由于技術(shù)故障、日程安排挑戰(zhàn)，或缺乏會議重點，參加遠(yuǎn)程會議也可能是一種痛苦的經(jīng)歷。為了簡化這一過程，很多企業(yè)已開始在遠(yuǎn)程會議中采用新技術(shù)。
統(tǒng)一溝通平臺RingCentral公司首席信息官Trevor Schulze說：“對遠(yuǎn)程商務(wù)會議進(jìn)行改造并不是什么新鮮事。而大多數(shù)人認(rèn)為他們不斷地在開會，從中獲得的價值很少。”
以下列出了企業(yè)在遠(yuǎn)程會議中使用工具和技術(shù)來提高網(wǎng)絡(luò)連接、自動捕獲記錄、管理操作項、簡化計劃并分享想法的八種方式。
1.采用新技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)
隨著越來越多的會議在遠(yuǎn)程進(jìn)行，IT部門需要尋求提高遠(yuǎn)程會議質(zhì)量的方法。這將涉及在遠(yuǎn)程會議中使用更先進(jìn)的通信技術(shù)，采用移動電話和計算機技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)，或者將二者相結(jié)合。
第一代移動會議應(yīng)用程序通常會播放所有參會人員的聲音，但這些聲音通?；祀s在一起，而在現(xiàn)場會議中，人們習(xí)慣于傾聽某個特定方向的聲音。杜比(Dolby)和森海塞爾(Sennheiser)等會議設(shè)備供應(yīng)商一直在嘗試在其設(shè)備中添加3D空間音頻以模擬這種效果。現(xiàn)在，杜比公司通過收購Voxeet將類似功能引入移動會議應(yīng)用程序。
森海塞爾公司商業(yè)傳播總監(jiān)Ron Holtdijk表示：“在將來，參加遠(yuǎn)程會議和協(xié)作討論的感覺幾乎與現(xiàn)場參會一樣。”
2.簡化設(shè)置
遠(yuǎn)程會議軟件使用自動化技術(shù)來減少與遠(yuǎn)程會議有關(guān)的技術(shù)問題。例如，統(tǒng)一通信供應(yīng)商N4Engage公司主管Richard Buxton表示，Cisco Webex Room Kit視頻可以使用日歷同步功能自動檢測會議設(shè)置，識別會議室中的每個參會者，并提供單擊按鈕啟動呼叫的功能。
他說：“基于會議室的視頻解決方案非常易于使用，集成到會議平臺中，并提供非常高質(zhì)量的音頻和視頻。”
隨著時間的推移，他希望能夠使用面部識別功能添加虛擬名片，并通過語音命令實現(xiàn)更好的交互，從而提高自動化程度。
3.自動轉(zhuǎn)錄
大型會議應(yīng)用程序(例如Otter和IBM的Watson Media平臺)還采用人工智能技術(shù)自動轉(zhuǎn)錄會議。這可以為參會者快速提供摘要，為大型遠(yuǎn)程會議生成標(biāo)題，并為以后的搜索建立索引內(nèi)容。
IBM Watson企業(yè)視頻產(chǎn)品負(fù)責(zé)人Chris Zaloumis表示，自動隱藏字幕可以增強用戶的參與度。IBM公司還開發(fā)會議工具和技術(shù)，使企業(yè)可以跟蹤視頻中特定點的用戶參與度和完成率，以向管理人員提供反饋。
4.使用聊天機器人提高生產(chǎn)力
很多企業(yè)在遠(yuǎn)程會議中一直在使用聊天機器人技術(shù)，通過使用Slack之類的工具來創(chuàng)造性地將文本通信和運營管理相結(jié)合。這些工具使他們可以在文本對話內(nèi)部分析、管理和配置技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施?，F(xiàn)在，企業(yè)也開始使用具有類似功能的會議工具。
加拿大房地產(chǎn)服務(wù)商Precondo公司首席運營官Samantha Odo表示，該公司采用Slack集成來簡化工作流，這個工作流涉及Jira、Google Docs和項目管理應(yīng)用Standuply中的用戶。她說：“這使會議變得更加舒適并富有成效。這可以將一些更好的功能集成到通用聊天工具中，為不同技術(shù)熟練程度的用戶提供了一個簡單的學(xué)習(xí)曲線。”
5.可操作的會議記錄
有些企業(yè)還使用了新的應(yīng)用程序，這些應(yīng)用程序為遠(yuǎn)程會議帶來了類似的功能，用于管理議程項目、便箋和決策工具，例如Notion、Hugo、Soapbox和Sherpany。軟件外包服務(wù)Aloa公司的產(chǎn)品策略師David Pawlan表示，他們一直在使用Notion，這可以使每個參會人員都可以在會議開始之前和進(jìn)行期間寫出他們的議程項目，并將行動項目進(jìn)行分配。
Pawlan說：“每個人都必須在遠(yuǎn)程會議開始之前填寫議程，這使其更具協(xié)作性，而在遠(yuǎn)程會議結(jié)束時，操作項也會自動發(fā)布到相應(yīng)人員的移動設(shè)備上。”
Zylo公司客戶經(jīng)理Matt Renie表示，像Hugo這樣的工具還可以將操作項推送到用戶需要完成的操作中，從而減少信息過載。他擔(dān)心遠(yuǎn)程會議中越來越多的工具和技術(shù)對用戶來說更加復(fù)雜，并認(rèn)為新工具逐漸淡出后臺非常重要，而有關(guān)特定帳戶的文檔和電子郵件線程都集中在一個地方。
Sherpany是一家正在開發(fā)創(chuàng)新技術(shù)的公司，該公司正在通過分析平臺上組織的遠(yuǎn)程會議，利用人工智能技術(shù)對討論議程項目進(jìn)行跟蹤。它還包括一些工具，使管理者能夠確定某些主題在遠(yuǎn)程會議中的代表性是過高還是過低。Sherpany公司首席執(zhí)行官兼創(chuàng)始人Tobias Häckermann表示，他們也在開發(fā)一些功能，以提供遠(yuǎn)程會議績效反饋。
6.日程安排自動化
2112 Marketing主管Henry McIntosh表示：“對于參會者來說，采用日記進(jìn)行會議預(yù)訂是一場噩夢，尤其是對于客戶會議或潛在客戶會議而言。”他表示，該公司一直在使用Calendly來簡化此過程。其他獨立的日程表自動化工具包括Doodle和FreeBusy。
Maryville大學(xué)在線組織領(lǐng)導(dǎo)力項目講師Amy Quarton說：“這些平臺允許用戶確定對大多數(shù)人都有效的時間，并分享遠(yuǎn)程會議的重要細(xì)節(jié)。”
在線營銷教育機構(gòu)Authority Hacker公司聯(lián)合創(chuàng)始人Mark Webster表示，這些工具的真正力量在于與其他應(yīng)用程序的集成。例如，當(dāng)某人預(yù)訂會議時，它可以自動更新其日歷，并為視頻會議應(yīng)用程序生成會議室代碼。
Webster說：“這對于安排一對一的會議(比如績效評估)來說是非常棒的，因為這樣員工可以在空閑時從可用時間段中選擇合適的時間段進(jìn)行互動。”
7.簡化輪詢
Slido等軟件工具可讓員工在大型遠(yuǎn)程會議之前和期間回答民意調(diào)查和問題。一直在使用該工具的技術(shù)研究服務(wù)商Software Pundit公司的首席執(zhí)行官Bruce Hogan說，這使遠(yuǎn)程會議更具互動性，并允許更多的團隊成員參加。
他表示，他所在的公司使用Slido允許員工在會議之前提交問題，然后對他們最喜歡的問題進(jìn)行投票。在會議期間，領(lǐng)導(dǎo)層能夠解決團隊最緊迫的問題。
讓會議技術(shù)發(fā)揮良好作用的最大挑戰(zhàn)是如何使其適應(yīng)公司及其文化。為了增加采用率，他們在會議邀請中發(fā)布了使用Slido的說明。
8.共享白板
共享白板提供了一個協(xié)作空間，參與者可以在遠(yuǎn)程會議期間發(fā)布議程、想法和決定。技術(shù)評論服務(wù)商KommandoTech公司聯(lián)合創(chuàng)始人Jovan Milenkovic表示，這意味著可以實時跟蹤進(jìn)展，而無需進(jìn)一步口頭解釋。他的團隊一直在與Miro公司合作，盡管這很簡單，但還是建議先進(jìn)行嘗試，這樣就不會分散注意力。
TechLoris公司首席執(zhí)行官Shayne Sherman喜歡使用AWW App，它可以使他直觀地進(jìn)行解釋，并且如果有人不認(rèn)同，可以編輯相同的可視化文件。他說：“我發(fā)現(xiàn)這對保持參會人員的追蹤非常有用。在會議期間，它也為參會人員表達(dá)看法提供了一個很好的途徑。”
Enterprise Management Associates公司執(zhí)行研究總監(jiān)Torsten Volk說，即使是像Google Docs這樣簡單的工具也可以提供協(xié)作體驗，并最終帶來切實的收益。他說：“每個人都可以在任何地方、任何設(shè)備上使用Google Docs，并且基本上沒有學(xué)習(xí)難度。管理人員只是以只讀模式查看文檔，而其他人則添加內(nèi)容和注釋。”
Volk發(fā)現(xiàn)，使用Google Doc可以帶來一種責(zé)任感，加強協(xié)作，并為團隊提供清晰的行動項目和詳細(xì)的整體會議記錄或通話記錄。更好的是，使用Google Docs評論功能，團隊成員都可以了解和完成自己的工作，從而減少召開某些會議的需要。
然而，重要的是要關(guān)注數(shù)據(jù)合規(guī)性和用戶訪問規(guī)則，這在與外部各方合作時可能是一個更大的問題。
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