當(dāng)被要求為IT投資辯護(hù)時(shí)，這是一個(gè)讓大多數(shù)CIO都夜不能寐的問(wèn)題，但考慮到IT支出占公司總收入的比例從1%到50%以上不等，這又是一個(gè)所有CIO都應(yīng)該回答的問(wèn)題。
對(duì)于大多數(shù)IT部門(mén)來(lái)說(shuō)，這是一個(gè)很難回答的問(wèn)題，因?yàn)槠溟_(kāi)發(fā)的系統(tǒng)不是由IT部門(mén)所用，而是供其他部門(mén)使用，以增加他們的銷售，減少他們的費(fèi)用，或者在市場(chǎng)上擁有競(jìng)爭(zhēng)力優(yōu)勢(shì)。
因此，對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，IT領(lǐng)導(dǎo)者通常給出的答復(fù)是關(guān)于IT如何在公司范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)的一般性陳述。但我們鮮少有任何實(shí)證數(shù)據(jù)來(lái)支持我們的主張。那么，CIO究竟該怎么做呢?
IT作為一項(xiàng)業(yè)務(wù)
有兩種方法可以解決這個(gè)問(wèn)題。第一種選擇是從非收費(fèi)環(huán)境(IT吸收所有開(kāi)發(fā)成本)過(guò)渡到收費(fèi)環(huán)境(所有IT成本根據(jù)用戶部門(mén)對(duì)資源的使用情況分配給用戶部門(mén))。在這種情況下，IT作為零成本部門(mén)運(yùn)作，不存在年度預(yù)算問(wèn)題。IT所要做的就是告訴用戶部門(mén)要為IT預(yù)算多少。
但是這種方法有很大的缺點(diǎn)，甚至遠(yuǎn)超其對(duì)IT的易用性。首先，這個(gè)過(guò)程傾向于將自動(dòng)化議程交給個(gè)別部門(mén)或利潤(rùn)中心，而不是將IT和數(shù)字化視為整個(gè)公司的必需品。人工智能系統(tǒng)的發(fā)展就是一個(gè)例子。這種制度的后果會(huì)影響到所有部門(mén)。
其次，在收費(fèi)系統(tǒng)中，IT每月向每個(gè)部門(mén)發(fā)送一份賬單，收取一系列服務(wù)的損益，包括開(kāi)發(fā)成本、IT基礎(chǔ)設(shè)施使用成本和可怕的間接成本。這個(gè)賬單對(duì)IT部門(mén)來(lái)說(shuō)是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，特別是如果它比預(yù)算估計(jì)的要高的話。
也許更糟的是，轉(zhuǎn)向收費(fèi)或退款的方法將IT視為一項(xiàng)業(yè)務(wù)——一個(gè)表面上聽(tīng)起來(lái)不錯(cuò)的系統(tǒng)，但意味著用戶部門(mén)可能開(kāi)始尋求外部IT組織開(kāi)發(fā)影子IT系統(tǒng)，并將其作為更便宜的替代方案出售。這些系統(tǒng)只會(huì)使內(nèi)部系統(tǒng)維護(hù)變得更加復(fù)雜，并在公司及其自動(dòng)化議程中造成障礙。
更好的方式
解決IT價(jià)值問(wèn)題的第二種更好的方法是衡量IT運(yùn)營(yíng)的有效性。為什么IT部門(mén)應(yīng)該是唯一不受公司監(jiān)管的部門(mén)?廣告部門(mén)的衡量標(biāo)準(zhǔn)是它是否增加了公司的銷售額;人力資源部門(mén)一直被質(zhì)疑其薪酬體系與行業(yè)相比如何;制造部門(mén)總是在成本上受到挑戰(zhàn);營(yíng)銷部門(mén)必須向最高管理層保證，它的品牌定位對(duì)公司是最好的。
衡量IT的唯一方法是強(qiáng)制執(zhí)行這樣的要求，即在完成之后，對(duì)所有大規(guī)模的新的或修改的系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)行分析，以驗(yàn)證是否滿足了目標(biāo)，并證明投資回報(bào)率(ROI)。
在《偉大IT組織的9個(gè)1/2秘密》(The 9 1/2 Secrets of a Great IT Organization)一書(shū)中，1/2秘密是實(shí)施后審計(jì)。我稱之為“半個(gè)秘密”，因?yàn)楹苌儆泄具@么做。然而，它應(yīng)該被視為一個(gè)完全的秘密，因?yàn)樗鼘⒋_保一個(gè)更有效和成功的部門(mén)。但由于一些原因，大多數(shù)組織并未這樣做。
首先，實(shí)施后審計(jì)需要大量的分析，這些分析非常詳細(xì)，可能會(huì)持續(xù)數(shù)年。僅僅收集數(shù)據(jù)就很耗時(shí)，特別是考慮到許多項(xiàng)目人員可能在項(xiàng)目完成后換了工作甚至換了公司。
其次，它至少要在系統(tǒng)上線一年后才能完成，因?yàn)闆](méi)有系統(tǒng)在第一天就能完全發(fā)揮功效。有時(shí)很難讓IT和用戶部門(mén)都相信，花時(shí)間分析一個(gè)已完成的系統(tǒng)是值得的，因?yàn)檫€有更重要的項(xiàng)目要完成。
此外，由于一些原因，用戶部門(mén)通常對(duì)證明ROI不感興趣。也許他們夸大了最初的ROI以引起IT指導(dǎo)委員會(huì)的注意。仔細(xì)分析可能會(huì)發(fā)現(xiàn)這種做法。
當(dāng)然，這并非總是與用戶部門(mén)有關(guān)。IT也可能不希望看到審計(jì)完成，因?yàn)樗赡艿凸懒嗽脊烙?jì)的成本或完成日期。
完成此審核的推薦方法是取消用戶部門(mén)和IT部門(mén)的責(zé)任。由一個(gè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)——最好是在公司財(cái)務(wù)部門(mén)的支持下——進(jìn)行實(shí)施后的審計(jì)。這個(gè)小組最初應(yīng)該參與開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的ROI，并且處于確保結(jié)果客觀性的最佳位置。
如果這樣做，用戶部門(mén)將遵守其ROI承諾，IT部門(mén)將遵守其績(jī)效目標(biāo)，CIO將能夠回答CEO提出的關(guān)于IT投資的問(wèn)題，例如，“我們今年實(shí)施了17個(gè)項(xiàng)目，銷售額增加了35%，費(fèi)用減少了14%。”
這不是一場(chǎng)很棒的對(duì)話嗎?不僅是和CEO，也是和整個(gè)公司。
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