不斷創(chuàng)新辦公系統(tǒng)能力，實現(xiàn)無紙化辦公，既是企業(yè)降本增效的需要，也是企業(yè)提高勞動生產率的重要一環(huán)。日前，在各有關單位的共同努力下，長鋼OA協(xié)同辦公系統(tǒng)開始試運行，8月1日將正式上線。

此前，長鋼一直采用傳統(tǒng)紙質辦公方式，公司每年公文超過5000份，紙質審批效率不高，存檔及查詢不方便。據(jù)公司供應處統(tǒng)計，2014年公司范圍內所有單位的A4幅面打印紙招標采購量達800箱，每箱單價190元，合計152000元；A3幅面打印紙招標采購量達500箱，每箱單價為200元，合計100000元；每年打印機硒鼓及硒鼓粉消耗約60000元；打印機購置及維修費約140000元；上述四項總計為452000元。

為了實現(xiàn)公司公文流轉、行政類審批、知識文檔和信息發(fā)布的高效管理，打造電子化協(xié)作辦公的管理模式，降低運營成本，提升公司管理水平，公司提出建設OA系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要功能有公司內部信息門戶、公文應用、電子審批、會議管理、信息發(fā)布、知識管理、移動辦公等七方面。系統(tǒng)上線后，通過實現(xiàn)無紙化辦公，上述費用可降低80%，即直接降本361600元/年。

從去年年底開始，長鋼相關處室對工程方案開始研討和設計，今年3月公司對該工程進行了立項。之后，長鋼和首鋼自動化信息技術有限公司分別負責采購系統(tǒng)的硬件和軟件，并同步對各單位辦公系統(tǒng)人員實施了培訓。

據(jù)了解，該系統(tǒng)上線后，一是可提高戰(zhàn)略及組織執(zhí)行能力，使管理行為可視化，過程信息可塑化，時間控制精細化。二是可整合信息與數(shù)據(jù)資源，與其他異構管理系統(tǒng)整合，打破組織信息孤島，建立完整而有效的信息數(shù)據(jù)庫。三是可降低組織運營成本，即無論何時、何地、以何種方式均可進行業(yè)務處理，節(jié)約通訊成本、辦公成本等。四是可建立敏捷組織，能以個體職工為節(jié)點提高整體團隊工作效率，縮短信息對稱時間，提高決策效率。