淺談客服中心員工情緒管理這件事

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作者:李紅飛

2016-10-09 15:41:37

摘自:51Callcenter

我們?yōu)樗麄冮_(kāi)一堂《開(kāi)動(dòng)你的大腦》的幸福課,教給員工自我思考的方法,引導(dǎo)員工反思,發(fā)現(xiàn)內(nèi)心的追求。我們?yōu)樗麄冮_(kāi)一堂《記錄生活》的幸福課,教給員工一些工具和方法,引導(dǎo)員工梳理自己的生活和工作,條理起來(lái),有條不紊地運(yùn)作。

情緒是一件與幸福相關(guān)的事,這不禁讓我想起2012年的一期新聞聯(lián)播:記者沿街采訪“你幸福嗎?”一時(shí)之間讓“幸福”成為網(wǎng)絡(luò)熱詞。什么是幸福?幸福是一種心理情緒,是一種主觀感受,其內(nèi)涵因人而異,但無(wú)不與客觀因素密切關(guān)聯(lián),也就是說(shuō)幸福雖然是內(nèi)心的主觀情緒,但這種情緒會(huì)受到客觀因素的影響。

我們都希望從工作中獲得良好的主觀情緒,進(jìn)而收獲幸福,但客服中心工作中常有的實(shí)際情況是客戶又給你回了個(gè)不滿意,你竟然被客戶投訴了,你這個(gè)月的指標(biāo)又拖了班組的后腿,績(jī)效成績(jī)又沒(méi)搞上去,預(yù)期目標(biāo)還是沒(méi)有達(dá)成……你的情緒受到嚴(yán)重干擾,這時(shí)有人采訪你:“你幸福嗎?”你會(huì)怎么回答?既然情緒影響了員工的幸福感,那么員工情緒管理就成為客服中心不得不說(shuō)的一件事。一、如何看待員工情緒化問(wèn)題客服中心的工作具有較大的重復(fù)性,日復(fù)一日機(jī)械性的工作容易讓人產(chǎn)生疲憊甚至厭倦的心理情緒,這種情緒會(huì)對(duì)工作產(chǎn)生一定影響,具體可以表現(xiàn)為工作積極性不高、主動(dòng)性不強(qiáng)、創(chuàng)新性不足等。社會(huì)性是人的本質(zhì)屬性,人與周圍的事物密切關(guān)聯(lián),這些相關(guān)聯(lián)的事物就會(huì)影響人的情緒。具體而言,個(gè)人婚戀狀況、家庭情況、工作中所涉及的各維度的關(guān)系、工作性質(zhì)帶來(lái)的各類壓力、工作外環(huán)境與工作內(nèi)環(huán)境的協(xié)調(diào)狀況、多重角色的沖突、個(gè)體能力水平差異、個(gè)體主觀態(tài)度的取向都是影響員工情緒的因素(如圖1)。

所以,員工情緒化既是正?,F(xiàn)象,是人之常情,我們應(yīng)該正視。同時(shí)員工情緒化又會(huì)對(duì)個(gè)人以及工作帶來(lái)一定的影響,我們也應(yīng)該重視。二、如何對(duì)員工情緒進(jìn)行管理(一)有效利用班前會(huì)班前會(huì)好比“餐前頭盤”,應(yīng)該起到“開(kāi)胃”的作用。除了基本的點(diǎn)名和業(yè)務(wù)宣貫外,班前會(huì)可以有更豐富意義的定位。班前會(huì)的時(shí)間短,但完全可以通過(guò)增加內(nèi)容的厚度來(lái)形成獨(dú)特鮮明的班前會(huì)文化。我們可以將班前會(huì)版塊化分為宣講、互動(dòng)、激勵(lì)、分享四大版塊(如圖2)。宣講版塊,我們進(jìn)行必要的點(diǎn)名,強(qiáng)調(diào)必要緊急重要的業(yè)務(wù)或注意事項(xiàng)。互動(dòng)有很多有效的方法,如領(lǐng)讀、問(wèn)答、變“被動(dòng)的聽(tīng)”為“主動(dòng)的參與”。班前會(huì)是連貫的,激勵(lì)就可以通過(guò)“昨天、今天、明天”的連貫方式實(shí)現(xiàn)。昨天強(qiáng)調(diào)的事情你今天做好了,零問(wèn)題率,不妨每人發(fā)放一張積分卡,以周為單位在班前會(huì)上進(jìn)行禮品兌換發(fā)放。出現(xiàn)問(wèn)題了,怎么懲罰?讓他領(lǐng)讀。批評(píng)一定是有方法的,成年人更要講究尊重。領(lǐng)讀一是讓他記住,同時(shí)也是一種變相的告誡,下次不可犯同樣的錯(cuò)誤。班前會(huì)的基調(diào)應(yīng)該高昂,能夠激發(fā)士氣,不吝惜贊揚(yáng)和欣賞,讓員工帶著良好的情緒開(kāi)始一天的工作,分享就可以起到這樣的作用。人的情緒是非常微妙的,我們可不可以分享一個(gè)小故事、分享幾句名人名言、分享一些贊美勵(lì)志的話、分享一個(gè)笑話、分享一種傳遞愛(ài)和信任的動(dòng)作、分享一個(gè)典型案例、分享一種新的工作方法,通過(guò)這種方式給員工以表現(xiàn)的機(jī)會(huì),讓員工參與進(jìn)來(lái)。 我們可不可以拍下這些幸福的瞬間,讓班前會(huì)上墻,讓流程化的東西活潑起來(lái),給常規(guī)的東西涂上一些色彩,讓班前會(huì)變成調(diào)動(dòng)員工情緒積極性的一把鑰匙。

(二)使用科學(xué)的情緒調(diào)適法情緒與身體的生理機(jī)制有關(guān),所以我們可以借助一些科學(xué)方法來(lái)幫助員工進(jìn)行情緒調(diào)適。比如壓力調(diào)適。科學(xué)研究證實(shí)人腦工作時(shí)至少會(huì)產(chǎn)生四個(gè)不同的腦電波,分別是β波(緊張)、α波(身體放松、大腦活躍)、θ波(受暗示狀態(tài))和δ波(深睡眠狀態(tài))。管理人員可以有效利用這一生理結(jié)構(gòu)特點(diǎn)并借助一些方法促成α腦波狀態(tài),幫助員工進(jìn)行壓力調(diào)適和舒緩。通過(guò)壓力測(cè)試方式鎖定需要重點(diǎn)關(guān)注的員工,在員工休息室播放α腦波音樂(lè),借助音樂(lè)節(jié)拍的刺激產(chǎn)生大腦共振,促成腦波調(diào)整為α波狀態(tài),幫助員工實(shí)現(xiàn)情緒穩(wěn)定和放松(圖3)。

在哈佛有一門課程叫“幸福課”(積極心理學(xué)),它一舉擊敗哈佛的王牌課程“經(jīng)濟(jì)學(xué)導(dǎo)論”,成為哈佛最受歡迎的課程。該課的講授者是一位名叫泰勒·本-沙哈爾(Tal Ben-Shahar)的年輕講師,他在課堂中并沒(méi)有教給學(xué)生什么成功的大道理,而是諄諄善誘“你要快樂(lè)和幸福”。他的著作《幸福的方法》被翻譯成多國(guó)文字出版,風(fēng)靡全球。為什么?答案是人們都渴望觸摸幸福。我們不妨也把這樣的幸福課搬進(jìn)客服中心,幫助我們的員工形成獲得幸福的思維方式,影響員工情緒的因素就是客服中心幸福課的課題。員工不自信?我們?yōu)樗麄冮_(kāi)一堂《你能行》的幸福課,幫助員工發(fā)現(xiàn)自己的潛能,勇于接受挑戰(zhàn)、解決問(wèn)題。員工固步自封?我們?yōu)樗麄冮_(kāi)一堂《開(kāi)動(dòng)你的大腦》的幸福課,教給員工自我思考的方法,引導(dǎo)員工反思,發(fā)現(xiàn)內(nèi)心的追求。員工一蹶不振?我們?yōu)樗麄冮_(kāi)一堂《利用失敗》的幸福課,幫助員工正確看待生活和工作中的挫折,教給他們總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),實(shí)現(xiàn)自我成長(zhǎng)。員工疑惑?我們?yōu)樗麄冮_(kāi)一堂《認(rèn)識(shí)自我》的幸福課,引導(dǎo)員工正確認(rèn)識(shí)自己,承認(rèn)自己的優(yōu)點(diǎn),也學(xué)會(huì)接納自己的不完美。員工雜亂無(wú)章?我們?yōu)樗麄冮_(kāi)一堂《記錄生活》的幸福課,教給員工一些工具和方法,引導(dǎo)員工梳理自己的生活和工作,條理起來(lái),有條不紊地運(yùn)作。員工冷漠?我們?yōu)樗麄冮_(kāi)一堂《感恩》的幸福課,引導(dǎo)員工發(fā)現(xiàn)和調(diào)動(dòng)身邊的積極關(guān)系,懂得互惠互利,享受被愛(ài)的同時(shí)學(xué)會(huì)愛(ài)別人。顯然,僅僅是聽(tīng)課還是不夠的,關(guān)鍵還要有實(shí)際行動(dòng),可以通過(guò)設(shè)置一些引導(dǎo)性的問(wèn)題來(lái)鼓勵(lì)員工自我反思、自我探索,將幸福的內(nèi)容具體化,消化到員工心里,轉(zhuǎn)化為員工的自發(fā)自覺(jué)行為,幫助員工進(jìn)行情緒的自我疏導(dǎo),長(zhǎng)效提升幸福感(如圖4)。

(三)對(duì)員工行為進(jìn)行人性干預(yù)情緒會(huì)刺激行為,觀察員工行為是判定員工情緒的有效做法,這對(duì)管理者提出一定的要求,要求管理者增強(qiáng)對(duì)員工情緒變化的敏感性。質(zhì)檢人員在同屏監(jiān)聽(tīng)的時(shí)候,如果監(jiān)聽(tīng)到一些比較難處理、耗時(shí)較長(zhǎng)的通話就要提高敏感度去思考這通電話員工的處理難度在哪兒?我能給他提供怎樣的指導(dǎo)和幫助?員工情緒是否受到影響?我應(yīng)該怎樣進(jìn)行引導(dǎo)?當(dāng)捕捉到這些訊息之后可以及時(shí)給員工發(fā)便簽,鼓勵(lì)員工“你剛才處理的很好,請(qǐng)注意調(diào)整情緒,開(kāi)心工作”,如有必要可以進(jìn)行巡視,走到員工身邊給員工倒杯水,輕拍員工的肩頭,讓員工感覺(jué)到自己被理解和被關(guān)心,說(shuō)的通俗一點(diǎn)兒,就是讓員工感覺(jué)到身后有自己的娘家人??记谌藛T在發(fā)現(xiàn)員工遲到、早退、缺勤等異常情形時(shí)要及時(shí)向周圍同事及員工本人了解情況,不是帶著批評(píng)和責(zé)備,而是切實(shí)關(guān)注員工情緒,員工是否遇到了什么難處?需不需要組織提供幫助?通過(guò)交談去判別影響員工情緒的原因,尋找從管理角度幫助員工克服困難的方法,既讓員工感覺(jué)到溫暖,又有利于日常管理效能的提升。指標(biāo)負(fù)責(zé)人員監(jiān)控到員工的指標(biāo)變化,某位員工連續(xù)一周滿意度指標(biāo)不佳,可以與這名員工約談,了解員工近期的思想動(dòng)態(tài),找到影響指標(biāo)的癥結(jié),幫助員工解決問(wèn)題??头肀煌对V了,投訴處理人員在聽(tīng)錄音的過(guò)程中不單純要識(shí)別到客服代表的不足,更要觀測(cè)不足產(chǎn)生的原因,思考投訴產(chǎn)生后怎么安撫客服代表的情緒,先處理員工情緒,再幫助員工處理問(wèn)題(圖5)。

管理者不是給員工找麻煩的人,而是幫助員工解決麻煩的人,通過(guò)對(duì)員工行為的人性干預(yù)幫助員工在工作時(shí)間內(nèi)保持良好的情緒狀態(tài)。這里我們說(shuō)我們要管理員工情緒,但情緒管理絕不是放縱員工犯錯(cuò)誤,而是一種正向的積極的引導(dǎo)和干預(yù)。不能忽視的是,管理者自身也會(huì)有自己的情緒,所以管理者的自我情緒管理同樣重要。情緒管理不是單方面的事,涉及團(tuán)隊(duì)協(xié)作、環(huán)境建設(shè)、企業(yè)文化、制度建設(shè)等多方面,三言兩語(yǔ)無(wú)法盡述。任何一種外界的干預(yù)方法都不是萬(wàn)能的,真正的情緒管理與員工個(gè)人領(lǐng)悟和修煉有極大關(guān)系,所以筆者想發(fā)出一種呼吁:只有真正成為掌控自己情緒的主人,主動(dòng)端正心態(tài),積極發(fā)現(xiàn)樂(lè)趣,切實(shí)辨認(rèn)自己,才能發(fā)揮情緒的正面力量,提高角色幸福感。

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