1.對于中小型企業(yè)，何時選購ERP系統(tǒng)最佳?

大多數(shù)中小型企業(yè)使用著如筆、紙和MicrosoftExcel等傳統(tǒng)的方法來記錄業(yè)務(wù)信息、為顧客開具發(fā)票、對商品進行發(fā)貨和處理帳目。這是一種最便宜的、最快捷的著手工方式，但是這些傳統(tǒng)的流程在不久后就會難以繼續(xù)維持，事實上還會浪費企業(yè)的時間和資源。

當(dāng)中小型企業(yè)舊的會計和報表流程變得繁瑣和費時，并感覺到業(yè)務(wù)增長已經(jīng)受限時，可以考慮購買一套ERP系統(tǒng)。“當(dāng)您感到您已經(jīng)不能再控制住現(xiàn)有的系統(tǒng)或方法時，您應(yīng)該考慮購買一套ERP系統(tǒng)。”“對中小型企業(yè)來說，這是一個停止浪費在手工作業(yè)流程上的時間并節(jié)省費用的恰當(dāng)時機，又能很容易地實現(xiàn)自動化。”

2.明確您的需求

什么ERP功能可以幫助改善您的業(yè)務(wù)?提前明確您公司的需求是一個的好主意，并在您聯(lián)系潛在的供應(yīng)商前將它們詳細地記錄下。這樣供應(yīng)商就能很容易地了解到系統(tǒng)該如何使用，需要覆蓋到多少未來的使用者，他們需要向您展示什么樣的功能和您的可用預(yù)算。“大多數(shù)中小型企業(yè)打算購買他們的第一套ERP系統(tǒng)來改善開票流程，也許還能得到一個更好的庫存狀況明細。”一套好的ERP系統(tǒng)應(yīng)具有靈活性并能與公司共同成長。但不要選購那些您尚不需要的支持功能。選擇一套靈活的系統(tǒng)去購買并實施您所需要的附加模塊將會更有意義。

3.聆聽經(jīng)驗

雖然您現(xiàn)在可以上網(wǎng)查找到關(guān)于不同ERP供應(yīng)商的許多信息，但您同樣也應(yīng)該花一些時間從您的朋友、同事、工作伙伴和其他商業(yè)合作伙伴那兒聽取一些經(jīng)驗和建議。即使他們的組織業(yè)務(wù)需求可能與您的截然不同，但他們提供給您的關(guān)于供應(yīng)商的客戶服務(wù)水平的意見是非常有價值的。

“所有的供應(yīng)商都可以使系統(tǒng)順利運行，但涉及到客戶服務(wù)，就是另外一件事情了。。尤其是中小型企業(yè)在實施第一套ERP系統(tǒng)后具有很高的期望和一些典型的問題，這就要求供應(yīng)商去證明他們在開始選型時所做出的承諾。”

如果您不知道各種ERP系統(tǒng)之間的差異，那聘請一位外部顧問將對您非常有幫助。在選擇顧問時，必須確保您選擇的是具有良好信譽的公司或個人，并應(yīng)安排簽署一份能概述您期望的合同;否則您的公司不能用充分的收益來證明所花費的成本。

4.供應(yīng)商值得信賴嗎?

中小型企業(yè)在尋找一套新的系統(tǒng)時無需總為ERP供應(yīng)商提心吊膽，但是他們應(yīng)該徹底地評估一下供應(yīng)商向他們展示了些什么。印智建議購買者能獲得一份銷售演示文稿的副本，并認(rèn)真記錄在談判期間所有商定和承諾的事項。

5.為研究和甄選預(yù)留足夠的時間

尋找一套合適的ERP系統(tǒng)不是一兩天能完成的事情，所以在研究和甄選過程中預(yù)留一段充足的時間是非常重要的。如果您不考慮太多的競爭廠商，您應(yīng)該在一個月的時間內(nèi)找出適合您的各種選擇。事先設(shè)定一個實際可行的對策將會非常有用，還可用于實施該系統(tǒng)的準(zhǔn)備工作。

印智總結(jié)道，“同樣，這對您在購買和實施后學(xué)習(xí)如何是很有幫助的。一旦員工學(xué)會如何正確地操作系統(tǒng)后，一套精心挑選的系統(tǒng)將開始為您獲取它的投資回報。”