夠以高性能執(zhí)行遠(yuǎn)程工作時，中小企業(yè)應(yīng)該考慮什么?
確實(shí)，多種基于云的工具的激增可能給IT團(tuán)隊帶來很多挑戰(zhàn)。Costello說：“IT部門非常關(guān)注能否有效地監(jiān)視和管理這些協(xié)作工具，尤其是在安全性和合規(guī)性漏洞方面。”
Gartner公司高級首席分析師Megan Fernandez表示，擁有多種會議和協(xié)作工具的一些主要問題與成本和系統(tǒng)的全面采用有關(guān)。
Fernandez說，“通過使用多種協(xié)作工具和平臺，組織將在某種程度上需要為重疊的服務(wù)支付費(fèi)用。例如，某個協(xié)作解決方案能夠支持外部會議，但沒有另一個協(xié)作解決方案那么好。組織將為使用的這兩個解決方案支付費(fèi)用，這需要多個許可證，因此花費(fèi)更多的資金。”
Fernandez表示，如果作為節(jié)省成本措施，而將服務(wù)應(yīng)用在一部分員工，那么就會發(fā)現(xiàn)該組織可能不會獲得大量的折扣。擁有500個注冊用戶的組織可能會享受25%的折扣，擁有1000用戶的組織可能會享受40%的折扣，擁有1000個用戶以上的組織可能會獲得50%的許可證折扣。批量折扣為組織降低成本提供了一個重要途徑。
Fernandez說：“關(guān)于全面采用，如果協(xié)作平臺得到廣泛的使用，則協(xié)作平臺會更好地工作，如果只有組織中的少數(shù)用戶正在使用該解決方案，則很難體驗(yàn)到協(xié)作帶來的好處。”
GetVoIP公司是一家云計算通信咨詢機(jī)構(gòu)，致力于幫助其客戶選擇視頻會議提供商和協(xié)作工具。該公司發(fā)現(xiàn)，其客戶難以整合其擁有的所有不同平臺以獲得最大收益。
該公司創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官Reuben Yonatan表示：“由于他們無法確定應(yīng)優(yōu)先考慮的平臺以及其他工具的使用方式，因此最終只能使用每個平臺的一小部分功能，而無法獲得所有好處。”
GetVoIP公司最近為其客戶端視頻會議、協(xié)作和VoIP部署了一個平臺。Yonatan說，這個視頻會議平臺提供了VoIP，這意味著客戶端只需要采用兩個系統(tǒng)就可以完成工作。
如何應(yīng)對挑戰(zhàn)
如果組織發(fā)現(xiàn)自己面臨這種情況，他們應(yīng)該怎么做?限制員工使用未指定的視頻會議和協(xié)作工具可能會導(dǎo)致他們不滿和強(qiáng)烈反對。另一方面，采取“一切皆有”的方法可能會導(dǎo)致混亂。
IDC公司的Costello說：“我認(rèn)為，IT團(tuán)隊在這方面需要具有一定程度的靈活性。這些未指定的工具由于特定原因而被最終用戶使用，因此IT和組織必須認(rèn)識到這一點(diǎn)，并努力理解它們在員工中如此受歡迎的原因。”
假設(shè)許多組織將選擇一種更靈活的方法，則他們需要采取步驟來確保這些平臺的成功。
(1)了解有關(guān)所使用工具的所有信息
組織需要了解有關(guān)所使用工具的所有信息。首先，IT部門應(yīng)著眼于調(diào)查員工正在使用哪些工具和平臺。這可能意味著進(jìn)行內(nèi)部審核，甚至只是簡單的業(yè)務(wù)部門調(diào)查，以確定員工正在使用哪些協(xié)作和會議服務(wù)。
作為這項(xiàng)工作的一部分，IT需要確定組織中使用的任何協(xié)作工具的產(chǎn)品擁護(hù)者，并與他們進(jìn)行溝通。這些擁護(hù)者可以幫助IT部門了解為什么這些協(xié)作工具在業(yè)務(wù)終端用戶中很受歡迎。
他說：“業(yè)務(wù)部門內(nèi)的產(chǎn)品擁護(hù)者也可以協(xié)助IT部門完成調(diào)查過程，提供他們自己的反饋，并就調(diào)查對象、提出相關(guān)問題等提供指導(dǎo)。”
Costello說，在調(diào)查過程中，IT團(tuán)隊需要識別并解決已部署的協(xié)作解決方案的安全性和合規(guī)性漏洞。他補(bǔ)充說，同樣重要的是要使協(xié)作軟件保持最新狀態(tài)，包括升級和其他發(fā)行版。
Gartner公司的Fernandez指出，了解已經(jīng)使用的平臺的全部功能也很重要。其中的一部分包括從供應(yīng)商那里獲取協(xié)作平臺路線圖，以獲取有關(guān)未來產(chǎn)品發(fā)布的見解。 Fernandez解釋說，在某些情況下，功能增強(qiáng)可能會消除對滿足特定要求的其他平臺的需求。
她說：“例如，在未來的版本中，視頻會議解決方案支持的并發(fā)用戶數(shù)量不斷增加，這可能會消除獲取單獨(dú)解決方案以滿足大型會議用例的需求。”
(2)視頻會議或協(xié)作工具的選擇
GetVoIP公司建議組織從采用一個視頻會議或協(xié)作工具開始，并且只在掌握第一個工具的使用方法之后才添加到其中。Yonatan說：“這樣，他們將了解第一個工具可以做的所有事情，并在集成第二個工具之后以實(shí)現(xiàn)最大利益。”
許多基于云計算的協(xié)作和會議供應(yīng)商正在努力簡化其平臺與其他工具和平臺的集成。作為學(xué)習(xí)過程的一部分，組織應(yīng)該研究系統(tǒng)的集成能力。
Yonatan說：“一個協(xié)作平臺是否可以輕松地與其他協(xié)作平臺集成應(yīng)該是選擇工具時的首要考慮因素之一。這很方便，并且節(jié)省時間。”
(3)可以靈活一些，但不要太靈活
Yonatan表示，組織應(yīng)該強(qiáng)調(diào)使用員工認(rèn)可的平臺，但也要給員工一些探索的余地。他說：“在他們這樣做的時候，他們可能會找到一種更適合的工具，這將使組織受益。但是，由于安全原因，需要給予一些回旋余地。如果認(rèn)為一些工具可能會危害組織信息的安全性，則應(yīng)該嚴(yán)厲禁止。”
(4)制定明確的政策并培訓(xùn)用戶
Fernandez表示，IT和業(yè)務(wù)主管應(yīng)該主動概述具體的協(xié)作用例以及希望員工利用這些服務(wù)的方式。他們應(yīng)該對員工進(jìn)行培訓(xùn)，以推廣使用協(xié)作工具的最佳實(shí)踐。
(5)監(jiān)視使用情況并做好適應(yīng)的準(zhǔn)備。
Fernandez說，“利用分析和儀表板工具，深入了解協(xié)作工具的實(shí)際使用情況。 如果某些解決方案的使用率較低，需要了解原因，并將這些信息納入組織正在進(jìn)行的規(guī)劃和投資決策中。”
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