又到一年歲末時，小伙伴們，你們是否和我一樣還保持著那種“快但難免出錯”的“打字般”的工作狀態(tài)呢?敢問你所在的IT部門是否已經(jīng)摘掉了“燒錢的部門”這個帽子了嗎?那邊角落里的朋友，你們那本“魔幻現(xiàn)實主義”的明年預(yù)算做好了嗎?批準(zhǔn)了嗎?想必部分IT預(yù)算做得謹(jǐn)慎的企業(yè)也到了預(yù)算的最后審核階段了吧?那么我們今天來和大家聊一聊和IT有關(guān)的財務(wù)管理。

近年來，各個企業(yè)把信息視為其核心競爭力的組成部分，業(yè)務(wù)應(yīng)用因此而激增。然而眾所周知，由于企業(yè)內(nèi)部的IT資源是有限的也是有償?shù)?，所以企業(yè)必須通過全面而準(zhǔn)確的成本核算、收支管理和預(yù)算編制等財務(wù)管理方法，來進(jìn)一步掌握所擁有的資源，有效的使用這些資源，以及估算運營發(fā)展所需要的更多資源。

成本核算

核算成本有助于了解IT 部門在創(chuàng)造其服務(wù)價值的同時所付出的成本代價。我們常見的成本可以歸納如下幾類：

◆資本支出：是指固定資產(chǎn)的購置或改良成本。如：淘汰舊的塔式或機(jī)架服務(wù)器，改用刀片服務(wù)器以滿足虛擬化的規(guī)劃需求;和用戶端PC上辦公軟件的升級或特殊OCR軟件的購買等。

◆營運支出：是指維持IT 環(huán)境運轉(zhuǎn)所需的開支。如：機(jī)房里的24小時空調(diào)和供電的開銷，和租用云服務(wù)空間的費用等。

◆固定成本：是即使未發(fā)生任何業(yè)務(wù)往來，但要防止企業(yè)服務(wù)中斷所耗用的資金。例如：硬件設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)，和軟件技術(shù)支持與必要更新所涉及的款項。

◆變動成本：是隨著資源的使用狀況而成比例變化的耗用資金。如：某些企業(yè)使用的是呼叫中心的外包服務(wù)，那么當(dāng)新服務(wù)的開啟導(dǎo)致其熱線電話資源使用頻率上升時，企業(yè)和其相關(guān)部門需分?jǐn)偟降某杀疽蚕鄳?yīng)的會提高。

鑒于上述成本的劃分類型，IT部門要想擺脫“花錢”的形象，就要合理、清晰的把成本進(jìn)行分?jǐn)?。正如哥在前面的漫談提到過，我們是信息的“保管者”那樣，咱們同樣也應(yīng)該是成本的custodian、不是owner哦。所以哥在這里給大家分享一下我自己在年度成本核算時的一些分?jǐn)傄罁?jù)：

◆對于直接被用戶使用的硬件成本，應(yīng)按客戶數(shù)、部門規(guī)?；螂娔X數(shù)量進(jìn)行分?jǐn)偂?/p>

◆對于軟件成本，應(yīng)按軟件所效力的部門或分配給客戶的許可證數(shù)量進(jìn)行分?jǐn)偂?/p>

◆對于路由器、交換機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，在成本不易按分配計算的情況下，可在企業(yè)整體范圍內(nèi)按比例分?jǐn)偟礁鱾€區(qū)域分支機(jī)構(gòu)。

籍此進(jìn)行了成本劃分之后，可以制定出一個對應(yīng)的映射map并添加相應(yīng)的編碼方便查找和統(tǒng)計。IT部門除了不斷動態(tài)的將新增的成本項及時添加或調(diào)整之外，運維人員還要予以跟進(jìn)，分門別類的做相應(yīng)的使用開銷記錄。記錄的內(nèi)容可詳細(xì)到什么部門或誰何時何處使用了/著什么IT服務(wù)，如某個手機(jī)號碼通話的逐月詳細(xì)清單等。當(dāng)然，這些開銷最終可錄入至前面提到過的配置管理數(shù)據(jù)庫中。

另外，合理的成本核算還能幫助我們厘清收支關(guān)系。即：“收”是指IT部門向內(nèi)部其他部門轉(zhuǎn)嫁核算出來的部分成本，以實現(xiàn)成本回收。而“支”是指IT管理層協(xié)同財務(wù)部門及時安排所有涉及到IT服務(wù)的向外支付，以保證企業(yè)獲取到不間斷的第三方服務(wù)。而通過收支管理，可使企業(yè)管理層獲知IT服務(wù)的合理花費用途與盈虧。

小伙伴們也許會在心里嘀咕：做這些耗時又耗力，然并卵。其實，根據(jù)科學(xué)理論，如果我們年復(fù)一年的對老板強(qiáng)化成本分?jǐn)傄庾R，那么他們腦中對某些概念或現(xiàn)象就會慢慢承認(rèn)并且予以接受。何況我們所列出的各種分?jǐn)偳闆r并非發(fā)明創(chuàng)造出來的，而是通過認(rèn)真分析所發(fā)現(xiàn)的。

預(yù)算編制

說到預(yù)算，看官您也許會不屑一顧的說：這是日光之下，并無新事!是的，IT預(yù)算我們年年都在做。那么我下面說的幾點，您比對著看看，是否和您做的有點不一樣呢?

◆在timing上，一般而言，IT預(yù)算應(yīng)該發(fā)生在各個部門已經(jīng)確立了次年的業(yè)務(wù)目標(biāo)和企業(yè)的整體發(fā)展與投資方向之后。因為只有明確了這些，IT部門才能分析和跟蹤其相應(yīng)領(lǐng)域的技術(shù)和產(chǎn)品，并且通過借鑒行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)的技術(shù)落地經(jīng)驗后，才能制定出切合本企業(yè)實際的預(yù)算。另外，在此還是要提醒大家的是：IT部門和業(yè)務(wù)部門，以及財務(wù)部門之間的溝通是非常必要的，這樣能夠避免出現(xiàn)閉門造車、紙上談兵的現(xiàn)象。

◆在編制預(yù)算前，大家一定要多“走心”。這并非是前期或是上一個年度預(yù)算的簡單翻版，考慮到當(dāng)前整體環(huán)境對企業(yè)動態(tài)發(fā)展的要求，我們應(yīng)當(dāng)從“可能的服務(wù)”而不是“現(xiàn)有的功能”角度來考慮預(yù)算條目。同時，IT部門要協(xié)同財務(wù)部門，通過與實際成本開銷相比對、經(jīng)過合理性評估、考慮到內(nèi)外部的變化因素、并參照各種調(diào)價方案，從而修正并體現(xiàn)在新的年度預(yù)算中，并且起到對開銷的合理預(yù)測以及為IT決策提供參考依據(jù)的作用。

◆在具體編制的時候，針對采購和支出配比方面要避免出現(xiàn)“幸存者偏差”，不是“會叫的”或者是“叫得響”的部門就一定要分配更多的預(yù)算配比，IT部門要有一定的獨立思考和判斷能力。

◆在外包服務(wù)方面，IT部門要逐年比較外包服務(wù)價格和自身成本的預(yù)算，以做出balance。外來的“和尚”有時候并不能為企業(yè)節(jié)省多少成本開支。

◆在信息安全方面，要留出足夠的預(yù)算，正所謂“人在江湖身不由己”，企業(yè)來年的一些投標(biāo)項目可能會有對信息安全資質(zhì)的要求，如果這方面沒事先留出預(yù)算的話，老板問罪下來，就只能怪自己“圖樣圖森破”了。

◆在數(shù)字上，我個人經(jīng)驗是盡量不要過于講求取整，這樣能讓老板感覺到你的確是通過認(rèn)真計算得出的。當(dāng)然，如能附上簡短的理由說明，則尤佳。

◆最后，基于我們前面幾期所提到的流程(包括事件、事故與問題)，人員，項目(包括需求、服務(wù)級別、變更與發(fā)布)、資源(包括資產(chǎn)與配置)和運能(包括安全與連續(xù)性)管理等多個維度，輸出：軟件/硬件、項目、服務(wù)和外包等方面的預(yù)算表格。

所以在哥看來，我心中的那種“傳說中”的預(yù)算應(yīng)該是：到來年底時，實際購置的花銷既不會遠(yuǎn)低于預(yù)算，導(dǎo)致有錢花不光，而讓老板明年不愿再給你這么多額度;又比預(yù)算額度能超出幾個百分比，這樣下一個周期還能收發(fā)自如的應(yīng)對各種“漲價”趨勢。

其實信息系統(tǒng)的治理包括其預(yù)算是一個漫長而反復(fù)的過程。IT部門的人員就像球賽時的守門員一樣，即使平時工作做得再好，前89分鐘把門守得滴水不漏，但最后第90分鐘漏了一個球進(jìn)去、掉了鏈子，則前面一切功勞都會被用戶所抹殺甚至要追究責(zé)任。這是IT部門的客觀困境，但我們ITer仍然需要像唐吉訶德那樣去堅守自己的標(biāo)準(zhǔn)，不斷Update自己的技術(shù)和工作治理方法。

記得愛因斯坦曾說，“所謂教育，就是當(dāng)一個人把在學(xué)校所學(xué)全部忘光之后剩下的東西。”我自知咱們這個“長篇”漫談是談不上什么IT技能教育，哥只是希望能像周蕙的那首老歌《不想讓你知道》里唱的那樣：“你若想起我會微笑”。希望您能“批判”的接受我的分享，借鑒我所踩過的那些坑點，微笑著繞行哦。朋友們下期見!