今年底，中國(guó)郵政ERP系統(tǒng)將完成全國(guó)推廣工作，屆時(shí)ERP系統(tǒng)的功能模塊全面投產(chǎn)應(yīng)用，這將有助于促進(jìn)財(cái)務(wù)核算的自動(dòng)化，初步實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息的有效融合。然而，由于中國(guó)郵政獨(dú)特而復(fù)雜的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，外圍系統(tǒng)集成條件的不夠充分以及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理工作量較大導(dǎo)致清理未完全到位等因素，ERP系統(tǒng)上線后還存在一些有待完善的地方，對(duì)未來(lái)系統(tǒng)的運(yùn)行管理帶來(lái)一定的潛在風(fēng)險(xiǎn)。本文從技術(shù)與管理層面梳理了潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，探討了提升系統(tǒng)運(yùn)行及管理的優(yōu)化舉措，以期保障ERP系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行。

技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

系統(tǒng)及軟硬件支撐方面存在軟件風(fēng)險(xiǎn)和硬件風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)是以財(cái)務(wù)為核心的管理系統(tǒng)，集成了大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息，一旦某個(gè)模塊功能發(fā)生故障，會(huì)干擾其他關(guān)聯(lián)模塊的正常運(yùn)行，給財(cái)務(wù)支撐帶來(lái)較大的壓力。

初期系統(tǒng)上線時(shí)，部分功能設(shè)置仍存在漏洞，客戶化開(kāi)發(fā)的報(bào)表未經(jīng)充分測(cè)試或僅通過(guò)少數(shù)關(guān)鍵用戶加以測(cè)試正式投入使用，潛在影響了財(cái)務(wù)集成數(shù)據(jù)的可靠性；各單位月末集中處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)，服務(wù)器處理器及I/O總線等關(guān)鍵參數(shù)超過(guò)負(fù)載比例較高。待后續(xù)增加服務(wù)器數(shù)量時(shí)，未有效分配特殊期的系統(tǒng)請(qǐng)求量，一旦數(shù)據(jù)請(qǐng)求超過(guò)服務(wù)器負(fù)載，易造成系統(tǒng)癱瘓，也帶來(lái)了潛在的關(guān)賬風(fēng)險(xiǎn)。

業(yè)財(cái)集成方面存在數(shù)據(jù)核對(duì)、數(shù)據(jù)不規(guī)范及系統(tǒng)監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)財(cái)集成過(guò)程存在著轉(zhuǎn)換、傳輸、接收等數(shù)據(jù)控制環(huán)節(jié)，其中每個(gè)環(huán)節(jié)都可能產(chǎn)生問(wèn)題數(shù)據(jù)。在推廣過(guò)程中，集成數(shù)據(jù)存在傳輸重復(fù)或漏傳現(xiàn)象，致使業(yè)財(cái)對(duì)賬核對(duì)流程較為復(fù)雜，各單位在不清楚集成原理及正確核對(duì)方法的情況下，核對(duì)集成數(shù)據(jù)存在較大困難，不可避免地出現(xiàn)錯(cuò)漏，將對(duì)數(shù)據(jù)核對(duì)結(jié)果帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)；ERP系統(tǒng)運(yùn)行初期，各單位人工核對(duì)數(shù)據(jù)的壓力較大，財(cái)務(wù)關(guān)賬檢查可能未達(dá)到真正的審核效果，各種非實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)入ERP生成憑證，無(wú)相關(guān)實(shí)際說(shuō)明支撐引發(fā)財(cái)務(wù)憑證的不規(guī)范；由于集成數(shù)據(jù)經(jīng)歷了多個(gè)傳輸環(huán)節(jié)，短期內(nèi)未建立有效的技術(shù)監(jiān)控機(jī)制，造成財(cái)務(wù)人員在ERP界面發(fā)現(xiàn)集成數(shù)據(jù)報(bào)錯(cuò)，被動(dòng)地反饋給其他部門查找原因，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)報(bào)表編制及報(bào)表數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

管理風(fēng)險(xiǎn)

權(quán)限功能設(shè)置上有權(quán)限管理、權(quán)限轉(zhuǎn)移及參數(shù)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)。為方便各單位有效解決系統(tǒng)功能設(shè)置問(wèn)題，項(xiàng)目組將管理員職責(zé)賦予某些關(guān)鍵用戶，而個(gè)別關(guān)鍵用戶又將系統(tǒng)管理員權(quán)限下放到最終用戶，增加了系統(tǒng)功能管理的風(fēng)險(xiǎn)；為滿足集團(tuán)公司月末關(guān)賬任務(wù)要求，各單位的業(yè)務(wù)審批可能流于形式，將審批權(quán)限直接轉(zhuǎn)交其他人員，內(nèi)部財(cái)務(wù)憑證監(jiān)管難以落實(shí)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性及準(zhǔn)確性面臨審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)；在獲得系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限下，員工可能誤操作調(diào)整系統(tǒng)的設(shè)置參數(shù)，導(dǎo)致系統(tǒng)中關(guān)于企業(yè)的商業(yè)機(jī)密數(shù)據(jù)（客戶、供應(yīng)商等）透明化，有可能給企業(yè)帶來(lái)重大損失。

流程設(shè)計(jì)改造也有風(fēng)險(xiǎn)。在方案設(shè)計(jì)過(guò)程中，基于系統(tǒng)操作的簡(jiǎn)易程度，對(duì)現(xiàn)有流程加以微調(diào)、修補(bǔ)，從設(shè)計(jì)的合理性層面可能考慮較少，一定程度影響業(yè)財(cái)集成的效果，為運(yùn)行后業(yè)務(wù)流程調(diào)整帶來(lái)二次設(shè)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)；部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成時(shí)較為倉(cāng)促，短期內(nèi)系統(tǒng)改造難度較大，諸多業(yè)務(wù)流程改造仍基于原有的管理模式，未從根本上對(duì)業(yè)務(wù)流程加以梳理與改造。

人員流動(dòng)頻繁也會(huì)帶來(lái)實(shí)施人員和關(guān)鍵用戶的流動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目實(shí)施階段，多數(shù)項(xiàng)目實(shí)施人員臨時(shí)抽調(diào)到ERP項(xiàng)目組，項(xiàng)目組缺乏與郵政企業(yè)對(duì)接的績(jī)效考核辦法及晉升渠道，實(shí)施人員留在項(xiàng)目組的主觀意愿不高，借調(diào)期結(jié)束后，已經(jīng)熟悉項(xiàng)目情況的實(shí)施人員大多數(shù)選擇返回原工作崗位，對(duì)項(xiàng)目的影響較大；ERP推廣上線階段，要求各單位選派關(guān)鍵人員參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，各單位由于概念不清，大多臨時(shí)組織上報(bào)人員名單，參加培訓(xùn)的人員回去后可能從事另外的工作，致使二次培訓(xùn)無(wú)法在省內(nèi)開(kāi)展。

還有運(yùn)維力量不足的風(fēng)險(xiǎn)。在目前各?。▍^(qū)、市）郵政和速遞板塊上報(bào)的問(wèn)題中，運(yùn)維人員發(fā)現(xiàn)很多問(wèn)題是重復(fù)問(wèn)題，降低了運(yùn)維支撐的工作效率。這主要源于初期郵政方解決問(wèn)題的能力有限，問(wèn)題答復(fù)依賴于實(shí)施方顧問(wèn)，且對(duì)問(wèn)題及答復(fù)未進(jìn)行有效歸納、整理，未形成逐步完善的知識(shí)庫(kù)；在實(shí)施階段，運(yùn)維隊(duì)伍無(wú)法深入到ERP實(shí)施中，與實(shí)施方溝通聯(lián)系不緊密，知識(shí)轉(zhuǎn)移的效果不明顯。部分運(yùn)維人員不清楚系統(tǒng)功能原理與設(shè)計(jì)方案，僅片面了解系統(tǒng)軟件的基本操作，尚未達(dá)到二級(jí)運(yùn)維的支撐要求。

應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的舉措思考

優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，重視業(yè)務(wù)制度建設(shè)。依據(jù)業(yè)務(wù)拓展需求討論研究關(guān)鍵流程，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，以客戶為中心，充分考慮客戶在產(chǎn)品、價(jià)格、退款程序、售后服務(wù)等方面的需求，從業(yè)務(wù)活動(dòng)視角組織業(yè)財(cái)雙方梳理流程，深入探討集成模式下業(yè)務(wù)的操作流程，完善ERP模式下業(yè)財(cái)閉環(huán)的作業(yè)管理方法；結(jié)合ERP管理理念修訂業(yè)務(wù)操作規(guī)范與管理辦法，將流程優(yōu)化的效果納入相關(guān)部門管理制度中；做好業(yè)務(wù)流程調(diào)整與ERP系統(tǒng)集成的配套工作，加強(qiáng)業(yè)務(wù)操作風(fēng)險(xiǎn)的管控體系建設(shè)，讓制度的落實(shí)與ERP的固化應(yīng)用相匹配。

深化運(yùn)維管理，提升ERP系統(tǒng)穩(wěn)定性。強(qiáng)化運(yùn)維機(jī)構(gòu)。各級(jí)單位要將支持中心納入本單位管理機(jī)構(gòu)中，促進(jìn)運(yùn)維機(jī)構(gòu)的部門化、規(guī)范化，明確運(yùn)維機(jī)構(gòu)的職責(zé)分工，充分發(fā)揮ERP運(yùn)維支撐的職能；加強(qiáng)系統(tǒng)管理。通過(guò)創(chuàng)建一個(gè)列有ERP所有功能的總清單，按月評(píng)估功能使用及系統(tǒng)資源占用情況。在利用率較低的夜間，開(kāi)展系統(tǒng)壓力測(cè)試，為ERP正常運(yùn)行提供硬件保障。待進(jìn)入月末關(guān)賬高峰期，嚴(yán)控系統(tǒng)管理員設(shè)置權(quán)限，加強(qiáng)最終用戶系統(tǒng)操作的安全性；強(qiáng)化糾錯(cuò)機(jī)制。按照“以系統(tǒng)校驗(yàn)為主，人工核對(duì)為輔”原則，建立和完善跨外圍系統(tǒng)與ERP的定時(shí)監(jiān)管機(jī)制。針對(duì)集成報(bào)錯(cuò)的數(shù)據(jù)，技術(shù)人員及時(shí)予以解決，提供差異數(shù)據(jù)的技術(shù)調(diào)整說(shuō)明，會(huì)同業(yè)財(cái)部門共同簽字，為財(cái)務(wù)對(duì)非實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備案，保證財(cái)務(wù)月底關(guān)賬的可靠性和真實(shí)性。

鞏固成果資料，建立管理知識(shí)庫(kù)。構(gòu)建數(shù)據(jù)資料共享體系，全面展示ERP運(yùn)行成果，各單位按期出具ERP工作簡(jiǎn)報(bào)，供各部門及運(yùn)維團(tuán)隊(duì)參考，形成以工作簡(jiǎn)報(bào)與月結(jié)通報(bào)為主線的上下聯(lián)動(dòng)溝通機(jī)制；多渠道開(kāi)展問(wèn)題跟蹤研究，定期召開(kāi)運(yùn)行質(zhì)量分析會(huì)討論相關(guān)問(wèn)題，待問(wèn)題得到確定的解決方案后，及時(shí)整理、歸納類似問(wèn)題，并形成知識(shí)庫(kù)導(dǎo)入運(yùn)維服務(wù)管理系統(tǒng)中，降低重復(fù)問(wèn)題的提問(wèn)頻率。

強(qiáng)化人員培訓(xùn)，加大人才培養(yǎng)力度。集團(tuán)公司和相關(guān)部門可定期組織ERP相關(guān)功能的操作培訓(xùn)，拓寬培訓(xùn)人員的范圍，加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員和系統(tǒng)操作人員的宣貫培訓(xùn)，并對(duì)培訓(xùn)合格人員頒發(fā)合格證，打造一支業(yè)財(cái)復(fù)合型應(yīng)用人才隊(duì)伍。各單位按照滿足業(yè)財(cái)一體化要求的業(yè)務(wù)管理模式，全方位、多形式開(kāi)展內(nèi)部培訓(xùn)及外部業(yè)務(wù)管理研討，實(shí)現(xiàn)人員從前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)的全覆蓋培訓(xùn)，減少前端系統(tǒng)錄入及操作錯(cuò)誤，加強(qiáng)并規(guī)范前端業(yè)務(wù)信息的錄入流程，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的規(guī)范性與正確性。

完善考核機(jī)制，實(shí)施持證上崗制度。在后續(xù)業(yè)財(cái)集成與全面運(yùn)維階段，著力調(diào)動(dòng)關(guān)鍵人員的積極性與熱情，加強(qiáng)實(shí)施與運(yùn)維人員的考核管理，以便更好地承接ERP知識(shí)轉(zhuǎn)移，為各單位的宣貫執(zhí)行及運(yùn)維支撐奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格制定并實(shí)施持證上崗制度，對(duì)各崗位人員進(jìn)行普查，郵政企業(yè)、速遞物流板塊地市級(jí)分公司限期將ERP各模塊最終用戶持證情況如實(shí)上報(bào)各自?。▍^(qū)、市）分公司ERP支持中心，省級(jí)分公司ERP支持中心會(huì)同人力資源部建立崗位動(dòng)態(tài)檔案，對(duì)關(guān)鍵崗位的人員持證上崗情況進(jìn)行檢查，確保持證上崗制度落到實(shí)處。