隨著世界各地的組織都在調(diào)整以適應(yīng)在家辦公，主管們想知道他們該如何管理自己的團(tuán)隊(duì)。最終目標(biāo)是盡快實(shí)現(xiàn)最高工作效率，但如果沒有計(jì)劃，這是不可能實(shí)現(xiàn)的。我的團(tuán)隊(duì)已經(jīng)完全處于遠(yuǎn)程辦公方式超過15年了。我將在下面分享一些我們的經(jīng)驗(yàn)，但在此之前，我想請你先審視一下自己的組織，然后針對自己的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)來提出這樣一個(gè)問題：誰是你們遠(yuǎn)程辦公方面的專家?在這種新的工作環(huán)境下，工作最高效的團(tuán)隊(duì)的主管是誰?
我之所以首先要問這個(gè)問題，是因?yàn)槲遗c你分享的所有經(jīng)驗(yàn)都必須根據(jù)你的組織文化、規(guī)模、現(xiàn)有技術(shù)、安全要求等來調(diào)整。為什么不從組織內(nèi)部開始尋找專業(yè)技能呢?你可以通過尋找高效團(tuán)隊(duì)所具備的一些跡象來找到這位主管，比如具有明確的工作角色、可交付的工作成果、績效指標(biāo)、工作量以及他們能夠既完成自己的工作還能幫助他人。他們可能會通過網(wǎng)絡(luò)會議定期進(jìn)行交流(因?yàn)橹車鷽]有“飲水機(jī)”)，可能會分享最佳實(shí)踐，以及互相幫助解決每天出現(xiàn)的新難題。他們還可能知道，如果一個(gè)或多個(gè)人生病，而且一段時(shí)間內(nèi)無法工作，誰可以來擔(dān)任這一工作。
當(dāng)找到這個(gè)人后，你可以讓他或她來講解，管理一支高效虛擬團(tuán)隊(duì)實(shí)際上需要做哪些工作。然后，你可以讓他將這方面的知識傳授給需要幫助的主管。就像很多專家一樣，遠(yuǎn)程辦公方面的專家可能是本能地完成這項(xiàng)工作，你可能需要提示他來講解其中的秘訣。
我與我們的遠(yuǎn)程辦公專家特蕾莎·卡娜迪(Teresa Canady)進(jìn)行了交流，以了解她如何使其虛擬團(tuán)隊(duì)高效工作。以下是這次交談所聽到的一個(gè)“任務(wù)和技能”列表。
• 為遠(yuǎn)程工作站(包括備用設(shè)備)進(jìn)行設(shè)置、測試和故障排除
• 預(yù)料到意外斷電，配備備用連接
• 設(shè)定和溝通整個(gè)團(tuán)隊(duì)的當(dāng)前工作量
• 使用RASCI(工作角色定義模型)來明確與當(dāng)前工作量相關(guān)的工作角色
• 在關(guān)鍵時(shí)刻準(zhǔn)備并主持簡短的每日“站立”電話會議，以檢查工作，排除故障和分享最佳實(shí)踐
• 參加每周的項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r電話會議(針對一線人員)
• 在分配工作和對團(tuán)隊(duì)成員需求進(jìn)行回應(yīng)時(shí)，請考慮時(shí)區(qū)差異、溝通偏好和學(xué)習(xí)方式
• 與直接下屬和其他主要合作伙伴安排和舉行簡短且定期的一對一在線會議
• 要求提供并回復(fù)每周200個(gè)字的項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告
• 通過電子郵件對工作給予反饋
• 通過電話或視頻對工作給予反饋
• 為團(tuán)隊(duì)籌備和定期舉行繼續(xù)教育會議，以傳達(dá)新標(biāo)準(zhǔn)
• 作為虛擬團(tuán)隊(duì)來慶祝工作成果
• 重新設(shè)定和加強(qiáng)虛擬團(tuán)隊(duì)文化
請注意，每個(gè)短語都以一個(gè)行為動詞開頭，這樣你就可以告訴其他主管要“去做”某個(gè)項(xiàng)目。而且，每個(gè)任務(wù)都可以一次性解釋清楚。如果你已經(jīng)為這些項(xiàng)目制定了標(biāo)準(zhǔn)，則可以在每個(gè)項(xiàng)目后面附加一個(gè)鏈接。如果沒有制定標(biāo)準(zhǔn)，你可以通過讓你的“專家”講述他/她為使每個(gè)項(xiàng)目高效運(yùn)行做了哪些工作，從而有助于將相關(guān)知識傳授出去。他們只需回答以下問題，就可以為每個(gè)問題寫一個(gè)簡短的文檔(500字)：
• 此任務(wù)的步驟有哪些?
• 其他人在執(zhí)行此任務(wù)時(shí)應(yīng)避免哪些錯誤?
• 最佳做法是什么?
• 我怎么知道它是可行的?
可將此內(nèi)容發(fā)給組織內(nèi)的所有主管，以供他們遵循。此內(nèi)容也可以分享給一線的所有人員，以便他們可以幫助其主管提升整個(gè)團(tuán)隊(duì)的效率。
隨著你在居家辦公環(huán)境中不斷提高敏捷性和工作效率，你就可以編輯工作任務(wù)列表，可以改進(jìn)每個(gè)任務(wù)中的問題答案，從而不斷提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力和士氣。我可以憑豐富的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)告訴你，如果你創(chuàng)建一些支持遠(yuǎn)程辦公的系統(tǒng)，那么你可以在世界任何地方使遠(yuǎn)程辦公成功高效地運(yùn)行。
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