合同是現(xiàn)代經(jīng)濟往來的重要形式，合同管理作為OA辦公系統(tǒng)中常見的功能之一，是企業(yè)管理的一個重要方面。從銷售到采購，從合同的數(shù)據(jù)、歸檔處理等，合同應(yīng)該包括哪些部分?如何做好OA系統(tǒng)中的合同管理?OA系統(tǒng)中成熟的合同管理具備什么要素?

從合同的登記、審批到付款計劃、合同評估、進度把控、風(fēng)險監(jiān)督，合同管理有多個方面的理解，以華天動力OA系統(tǒng)中的合同管理為案例。

一. 合同內(nèi)容管理

成熟的合同管理應(yīng)該包括多個模塊，多以表單的形式展現(xiàn)。合同內(nèi)容管理可以使用華天動力OA系統(tǒng)與word、excel接軌并支持在線編輯等管理。

華天動力OA系統(tǒng)合同管理模塊在功能結(jié)構(gòu)上包括：

· 合同臺帳：一次性錄入，多次使用;

· 付款計劃：新建修改，簡單方便，不羅嗦;

· 合同范本：統(tǒng)一管理，隨機使用;

· 合同提醒：付款提醒，合同截止提醒，自由設(shè)定提醒時間提醒人;

· 合同報表：常用的月度、季度、年度合同報表可隨時下載;

· 后臺設(shè)置：支持對往來單位、商品的維護以及流程的設(shè)定

在合同的內(nèi)容設(shè)置上，采購合同可以一次性錄入合同、相關(guān)計劃、評價、進度、風(fēng)險，第二次簽訂合同，可沿用之前的合同。

基礎(chǔ)設(shè)置:往來單位即合同乙方，可以批量導(dǎo)入往來單位，可以對單位進行分類管理。商品信息也可批量導(dǎo)入。

合同范本：可以關(guān)聯(lián)商品，不同的商品可以對應(yīng)不同的范本，也可多個商品使用統(tǒng)一范本。

合同提醒：可以自由設(shè)置提醒時間，提醒人;使用顏色標(biāo)記超期和即將超期的付款計劃和合同。

合同報表：提供5種常用報表：月度采購合同匯總，季度采購合同匯總，年度采購合同匯總，付款明細報表，匯款明細報表。

　　二. 合同審批管理

企業(yè)合同管理是一個相對復(fù)雜的管理體系，華天動力基于P(計劃)→D(執(zhí)行)→C(檢查)→A(分析)管理循環(huán)，以合同管理的流程分析為基礎(chǔ)，從企業(yè)內(nèi)控和風(fēng)險管理的視角形成合同管理的生命周期并最終落實在合同管理各個環(huán)節(jié)的管控中。

以流程分析為基礎(chǔ)，合同審批成為考量合同管理的重要因素。

　　(1)前期：合同類別梳理和流程的優(yōu)化

企業(yè)合同管理是一個相對復(fù)雜多元的管理體系，華天動力OA系統(tǒng)對合同發(fā)生的整個過程 (科目類別、合同規(guī)劃、供應(yīng)商管理、合同登記、合同審批、合同付款、合同變更、合同結(jié)算、合同臺賬以及與合同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)的各類明細及統(tǒng)計報表)進行了全方位的規(guī)劃和分類，對所有涉及合同業(yè)務(wù)的流程進行優(yōu)化和梳理。

　　(2)審批過程中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、查詢與調(diào)用

按用戶需求對不同階段不同類型類別的業(yè)務(wù)流程進行定義，同時根據(jù)部門權(quán)責(zé)和審批要點通過表單工具和流程引擎進行固化和控制，使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和崗位在業(yè)務(wù)流程發(fā)生的過程中進行合理科學(xué)的管控，對相關(guān)的數(shù)據(jù)表單和業(yè)務(wù)屬性按照需求進行充分的關(guān)聯(lián)，使用戶在過程中極為方便的查詢和調(diào)用。

合同審批過程監(jiān)控

合同登記管理—合同信息臺賬

合同審批數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)查詢調(diào)用

付款與資金計劃相關(guān)聯(lián)

(3)后期提供數(shù)據(jù)分析報表

華天動力OA通過其強大的報表引擎進行各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的匯總分析，為企業(yè)資金管理提供規(guī)范和及時的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，為決策提供充分的科學(xué)依據(jù)。

報表1

報表2

三. 合同存放管理

通過權(quán)限精細的文檔庫進行管理，并控制訪問、修改權(quán)限。

以信息化技術(shù)提高企業(yè)合同管理水平，是現(xiàn)代企業(yè)合同管理的必然趨勢，絕大部分合同業(yè)務(wù)密集型企業(yè)都已經(jīng)開始利用信息化工具來配合企業(yè)合同管理制度的落地執(zhí)行。華天動力OA辦公系統(tǒng)內(nèi)置了自定義擴展平臺工具，可以任意匹配搭建房地產(chǎn)建筑類行業(yè)、金融投資類行業(yè)、商貿(mào)服務(wù)類行業(yè)、投標(biāo)監(jiān)理咨詢行業(yè)、林業(yè)水利電力等行業(yè)專屬的“合同管理”業(yè)務(wù)模塊。

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