曾幾何時,多系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)整合還是一種很“高大上”的應用,好像只有大企業(yè)才有必要、有能力來做這項工作。
而OA系統(tǒng)也只是用于簡單的“無紙化辦公”,使用上獨來獨往,和其他系統(tǒng)基本上沒有任何關聯(lián)。
但近幾年來,隨著OA系統(tǒng)應用的迅猛發(fā)展,OA系統(tǒng)已經(jīng)有足夠的能力,和充分的條件來實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合。
據(jù)OA系統(tǒng)領導廠商華天動力的項目總監(jiān)萬先生介紹,當前企業(yè)通過OA系統(tǒng)來進行數(shù)據(jù)整合的應用已經(jīng)完全普及。不單是大型企業(yè),眾多中小型企業(yè)都在積極進行這項工作。數(shù)據(jù)整合能力已經(jīng)成為企業(yè)OA選型時考察的重點。
據(jù)萬先生介紹,評估一個OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合能力要看三點,這三點缺一不可:
1、 能否實現(xiàn),這是前提條件;
2、 能否全面的實現(xiàn),這是功能完善性的保障:
3、 能否方便的實現(xiàn),這是功能適用性的保障。
OA系統(tǒng)通常會和哪些系統(tǒng)之間進行數(shù)據(jù)整合呢?萬先生說,目前OA系統(tǒng)和HR、ERP、CRM、財務、進銷存、績效考核、考勤等系統(tǒng)等之間進行的數(shù)據(jù)整合案例較多,這是和中國企業(yè)的信息化發(fā)展狀況息息相關的。
萬先生通過兩個客戶的實際案例,來介紹企業(yè)如何通過OA系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)整合。
首先是利眾集團,在OA系統(tǒng)和HR系統(tǒng)之間實現(xiàn)的數(shù)據(jù)關聯(lián)。
利眾集團實施華天動力OA系統(tǒng)后,和HR系統(tǒng)共用了同一套HR數(shù)據(jù)。也就是說,OA系統(tǒng)中的部門、人員、職務、假期等信息無需單獨添加,而是直接調用自HR系統(tǒng)。
如下面OA系統(tǒng)中的“員工請假申請單”,“申請人信息”和“詳細信息”中的所有內容都來自HR系統(tǒng)。
更重要的是,表單的已請事假、已請病假、已請年假等數(shù)據(jù)也都直接取自HR系統(tǒng),記錄了該員工自入職以來的請假天數(shù),讓申請人和審批人都可以直接看到,大大方便了工作管理。
當OA系統(tǒng)中的申請單審批完成后,假期數(shù)據(jù)還會自動寫入HR系統(tǒng),更新HR系統(tǒng)中的原始數(shù)據(jù)。
同樣,集團的入職、調職、離職、調薪、加班等審批也都是在OA系統(tǒng)中進行,原始數(shù)據(jù)調用自HR系統(tǒng),審批結果再寫回HR系統(tǒng),自動更新HR系統(tǒng)中的相關數(shù)據(jù)。這樣,就把OA系統(tǒng)和HR系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實時、全面的關聯(lián)起來,起到了消除信息孤島,減少重復工作的作用。
其次是奧達電子,在OA系統(tǒng)和金蝶KIS系統(tǒng)之間實現(xiàn)了數(shù)據(jù)關聯(lián)。
通過下面的截圖,我們可以看到,費用報銷單在OA系統(tǒng)中審批完后,報銷數(shù)據(jù)、摘要、科目都自動寫入到金蝶KIS系統(tǒng)中生成財務憑證,不需要再進行手工輸入。
OA系統(tǒng)中的報銷單:
KIS系統(tǒng)中的憑證管理:
數(shù)據(jù)整合是企業(yè)信息化建設發(fā)展到一定階段的必然需求,而OA系統(tǒng)作為一個綜合型、管理型的辦公平臺,也必須在數(shù)據(jù)整合工作上具備過硬的能力。
萬先生認為,雖然目前通過OA系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)整合的應用已經(jīng)普及,但是總體上還處于比較初級和膚淺的階段。隨著企業(yè)信息化建設的深入,以及OA系統(tǒng)的進步,這種整合將不斷深化。