面對(duì)龐大的職責(zé)范圍和工作量，每位CIO都力求最大限度地提高工作效率。畢竟，高效的IT領(lǐng)導(dǎo)者能夠更好地規(guī)避錯(cuò)誤，同時(shí)快速有效地實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵目標(biāo)。高效的CIO還能努力創(chuàng)造最大的業(yè)務(wù)價(jià)值，這是管理同行都非常注重和欣賞的屬性。
卡內(nèi)基梅隆大學(xué)海因茨信息系統(tǒng)與公共政策學(xué)院的教授Christopher Kowalsky認(rèn)為，高效意味著按時(shí)、按預(yù)算產(chǎn)出高質(zhì)量、可持續(xù)和預(yù)期的結(jié)果。
高效的CIO會(huì)努力簡(jiǎn)化他們的職責(zé)，專注于在最短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)最大結(jié)果的可靠方法，以便他們可以快速進(jìn)入下一個(gè)任務(wù)。他們知道，只有少數(shù)幾種有效率技術(shù)可以對(duì)他們的企業(yè)和職業(yè)產(chǎn)生重大影響。
領(lǐng)導(dǎo)效率是一項(xiàng)終身任務(wù)。以下的八種特質(zhì)可以幫助IT領(lǐng)導(dǎo)者在工作中提高效率，從而改善他們的長(zhǎng)期職業(yè)前景。
1. 他們相信自己的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)
CIO肩負(fù)很多職責(zé)，但他們不能包攬一切。這就是建立一支才華橫溢的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，并相信其成員能夠處理特定的委派任務(wù)至關(guān)重要的原因所在。
軟件開發(fā)商SAS的執(zhí)行副總裁兼CIO Jay Upchurch稱，他的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)讓他可以自由委派任務(wù)，并相信分配的任務(wù)將按時(shí)且高質(zhì)量地完成。他解釋稱，“這使我有精力專注于其他重大舉措，并為我創(chuàng)造領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間。隨著時(shí)間的推移，我們之間建立了信任以及節(jié)奏和舒適度，使我們能夠更加無縫地協(xié)作。”
Upchurch認(rèn)為，如果CIO覺得了解每一種產(chǎn)品或服務(wù)的每一個(gè)細(xì)節(jié)、了解每一種新興技術(shù)以及閱讀每一本管理書籍都很重要，那效率一定會(huì)受到影響。因?yàn)楫?dāng)你把所有的時(shí)間都花在追逐這些東西上，自然會(huì)忽視企業(yè)的首要任務(wù)。
2. 他們規(guī)劃會(huì)議以最大限度地提高效率
只要有可能，高效的CIO會(huì)提前安排和規(guī)劃會(huì)議，讓自己和團(tuán)隊(duì)成員有充足的時(shí)間準(zhǔn)備。軟件和服務(wù)公司NCR的CIO Bill VanCuren建議道，“讓會(huì)議安排成為IT治理的公開和透明的一部分。”
VanCuren補(bǔ)充道，會(huì)議日程應(yīng)充分考慮業(yè)務(wù)、供應(yīng)商/合作伙伴、項(xiàng)目管理辦公室和IT員工等所有部分，并預(yù)留出空白位置，以備意外或不時(shí)之需。
3. 他們制定運(yùn)營(yíng)手冊(cè)
專業(yè)服務(wù)公司Cognizant的首席技術(shù)官兼戰(zhàn)略執(zhí)行副總裁Anil Cheriyan認(rèn)為，每個(gè)CIO都需要制定一份運(yùn)營(yíng)手冊(cè)。該手冊(cè)應(yīng)為所有CIO職責(zé)設(shè)置和定義議程、內(nèi)容和指標(biāo)，包括業(yè)務(wù)能力需求和交付、投資管理、財(cái)務(wù)、人才和網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。
有了基本的手冊(cè)，CIO就可以更有效地監(jiān)督日常運(yùn)營(yíng)。如此一來，他們就可以花更多時(shí)間與內(nèi)部和外部合作伙伴一起推動(dòng)創(chuàng)新，此外，當(dāng)手冊(cè)付諸實(shí)踐時(shí)，IT團(tuán)隊(duì)可以更好地在一組共同的優(yōu)先級(jí)、期望和結(jié)果上保持一致。
沒有基本手冊(cè)的支持，CIO往往會(huì)迷失方向，不僅會(huì)忽略優(yōu)先事項(xiàng)，而且可能會(huì)陷入無休止的關(guān)于低優(yōu)先級(jí)問題的爭(zhēng)論中，或是遭遇因職責(zé)或期望不明確而導(dǎo)致的團(tuán)隊(duì)動(dòng)力不足。
4. 他們培養(yǎng)未來的領(lǐng)導(dǎo)者
技術(shù)研究和咨詢公司ISG的合伙人Ola Chowing表示，高效的CIO會(huì)在他們或關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)者/專家缺席時(shí)制定和維護(hù)應(yīng)急計(jì)劃，并通過出人意料的委派來實(shí)踐這些計(jì)劃。委派會(huì)從候選人庫中識(shí)別并選擇潛在的領(lǐng)導(dǎo)者。
領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)急計(jì)劃應(yīng)通過賦予高層團(tuán)隊(duì)成員決策職責(zé)和責(zé)任感來培養(yǎng)新的領(lǐng)導(dǎo)能力。它還讓CIO能夠?qū)Ｗ⒂谧罡邇?yōu)先級(jí)的決策，同時(shí)建立自下而上的決策文化。這種決策時(shí)間線不僅更快，而且通常是正確的。它讓員工對(duì)自己的決策能力充滿信心，同時(shí)限制了分層或鏈?zhǔn)經(jīng)Q策經(jīng)常發(fā)生的不必要且通常是多步驟的困境。
5. 他們時(shí)刻在準(zhǔn)備
奧巴馬執(zhí)政時(shí)期的白宮CIO Brook Colangelo堅(jiān)信“預(yù)讀”(read-aheads)——在重要會(huì)議之前提前準(zhǔn)備好詳細(xì)的議程和材料——的重要性。他認(rèn)為，這些注解是必要的，這樣可以幫助你在做出任何決定之前理解這些問題。
Colangelo現(xiàn)任分析實(shí)驗(yàn)室儀器和軟件公司W(wǎng)aters Corp.首席信息官，他表示，他的企業(yè)非常重視這種準(zhǔn)備工作。當(dāng)涉及到關(guān)鍵會(huì)議時(shí)——無論是在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部還是與其他利益相關(guān)者的會(huì)議——預(yù)讀對(duì)于確保人們有足夠的時(shí)間來準(zhǔn)備和思考如何做出決策至關(guān)重要。該方法還可以確保CIO不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間安排重復(fù)會(huì)議。
6. 他們消除故障
對(duì)故障——包括IT系統(tǒng)、安全性、團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)甚至內(nèi)容分類和治理中的故障——做出反應(yīng)性響應(yīng)肯定會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。
文檔生成平臺(tái)提供商Templafy的首席信息安全官Ellen Benaim建議稱，CIO應(yīng)該在發(fā)生故障之前很久就對(duì)系統(tǒng)和流程進(jìn)行評(píng)估。他們需要評(píng)估對(duì)企業(yè)的整體效率、安全狀況和底線產(chǎn)生影響的工具。
Benaim指出，利用新產(chǎn)品、服務(wù)和政策來取代笨拙、低效的東西同樣至關(guān)重要。無論是將電子表格換成數(shù)據(jù)庫協(xié)作工具，以簡(jiǎn)化部門范圍的費(fèi)用管理;還是轉(zhuǎn)向內(nèi)容支持解決方案，以確保更高效地生成文檔。最聰明的CIO都懂得依靠技術(shù)來跟上當(dāng)今快節(jié)奏的業(yè)務(wù)環(huán)境，為接下來的事情做準(zhǔn)備。
7. 他們擁抱自動(dòng)化
自動(dòng)化通過減少耗時(shí)任務(wù)的數(shù)量來提高CIO和團(tuán)隊(duì)效率。隨著企業(yè)深入研究復(fù)雜的數(shù)字技術(shù)，IT團(tuán)隊(duì)及其領(lǐng)導(dǎo)者面臨的復(fù)雜性正呈指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)。自動(dòng)化可以讓生活變得更簡(jiǎn)單、更輕松。
自動(dòng)化通過減少重復(fù)性任務(wù)和潛在錯(cuò)誤的數(shù)量來提高效率。商業(yè)咨詢公司Capgemini Americas的云基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)和企業(yè)社會(huì)責(zé)任副總裁Greg Bentham表示，“一種增強(qiáng)的、更自動(dòng)化的工作方式可最大限度地減少糾正錯(cuò)誤所需的時(shí)間和發(fā)生率。此外，自動(dòng)化儀表板和可視化應(yīng)該是任何工作流自動(dòng)化計(jì)劃的一部分，可以提供生態(tài)系統(tǒng)健康和有效性的‘概覽’。”
高效的CIO清楚地意識(shí)到時(shí)間是他們最寶貴的財(cái)富。他們明白，陷入重復(fù)和平凡任務(wù)的員工不太可能將創(chuàng)新和創(chuàng)造力帶入工作場(chǎng)所，或者更糟的是，他們可能會(huì)變得不敬業(yè)。
8. 他們力行精益和敏捷技術(shù)
混合數(shù)據(jù)管理、云集成和分析產(chǎn)品提供商Actian的CIO Steve Padgett表示，CIO需要強(qiáng)調(diào)工作優(yōu)先級(jí)并避免不必要的任務(wù)切換，這是一個(gè)巨大的效率殺手。
CIO可以通過采用敏捷和精益技術(shù)來處理項(xiàng)目和任務(wù)來提高效率。Padgett建議道，“開始一項(xiàng)任務(wù)并完成它，然后再開始另一項(xiàng)任務(wù)。在進(jìn)行下一項(xiàng)任務(wù)之前，一次專注于一項(xiàng)任務(wù)也非常適合其他IT管理實(shí)踐和流程。”
在努力實(shí)現(xiàn)最高效率的過程中，CIO必須考慮在最短的時(shí)間內(nèi)推進(jìn)項(xiàng)目的方法。同樣地，參加更少的會(huì)議，以及賦予員工更多的專注時(shí)間，他們的工作效率也會(huì)更高。
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