然而，并非所有項(xiàng)目都能獲得成功?？紤]到這一點(diǎn)，以下7個(gè)任務(wù)管理策略可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理成功地開展項(xiàng)目。
1.分配職責(zé)
在分配任務(wù)和職責(zé)之前，項(xiàng)目經(jīng)理以清晰有效的方式定義每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的角色和職責(zé)非常重要。
沒有人擁有超人的品質(zhì)，或者確切地知道他們應(yīng)該為給定的項(xiàng)目做些什么和不應(yīng)該做什么，因此，重要的是要清晰地溝通，不要讓團(tuán)隊(duì)成員承擔(dān)可能對(duì)他們的生產(chǎn)力產(chǎn)生不利影響的任務(wù)。
在這里，授權(quán)是關(guān)鍵。每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都應(yīng)該清楚地了解項(xiàng)目每個(gè)階段要執(zhí)行的任務(wù)。因此，將工作委派給合適且有能力的成員非常重要。
2.盡早并經(jīng)常溝通
有效的溝通是成功完成項(xiàng)目的關(guān)鍵要素之一，但往往被忽視。通常情況下，項(xiàng)目經(jīng)理往往認(rèn)為很多事情是理所當(dāng)然的，盡管企業(yè)管理人員一再?gòu)?qiáng)調(diào)其關(guān)鍵作用。
管理人員應(yīng)該確保在項(xiàng)目的整個(gè)階段以明確無(wú)誤的方式與團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行溝通。
有效的溝通有助于項(xiàng)目經(jīng)理避免許多令人不快和不可避免的情況，例如推卸責(zé)任。團(tuán)隊(duì)成員之間缺乏適當(dāng)?shù)臏贤〞?huì)使企業(yè)付出沉重的代價(jià)。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，由于在項(xiàng)目實(shí)施的不同階段缺乏適當(dāng)?shù)臏贤ǎ恍┢髽I(yè)遭受了巨大的損失。
從本質(zhì)上來(lái)說，管理人員必須簡(jiǎn)化團(tuán)隊(duì)的溝通流程。建立適當(dāng)?shù)臏贤ㄇ酪员ＷC所有團(tuán)隊(duì)成員之間的信息自由和穩(wěn)定流動(dòng)非常重要。
團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都應(yīng)該得到項(xiàng)目經(jīng)理的澄清和回答，項(xiàng)目經(jīng)理還需以各種方式鼓勵(lì)他們，以提高他們的生產(chǎn)力。
3.避免多任務(wù)處理
很多項(xiàng)目通常涉及多任務(wù)處理。然而，在實(shí)施項(xiàng)目過程中同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)的項(xiàng)目經(jīng)理通常會(huì)發(fā)現(xiàn)，執(zhí)行多項(xiàng)任務(wù)并沒有產(chǎn)生預(yù)期的結(jié)果。
這就像“貪多嚼不爛”一樣，或者在更糟糕的情況下使項(xiàng)目的實(shí)施受到了影響。而那些成功的項(xiàng)目管理者在嘗試之后意識(shí)到多任務(wù)處理是徒勞的，最終避免多任務(wù)處理。
與其相反，將大型任務(wù)劃分為更小且易于執(zhí)行的工作。這樣，項(xiàng)目經(jīng)理就可以專注逐步完成每一項(xiàng)任務(wù)，而不會(huì)被更多任務(wù)分心。
4.找到合適的任務(wù)管理軟件
自動(dòng)化和流程可以為項(xiàng)目經(jīng)理提供幫助，這需要采用良好的項(xiàng)目管理軟件。
市場(chǎng)上有許多解決方案，項(xiàng)目經(jīng)理因此應(yīng)該首先定義其需求，并根據(jù)這些需求評(píng)估選項(xiàng)。但總的來(lái)說，需要尋找更加靈活、功能豐富的解決方案，這些解決方案?jìng)?cè)重于易于更新的狀態(tài)，并包括自動(dòng)化和多種方式，將項(xiàng)目視為看板、列表、日歷等。
涵蓋從頭腦風(fēng)暴和解決問題到任務(wù)管理的整個(gè)項(xiàng)目范圍的工具對(duì)于優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說是關(guān)鍵。Meister Task和Mind Meister等工具可以無(wú)縫集成并涵蓋從創(chuàng)意生成到行動(dòng)和任務(wù)的整個(gè)項(xiàng)目過程。
5.加強(qiáng)協(xié)作和參與
作為項(xiàng)目經(jīng)理，不應(yīng)該孤立地工作;在展示其任務(wù)管理優(yōu)勢(shì)時(shí)，必須讓其團(tuán)隊(duì)成員充滿信心。
項(xiàng)目經(jīng)理需要定期與其團(tuán)隊(duì)成員互動(dòng)，以便清楚地了解項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)、實(shí)際情況、團(tuán)隊(duì)成員的需求和不滿，以及當(dāng)前任務(wù)管理策略中任何未發(fā)現(xiàn)的問題。在收到他們的反饋之后，項(xiàng)目經(jīng)理可以更好地組織完成任務(wù)。
項(xiàng)目經(jīng)理也不應(yīng)該在分配核心職責(zé)和關(guān)鍵任務(wù)的工作之后不再參與。這樣做會(huì)危及整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展。因此，項(xiàng)目經(jīng)理定期跟進(jìn)參與項(xiàng)目的各個(gè)方面是非常重要的，這符合項(xiàng)目成功的最大利益。
這并不意味著項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該通過微觀管理來(lái)參與項(xiàng)目的每一個(gè)細(xì)節(jié)。作為項(xiàng)目經(jīng)理，需要做的就是在其團(tuán)隊(duì)需要時(shí)可以隨時(shí)聯(lián)系。
6.經(jīng)常征求反饋
在成功完成任何項(xiàng)目時(shí)，反饋非常重要。應(yīng)該始終有足夠的空間來(lái)提供和接收反饋。作為項(xiàng)目經(jīng)理，可以就項(xiàng)目的各個(gè)關(guān)鍵方面提供反饋。與此同時(shí)，可以在任何認(rèn)為必要的地方從其團(tuán)隊(duì)成員那里獲取反饋。這樣就可以確保項(xiàng)目經(jīng)理和其團(tuán)隊(duì)成員之間始終保持融洽的關(guān)系。
反饋還有助于管理人員靈活采取行動(dòng)，或重新審視已經(jīng)采取的行動(dòng)。而靈活性和隨時(shí)準(zhǔn)備適應(yīng)不斷變化的情況或趨勢(shì)對(duì)于在出現(xiàn)問題時(shí)進(jìn)行調(diào)整非常重要。這樣做將確保其團(tuán)隊(duì)和工作流程一直發(fā)展，并且正在努力實(shí)現(xiàn)最佳結(jié)果。
7.設(shè)定切合實(shí)際的截止日期
為了成功完成項(xiàng)目，重要的是為其每個(gè)子任務(wù)設(shè)定切合實(shí)際的截止日期。始終為每個(gè)任務(wù)設(shè)置子截止日期，將確保未完成的工作不會(huì)累積，從而可能導(dǎo)致項(xiàng)目被過度拖延。
項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該在盡職調(diào)查并與整個(gè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行廣泛討論之后設(shè)定明確的截止日期，并必須確保他們?cè)O(shè)定的最后期限或里程碑確實(shí)可以實(shí)現(xiàn)。同樣重要的是，項(xiàng)目經(jīng)理不要對(duì)其團(tuán)隊(duì)施加過大的壓力。
如果企業(yè)還沒有實(shí)施敏捷項(xiàng)目管理，也應(yīng)該將其視為與團(tuán)隊(duì)一起定義切合實(shí)際的最后期限的一種方法。
項(xiàng)目和人員一樣，總是獨(dú)一無(wú)二的。盡管存在差異，但仍有一些通用的策略，上述策略適用于大多數(shù)項(xiàng)目。因此需要學(xué)習(xí)和使用這些策略，并將它們?nèi)谌氲巾?xiàng)目管理中。
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