存儲廠商StorageSwiss公司前任首席分析師、StorONE公司現(xiàn)任首席營銷官George Crump表示，盡管數(shù)據(jù)歸檔對于大多數(shù)組織非常重要，但并非所有組織都擁有數(shù)據(jù)檔案。其原因有很多：決策者可能不了解歸檔的價值，也不了解備份與歸檔之間的區(qū)別，歸檔可能過于復雜，也可能被認為成本過高。
他指出，任何一家擁有超過25TB數(shù)據(jù)的企業(yè)都需要制定數(shù)據(jù)歸檔策略。
Crump說，“這并不是組織為了在主存儲方面節(jié)省成本，而是因為必須能夠證明其數(shù)據(jù)保留，而且隨著通用數(shù)據(jù)保護條例(GDPR)和加州消費者隱私法(CCPA)等法規(guī)的生效，這一點將變得越來越重要。”
數(shù)據(jù)歸檔還有其他好處，其中包括歸檔數(shù)據(jù)通常存儲在成本較低的存儲層上。另外，數(shù)據(jù)歸檔有助于防止數(shù)據(jù)丟失。
另一個原因是免受勒索軟件的侵害。通常來說，這是因為歸檔數(shù)據(jù)更難訪問。例如，一家組織將其500TB數(shù)據(jù)中的300TB存檔之后卻遭到了勒索軟件攻擊，而其存檔的300TB數(shù)據(jù)沒有受到損害。
數(shù)據(jù)歸檔還可以使實時數(shù)據(jù)集規(guī)模更小，從而使其更容易、更快捷地進行處理。例如，如果組織通常只搜索前一年執(zhí)行的交易，那么在實時存儲系統(tǒng)中保留10年的交易價值將使其速度變慢并且花費更多成本。
以下是創(chuàng)建適合組織業(yè)務的數(shù)據(jù)存檔策略的一些技巧：
(1)組織知道自己擁有的數(shù)據(jù)。組織在歸檔任何內容之前，必須知道擁有哪些數(shù)據(jù)。有很多工具可以幫助完成此任務，但是許多工具都依賴于平臺。例如，如果組織運營Windows文件服務器，則它可能需要采用與NetApp設備不同的工具。但是也有一些不可知的工具，其中包括SolarWinds和Clear Technologies的工具。
(2)在做事之前仔細考慮。在購買任何東西之前，需要了解誰將使用它，將要歸檔哪些數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)訪問頻率以及如何更新、訪問和控制歸檔。
技術研究和咨詢機構ISG公司首席顧問Cindy LaChapelle說，確定數(shù)據(jù)的訪問頻率至關重要，因為這可能決定組織選擇的平臺類型和所需的響應時間。
她解釋說：“如果存檔在云平臺中運行，但是所有數(shù)據(jù)的原始副本都存儲在數(shù)據(jù)中心中，然后再調用這個基于云計算的數(shù)據(jù)歸檔，則可能需要擔心延遲問題。因此，有很多技術參數(shù)需要根據(jù)誰將訪問數(shù)據(jù)、恢復數(shù)據(jù)的頻率和要求來測試。”
(3)根據(jù)所有增長中的數(shù)據(jù)必須保留在實時系統(tǒng)中的時間，為其分配保留時間表。澳大利亞Rapidap公司技術服務總監(jiān)Gi Singh解釋說，“例如，如果使用信用卡為交易支付費用，則應根據(jù)客戶可以在多長時間之后對費用提出異議，并增加一些應急措施。”
他補充說，在確定保留時間表時不要進行假設。取而代之的是，與組織各個領域的數(shù)據(jù)用戶溝通，以制定保留時間表，并在實施之前獲得他們的批準。
例如，營銷團隊可能有圖像、視頻和音頻要存檔，但是只有營銷團隊才能知道它需要多長時間才能恢復這個存儲媒介，以及該媒介在存檔之前應可供其部門使用多長時間。因此，IT團隊必須與市場團隊一起創(chuàng)建技術解決方案。組織的其他團隊也是如此，例如法務和財務等部門。
(4)選擇適合的軟件。涉及數(shù)據(jù)歸檔時有三個基本選項：組織可以自己完成開發(fā)，使用可以為其標識和移動數(shù)據(jù)的軟件，或者使用可以標識和移動數(shù)據(jù)并建立指向其數(shù)據(jù)鏈接的軟件。
•自己開發(fā)：使用這種方法，組織的IT員工可以使用PowerShell或Python腳本開發(fā)數(shù)據(jù)庫。然后只需確定數(shù)據(jù)并發(fā)出移動命令，當然要確保首先備份數(shù)據(jù)。
•中間路線：使用軟件解決方案來分析整個環(huán)境中的數(shù)據(jù)，并根據(jù)組織的策略和要求為其自動識別和移動數(shù)據(jù)。
•完整方案：這些解決方案可以完成所有工作，自動識別和移動數(shù)據(jù)，并在需要時包括自動召回。這意味著可以將文件或云平臺中的文件或對象重新訪問存檔的數(shù)據(jù)。這使恢復非常簡單。
組織選擇的選項取決于許多因素，其中包括IT專業(yè)人員的技能、花費的費用以及所需的功能。
Crump說：“隨著這些類別的增加，其成本變得越來越昂貴，并且從設計的角度來看變得越來越復雜。因此，如果企業(yè)具備編寫腳本的技能，那么人工方法就很有吸引力。否則，他們必須在第二種方法和第三種方法之間做出選擇。”
在這兩種自動方法之間選擇取決于組織真正希望多久調用一次數(shù)據(jù)，這很難弄清楚。Crump說，他建議組織每隔一個月將其數(shù)據(jù)快照進行比較。
組織需要確定其人工操作的費用。一般來說，人工操作環(huán)節(jié)越多，費用就越多。
Crump說，“我已經看到很多組織決定從人工操作方法開始，如果需要完成更多工作，他們將轉向采用自動化的解決方案。這是一個很好的策略。”
組織對購買的存儲容量需要具有策略性的考慮，因為不需要采購過多的存儲容量。例如，如果組織中有500TB的數(shù)據(jù)，則分析可能會表明，其中300TB的數(shù)據(jù)已超過一年未被訪問。當一個需要50TB存儲空間的項目啟動時，只需將存儲時間最久的50TB數(shù)據(jù)移動到存檔中，即可釋放所需的容量，而無需花費更多的費用。
組織需要經常重新審視歸檔策略。保留策略、業(yè)務優(yōu)先級、安全問題、政府法規(guī)和技術經常發(fā)生變化，而且組織的數(shù)據(jù)歸檔策略應該與時俱進。
LaChapelle說：“如果一個組織在多年前創(chuàng)建了數(shù)據(jù)檔案，它甚至可能沒有關于數(shù)據(jù)的保留策略。但是如今，有關于在特定時間范圍內刪除個人數(shù)據(jù)的法規(guī)。這可能會影響存檔中的許多數(shù)據(jù)集，如果從一開始就沒有對它進行分類，則可能必須對存檔數(shù)據(jù)進行一些重新分類。”
Singh表示，組織在評估當前的數(shù)據(jù)歸檔策略時，一定要問自己這些問題：
•數(shù)據(jù)安全嗎?
•存檔數(shù)據(jù)是否持久?
•如果業(yè)務需要，是否可以訪問或恢復?
•系統(tǒng)或用例是否已更改?
•合規(guī)要求是否已更改?
•成本是否發(fā)生變化?例如，現(xiàn)在在云平臺中歸檔的成本是否比在內部歸檔的成本更低?成本在未來幾年將會發(fā)生什么變化?
•文檔是否是最新的?
創(chuàng)建數(shù)據(jù)歸檔策略不必過于昂貴或復雜，而數(shù)據(jù)歸檔在合規(guī)性和安全性的回報是值得的。
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