差距分析定義
差距分析是一種將業(yè)務(wù)流程、項目、戰(zhàn)略或IT解決方案的實際績效水平與期望績效水平進(jìn)行比較的方法。
差距分析(有時稱為“需求分析”或“需求評估”)是確定業(yè)務(wù)需求和評估業(yè)務(wù)需求是否得到滿足的重要工具。這對于企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃至關(guān)重要，可以利用差距分析來確定政策、流程、技術(shù)、戰(zhàn)略方面的績效差距，并確定如何彌合未來的差距。
差距分析過程
進(jìn)行有效的差距分析有六個關(guān)鍵步驟：
1. 識別在績效和資源分配方面對分析當(dāng)前業(yè)務(wù)流程至關(guān)重要的任何相關(guān)信息。根據(jù)活動的性質(zhì)，可能需要許多來源來收集信息。
2.確定當(dāng)前的業(yè)務(wù)狀況。這涉及記錄企業(yè)當(dāng)前的流程、資源、技術(shù)。
3.確定所需的狀態(tài)。這就是組織想要的方式和地點(diǎn)。
4.確定兩個狀態(tài)之間可能存在的差距。為此，企業(yè)必須識別并映射流程、資源、策略或資源中的所有缺失部分。這將幫助企業(yè)縮小差距，使其當(dāng)前狀態(tài)與其期望的結(jié)果保持一致。
5.制定與企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃或績效改進(jìn)相關(guān)的具體目標(biāo)。
6.制定并實施糾正計劃，以填補(bǔ)當(dāng)前績效水平與預(yù)期目標(biāo)之間的差距。
差距分析模板
在執(zhí)行差距分析時，文檔是至關(guān)重要的。因此，大多數(shù)差距分析都是從一個模板開始的，在該模板中，差距分析的元素顯示在各列中。差距分析模板的常見元素包括：正在分析的項目(或流程或團(tuán)隊成員)、項目的當(dāng)前狀態(tài)、項目的所需狀態(tài)、現(xiàn)有差距、操作項目、任務(wù)受讓人、優(yōu)先級、相關(guān)性、任務(wù)狀態(tài)和其他注意事項。
•正在分析的項目：用于識別需要進(jìn)行差距分析的人員、流程、政策或技術(shù)。重點(diǎn)領(lǐng)域可以從單個部門到整個組織。
•當(dāng)前狀態(tài)：標(biāo)識正在分析的項目的當(dāng)前狀況。它應(yīng)該包括一個對當(dāng)前事情的執(zhí)行方式的詳細(xì)而全面的說明。
•所需狀態(tài)：突出顯示正在分析的項目的目標(biāo)條件。
•現(xiàn)有差距：差距分析師描述了當(dāng)前狀態(tài)與所需狀態(tài)之間存在的差距的性質(zhì)。該領(lǐng)域還應(yīng)強(qiáng)調(diào)造成差距的差距因素的成分。還包含一個清晰、具體、客觀的原因列表。差距描述的組成部分可以是定性項目，如工作場所的多樣性，也可以是定量項目，如特定領(lǐng)域的許多客戶。
•行動項目：列出了所有可能的措施和解決方案，這些措施和解決方案可以填補(bǔ)當(dāng)前狀態(tài)和所需狀態(tài)之間已確定的差距。解決方案應(yīng)該具體，并符合差距說明中給出的因素。彌補(bǔ)差距的建議或解決方案可能包括提高工資以提高員工滿意度，或為營銷活動釋放更多資金以增加特定領(lǐng)域的客戶數(shù)量。
•任務(wù)受讓人：列出了分配給解決差距所需的每個行動項目的任何內(nèi)部或外部人員。
•優(yōu)先事項：確定優(yōu)先事項，以幫助團(tuán)隊和任務(wù)受讓人了解應(yīng)按哪種順序處理哪些差距。
•依賴性：通過識別可能依賴于其他任務(wù)的部分或完全完成的任務(wù)來幫助確定優(yōu)先級。
•任務(wù)狀態(tài)：為團(tuán)隊提供每項任務(wù)的進(jìn)度或狀態(tài)更新，以幫助所有人保持同步。
•其他考慮因素：可以是特定差距分析模板的一部分，或者通常有一個列表，其中可以列出團(tuán)隊需要考慮的任何其他內(nèi)容，例如限制、條件、假設(shè)或風(fēng)險。
差距分析工具
如今，市場上存在各種差距分析工具，企業(yè)可以更輕松地進(jìn)行差距分析。這些工具可確保間隙分析正確完成，并且不會出現(xiàn)任何問題。以下是四種最常用的分析工具：
•魚骨分析法：這種因果可視化工具有助于分析人力、方法、指標(biāo)、機(jī)器、材料和時間。它有助于確定每個領(lǐng)域如何與可能存在的潛在問題相關(guān)聯(lián)，并且通常用于確定問題的根本原因。
•麥肯錫7S框架：該工具以咨詢機(jī)構(gòu)麥肯錫公司命名，用于確定滿足或不滿足期望的組織的特定方面。它是通過七個以人為本的類別來分析企業(yè)，其中包括戰(zhàn)略、結(jié)構(gòu)、員工、系統(tǒng)、風(fēng)格、技能、共同價值觀。
•SWOT分析：SWOT代表優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會和威脅。這些因素會影響產(chǎn)品、項目或人員的效率和成功。SWOT分析通過發(fā)揮自身優(yōu)勢，根據(jù)需要分配資源，同時避免潛在威脅，幫助企業(yè)確定最佳可行的解決方案。
•Nadler-Tushman模型：這個模型以教授David Nadler和Michael Tushman命名，Nadler-Tushman模型也稱為組織一致性模型，研究業(yè)務(wù)流程如何共同工作，以及差距如何影響組織或公司的運(yùn)營效率。Nadler-Tushman模型通過將一個組織的業(yè)務(wù)流程分為輸入、轉(zhuǎn)換和輸出來評估其運(yùn)營，從而確定運(yùn)營差距。輸入是指工作環(huán)境、使用的物理和非物理資源以及工作場所環(huán)境。轉(zhuǎn)換表示存在于將輸入更改為輸出的地方的現(xiàn)有過程、人員、流程。
差距分析報告
在確定最佳資源分配時，項目管理、流程改進(jìn)以及小型到大型企業(yè)內(nèi)的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型團(tuán)隊通常會使用差距分析和相關(guān)報告。差距分析報告可幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和主要利益相關(guān)者了解業(yè)務(wù)各個領(lǐng)域可能存在的運(yùn)營差距。報告應(yīng)包括確定差距，解決每個問題的路線圖，每個問題的影響和風(fēng)險及其補(bǔ)救措施，正在取得的進(jìn)展以及任何決議的最終結(jié)果。從本質(zhì)上講，它是企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)營效率的一個晴雨表。
作為一種廣泛采用的識別績效差距的機(jī)制，企業(yè)需要利用差距分析來轉(zhuǎn)變其運(yùn)營的各方面，并為利益相關(guān)者提供更高的價值。
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