ERP：孤立的訂單管理

公司ERP 上線至今已4 年了，4年之間，公司的業(yè)務每年20%-30%的快速發(fā)展，組織架構也在不斷的變動調整之中。作為一家2B業(yè)務銷售的企業(yè)，當業(yè)務規(guī)模越來越大，銷售管理部門對ERP系統(tǒng)中的訂單管理現(xiàn)狀開始提出了表現(xiàn)出不滿：

訂單審批工作量巨大，銷售總監(jiān)希望“減負”。一方面，不是所有的訂單都需要他做審批，公司亦要求根據(jù)訂單的金額、是否符合公司價格策略等不同的條件走不同的審批路徑;所以很多時候審批，變成例行公事;而另一方面，雖然ERP提供強大的報表工具，但在審批過程中，這些數(shù)據(jù)無法直觀呈現(xiàn)給審批者，嚴重影響審批速度。審批量大而操作復雜，讓銷售總監(jiān)苦不堪言。

大量的未成交客戶信息被流放。在形成訂單之前的絕大多數(shù)客戶數(shù)據(jù)缺乏系統(tǒng)的記錄和跟蹤手段，客戶信息私有化、斷層現(xiàn)象嚴重。

無底的銷售漏斗。銷售訂單是在ERP 系統(tǒng)中進行管理，而銷售機會管理和設備出庫管理與銷售訂單無關聯(lián)，無法判讀銷售機會是否真的成功簽單，實際簽單的真實情況均無法判斷，這直接導致財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計節(jié)點不一，而每個季度的業(yè)績核算總是忙翻天。

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不僅僅是來自用戶的壓力，還有令人最肉疼的用戶許可費也讓人抓狂。隨著業(yè)務規(guī)模不斷擴張，系統(tǒng)用戶數(shù)亦不斷增長，而銷售人員的用戶占比亦直線上升，lisence費用水漲船高?？磥恚瑑?yōu)化訂單管理勢在必行。

OA流程優(yōu)化銷售過程管理
 

在數(shù)據(jù)關聯(lián)和流程管理方面占據(jù)優(yōu)勢的協(xié)同OA成為絕佳的實踐基地。2011 年初泛微OA系統(tǒng)正式上線。不同于ERP系統(tǒng)上孤立的訂單管理，在泛微協(xié)同OA系統(tǒng)平臺上，實現(xiàn)了從商機提交、到采購、報價審批、訂單審批、出庫申請等整個銷售過程的跟蹤式管理。

OA的非線性思維
 

如果說ERP的流程管理是線性思維，那么協(xié)同OA則是典型的非線性思維，流程信息互通的能力讓協(xié)同OA在過程化的管理中占據(jù)優(yōu)勢。也因此，在協(xié)同OA平臺上，從商機提交流程、銷售訂單流程、出庫流程以至缺貨采購/生產流程并不是一個個孤立的流程，而是環(huán)環(huán)相扣，在各個部門各個流程節(jié)點之間搭起一座隱形的橋梁，共同服務于的一系列流程。比如，商機流程提交上來的客戶信息，可以在銷售訂單審批流程中自動獲取，客戶聯(lián)系人信息與客戶信息聯(lián)動，選擇客戶自動帶動聯(lián)系人信息;比如，出庫發(fā)貨流程關聯(lián)商機信息，追溯整個的商機轉化過程。

OA的靈活性

在一般情況下，業(yè)務人員按照銷售政策洽談訂單，在政策允許的范圍內，訂單審批流程極度簡化，而當銷售訂單大于多少金額、優(yōu)惠力度觸及價格底線，或者客戶潛在價值很大，需要公司在價格或者產品服務商給予支持，而恰恰又超過了區(qū)域經理的權限范圍，這個時候往往需要提交銷售總監(jiān)甚至更高級別的管理者去審批。如果在ERP系統(tǒng)里邊，好幾條流程也未必能夠圓滿地解決這個問題，而在協(xié)同OA系統(tǒng)里邊，一個流程就已足夠。流程提交后系統(tǒng)根據(jù)實現(xiàn)定義好的出口條件，如訂單金額、客戶屬性等自主決定流程路徑和流程審批人，銷售總監(jiān)的審批工作量大大降低。

開放與融合

OA與ERP，一個關注過程、一個關注結果，雙劍合璧，才能做好銷售訂單管理。不管在協(xié)同OA系統(tǒng)還是ERP系統(tǒng)，客戶信息、價格信息、訂單信息、財務信息始終貫穿整個銷售過程，而要實現(xiàn)這些信息的統(tǒng)一，而好的訂單管理一定是能夠把過程性的結果給到結果性的系統(tǒng)，同時讓結果性的數(shù)據(jù)為過程性的工作提供支撐。比如：通過協(xié)同OA與ERP系統(tǒng)在數(shù)據(jù)層面的互通與流程調用，在訂單審批流程中可以快速調用ERP系統(tǒng)中的客戶信息、價格信息，以及以往的報表記錄;流程在流程審批結束后，流程中的訂單數(shù)據(jù)自動寫入ERP 進行處理，ERP 中會增加相應的訂單數(shù)據(jù)。
“OA+ERP”雙劍合璧優(yōu)化銷售訂單管理
銷售訂單流程中的數(shù)據(jù)報表支持

從ERP到協(xié)同OA，帶來的不僅僅是銷售訂單過程化的管理，更重要的是降本增效。據(jù)初步估算，完成訂單管理優(yōu)化后，審批效率可提升200%，而訂單數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)以及審批過程的出錯率也大大降低，更為關鍵的一點在于，銷售條線管理者的審批時間被解放出來，從而有更多的精力投入到核心業(yè)務，而內部流程的高效也帶來用戶滿意度的大幅提升。