管理學中的“溝通漏斗”理論,相信你并不陌生,這個理論說:假設(shè)你想表達的內(nèi)容是100%,但與團隊成員溝通的時候卻只能講出80%,因為場所干擾、分神等原因,對方聽到的最多只是60%,能聽懂的部分只有40%,真到執(zhí)行時就只剩下20%了。三個月后,信息衰減得有可能只有5%!
“溝通漏斗”呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢,在工作中團隊溝通效率下降的一種現(xiàn)象。在一個團隊中,當我們的指令就像手中所握的沙子般漏出的時候,最后的執(zhí)行能好嗎?答案顯而易見。為了克服“溝通漏斗”,降低信息在傳遞過程中的損耗,萬戶OA為你提供多種溝通工具,以及協(xié)作方案,讓管理反轉(zhuǎn)“溝通漏斗”,提高執(zhí)行效率。
①要點總結(jié),表達到位
每一個任務(wù)、目標、計劃與指令都是有其要點的,我們要在與團隊成員的溝通前,清楚這些要點,并在溝通中把要點講清楚。比如這項任務(wù)我們要達到什么樣的效果,具體要做哪些方面,可能會出現(xiàn)什么問題等等,這些要點都需要提前成形,溝通清楚。借助萬戶OA平臺,我們可以隨時把問題要點總結(jié)記錄下來,在表達時記住重點,傳達更多信息。
②工作記錄,聆聽到位
在實際工作中,往往是領(lǐng)導滔滔不絕地講了一大通,在下屬能聽懂的內(nèi)容已經(jīng)漏掉了一部分。當然這其中有多方面原因,比如外界的一些干擾外,比如下屬因為資歷、理解能力、知識面及技能的局限性,不能完全聽懂。這時,管理者應(yīng)該直擊問題的核心,將大而全的工作安排變?yōu)榫鴾?,同時,下屬也可以通過記錄筆記化繁為簡,記住更多的內(nèi)容。
③提問討論,理解到位
聽到60%,但是理解只有40%?聽不懂漏掉的20%怎么辦?我們可以通過提問、討論的方式解決??梢袁F(xiàn)場討論,也可以通過OA溝通工具、微信群組、即時通訊工具群聊討論,減少溝通層級,發(fā)出各種聲音。通過討論,明確要點、闡明要求,團隊成員才能以指明的方向、要求的速度、規(guī)定的交規(guī),行進在正確的執(zhí)行道路上。
④監(jiān)督跟蹤,執(zhí)行到位
所有的溝通最終都要落實到行動上,工作效率的高低是衡量溝通效果的唯一標準。這就需要我們在工作中,加強對管理事項的日常督查并使之形成制度化、常態(tài)化,發(fā)現(xiàn)問題及時查原因、定措施,使整個團隊的工作循著既定的目標前進。萬戶OA平臺提供督察督辦、任務(wù)跟蹤功能,監(jiān)控工作進展,順暢溝通渠道,減少溝通阻礙,提升工作質(zhì)量。
⑤反復溝通,認識到位
有些管理者認為某事已經(jīng)講過了,就沒有更多溝通的必要了,殊不知多種形式的反復溝通,更利于統(tǒng)一認識,將指令及計劃的相關(guān)重點深入團隊成員內(nèi)心。萬戶OA建議管理者采用多種形式,反復強調(diào)。這里,萬戶OA協(xié)同平臺支持郵件、論壇、微博、微信、即時通訊工具等多種溝通形式,不論是集體溝通、分別溝通、會議溝通、語言溝通,還是郵件溝通、書面溝通、文件溝通,管理者都可以隨意選擇!
做好以上五步,你還擔心溝通漏斗嗎?讓我們一起消除溝通漏斗,提升執(zhí)行力吧!