當(dāng)使用企業(yè)文件同步共享應(yīng)用時(shí)，一些最大的障礙可能會(huì)在初始部署的過程中出現(xiàn)。

在你評(píng)估企業(yè)同步和共享工具時(shí)，應(yīng)該考慮哪些問題可以幫助你保持對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)的控制并減少攜帶自己的應(yīng)用(BYOA)的傾向?產(chǎn)品本身的特性和功能自然很重要，需求因用例不同而不同。但當(dāng)組織專注于功能時(shí)往往會(huì)忽視來(lái)自一個(gè)領(lǐng)域的擔(dān)憂：推出過程中所涉及到的各種挑戰(zhàn)。

以下簡(jiǎn)短的列出了企業(yè)同步共享所涉及的各種陷阱，以及你能夠采取的措施。

沒有正式的政策和指南就跳到BYOD

這并不僅是企業(yè)同步和共享的特有挑戰(zhàn)，但在你推出移動(dòng)生產(chǎn)力應(yīng)用時(shí)值得注意。為員工提供工具讓他們能夠在任何地方，使用任何設(shè)備工作可以對(duì)提高員工的工作效率起到正面的影響。企業(yè)戰(zhàn)略集團(tuán)發(fā)現(xiàn)80%的有正式BYOD政策(而不是松散的準(zhǔn)則)的公司已經(jīng)看到員工工作效率的提高和幫助服務(wù)臺(tái)呼叫次數(shù)的減少。實(shí)際上，30%的公司已經(jīng)看到顯著的生產(chǎn)率提高，只有2%的公司報(bào)告說產(chǎn)生了負(fù)面影響，并增加了IT幫助臺(tái)呼叫次數(shù)。

那些允許BYOD但并沒有正式政策條款的公司中的大多數(shù)也看到了生產(chǎn)力的相應(yīng)提高;然而，只有7%的公司報(bào)告生產(chǎn)力有顯著的提升，而36%的報(bào)告顯示生產(chǎn)力沒有變化，以及8%的報(bào)告認(rèn)為產(chǎn)生了負(fù)面的影響并增加了幫助臺(tái)呼叫。所以，在你急忙跳進(jìn)BYOD前，確保指導(dǎo)方針的落實(shí)到位，指導(dǎo)員工什么設(shè)備適合在你的環(huán)境中使用，有哪些可用的應(yīng)用程序，如何訪問企業(yè)應(yīng)用程序。你還應(yīng)該提供應(yīng)用程序的使用指南。

評(píng)估過程沒有包括移動(dòng)工作人員

對(duì)生產(chǎn)力應(yīng)用的移動(dòng)和便捷訪問無(wú)疑影響了員工關(guān)于如何與應(yīng)用程序交互的看法。他們期望可以達(dá)到像消費(fèi)者喜歡的那種易用性，但在很大程度上又認(rèn)識(shí)到他們?cè)谄髽I(yè)工具上不會(huì)得到完整的消費(fèi)者體驗(yàn)。然而這都可以接受。但如果你在評(píng)估的過程中包含了移動(dòng)的利益相關(guān)者，你成功部署企業(yè)同步共享工具的機(jī)會(huì)將會(huì)顯著增加。你會(huì)更深入的了解到他們是如何以及在何處工作的一些相關(guān)的細(xì)微差別，并確保產(chǎn)品滿足這些需求。你會(huì)明白從易用性角度來(lái)看什么是可接受的折衷。而且，最重要的是，你將得到很多高手，他們將幫助你推廣一個(gè)他們參與了選擇過程的產(chǎn)品。涉及到用戶使用時(shí)千萬(wàn)不要小看口碑冠軍—這是移動(dòng)應(yīng)用程序推廣和應(yīng)用的主要方式。

假定有個(gè)適合所有企業(yè)的同步和共享產(chǎn)品

不同的工具在安全性和控制上相差很大。因此，你應(yīng)該研究公司的使用情況。許多企業(yè)嘗試部署一個(gè)能夠滿足所有用戶需求的產(chǎn)品--這往往意味著是按照最安全的用例來(lái)部署。不幸的是，這給了用戶和數(shù)據(jù)可能不需要的大量的安全控制。而這會(huì)導(dǎo)致接下來(lái)的BYOA問題。

認(rèn)識(shí)安全上的差異，為正確的用例部署合適的工具。雖然這意味著需要更多的廠商，許可和IT周期來(lái)管理不同的產(chǎn)品，但從整體上看這也意味著會(huì)有更多的應(yīng)用以及更安全更受保護(hù)的企業(yè)數(shù)據(jù)。但是，這可能會(huì)導(dǎo)致用戶需要使用多個(gè)產(chǎn)品才能完成跨界的任務(wù)。市場(chǎng)上有一些產(chǎn)品像Citrix，Accellion和 Egnyte都有提供連接器的功能。

忽略培訓(xùn)

似乎每個(gè)廠商都宣揚(yáng)自己的客戶端接口是多么易用和“受消費(fèi)者親睞”。然而，對(duì)新手進(jìn)行工具和挑戰(zhàn)的培訓(xùn)一直都是組織部署企業(yè)同步和共享工具產(chǎn)品的兩大挑戰(zhàn)之一， 僅次于安全問題。企業(yè)文件同步和共享工具在使用恰當(dāng)時(shí)可以很強(qiáng)大。并且企業(yè)工具可以做到比消費(fèi)工具更多的事情。他們之所以不像消費(fèi)工具那么好用也僅僅是因?yàn)檫@個(gè)原因而已。因此，請(qǐng)確保你的員工了解如何執(zhí)行基本和高級(jí)功能--他們對(duì)你推行的工具了解得越清楚，就越不可能回復(fù)到自己過去的BYOA方式。

使用錯(cuò)誤措施達(dá)到成功

你需要用戶使用公司的工具以保護(hù)數(shù)據(jù)的安全性。我們經(jīng)?？吹狡髽I(yè)衡量使用率的方法是完全基于工具部署的數(shù)量。但是，僅僅因?yàn)橛脩粝螺d了客戶端，也許加載了一些數(shù)據(jù)到自己的帳戶中，并不意味著他們正在使用這些工具。更好的成功措施是圍繞活動(dòng)本身—用戶多久訪問一次他們的帳戶，有多少存儲(chǔ)和共享的文件，有多少鏈接是共享的，以及有多少個(gè)文件有評(píng)論意見。你的員工也許會(huì)上傳企業(yè)客戶端，但早期仍然使用自己的BYOA賬戶，但由于你展開了培訓(xùn)，甚至鼓勵(lì)使用，你會(huì)看到這種活動(dòng)的上升。而隨著活動(dòng)的增加，你對(duì)公司數(shù)據(jù)的控制和管理水平也將提高。