企業(yè)資料包括什么?生意合同、客戶資料、員工信息、核心技術(shù)、核心數(shù)據(jù)、開發(fā)計劃、經(jīng)營報表等等。這些數(shù)據(jù)重要嗎?十分重要。不管是哪一項出現(xiàn)紕漏,都會讓自己企業(yè)的經(jīng)營出現(xiàn)很大的問題,受到嚴(yán)重的動搖。
那么現(xiàn)在企業(yè)重視這些資料嗎?既重視也不重視。每家企業(yè)都知道這些資料很重要,需要進(jìn)行系統(tǒng)的管理。但是真到實施的時候,會發(fā)現(xiàn)問題層出不窮,于是實施時間就不斷的被押后,最后不了了之。
企業(yè)中,一個工作一年以上的員工,電腦中的工作資料,不會低于二百份。其中重要文件,需要保存的,不會低于一百份。但是這些資料文件都是零零散散的分散存儲在每個員工的電腦中。很容易發(fā)生各種意外,造成企業(yè)損失。
當(dāng)今,企業(yè)資料泄露案件頻頻曝光。很多大企業(yè)紛紛中箭。富士康的圖紙失竊案件、雷諾汽車的設(shè)計資料被曝光、HTC的多項核心資料被員工帶走轉(zhuǎn)投他人、三星的員工盜竊企業(yè)資料對外販賣等。是這些企業(yè)不夠重視嗎?肯定不是,這些大企業(yè)都會重視這些機(jī)密資料。是不舍得投錢嗎?也不是。他們深知資料管理不善的危害,往往會大量的投錢,做好自身的穩(wěn)定安全。真正的原因是沒有找到正確的方法和途徑。
目前企業(yè)中,最流行的資料存儲,就是存儲在各自的電腦之中。稍微高端一點的,用FTP存儲共享。或是用網(wǎng)盤來存儲,這樣方便異地辦公,方便辦公。這些方法的確可以做到高效,但是離安全的距離,可是越來越遠(yuǎn)。
目前市場上,企業(yè)資料安全高效保存的最佳選擇,是文檔管理系統(tǒng)。多如牛毛的企業(yè)資料,通過文檔管理系統(tǒng)上傳到服務(wù)器之中,進(jìn)行統(tǒng)一的管理存儲。確保資料不會丟失遺漏損壞。
并且,目前文檔管理系統(tǒng)中的一些大品牌,像致得E6文檔管理系統(tǒng)這樣的,可以提供更多的保護(hù)措施。像文檔權(quán)限、登陸限制等??梢钥刂破髽I(yè)員工在何地進(jìn)行何種操作。這樣,可以讓企業(yè)的各項資料得到安全的保存。
還有很多可讓企業(yè)在工作中進(jìn)行高效的功能。例如搜索功能、備注屬性等。在文檔中不能寫入、表明的信息,可以在屬性中備注。或是寫入一些特有的標(biāo)記和記號,在日后需要的時候,可方便查找。
除此之外,還有許多方便辦公的小功能。像版本管理、規(guī)則功能、流程審批、模板管理等。都讓企業(yè)在工作中更快捷和高效,每年可節(jié)約企業(yè)很多的成本。提高員工的工作效率。
在一些發(fā)達(dá)的歐美國家中,文檔管理系統(tǒng)是必須在企業(yè)中搭建的。因為他們吃了太多太多這方面的虧。商業(yè)諜戰(zhàn)、資料泄露、員工盜竊等。這些大難題,隨著交流等,已流入國內(nèi)市場。困擾了很多公司,幸好隨著問題的流入,解決之法也進(jìn)入了國內(nèi)。文檔管理系統(tǒng)開始興盛。
多年前,我們說用沒有殺毒軟件的電腦上網(wǎng),等于裸奔。那么現(xiàn)在企業(yè)沒用專業(yè)的資料管理系統(tǒng),也等于在這殘酷的市場上裸奔。好像一只肥羊,進(jìn)入了一群餓狼的眼中。誰都想上去啃一口,最后只能尸骨無存。
這并不是危言聳聽,很多企業(yè)已經(jīng)是付出了血淋淋的代價,值得引起大家的重視。而且泄露資料的后果,并不是單單的損失財產(chǎn)。也會對自己企業(yè)的聲譽造成重要損失。前些年1號店泄露客戶信息給外界,致使現(xiàn)在營業(yè)額一直沒用恢復(fù)到之前的狀態(tài)。日前如家、漢庭等住宿信息泄露事件,也使人們對這幾家賓館的好感,瞬間喪失。