技術(shù)本應(yīng)幫助員工提高效率，但根據(jù)Pegasystems的說法，在有些情況下，它反而實際上是在降低員工的效率。這家軟件供應(yīng)商報告稱，其全球的2000名員工平均每天會使用35種不同的工具，來回切換超過了1100次。這項研究認(rèn)為，就好像每樣任務(wù)都有了一個對應(yīng)的應(yīng)用程序，由此產(chǎn)生的應(yīng)用程序太多了。
為了確保那些原本旨在改善工作體驗的技術(shù)不會讓員工感到不堪重負(fù)而無法有效的工作，以下是IT部門可以采取的措施。
盤點并制定計劃
IT咨詢公司Mind Over Machines的新興技術(shù)總監(jiān)Tim Kulp認(rèn)為，應(yīng)用程序過剩是由于缺乏總體戰(zhàn)略。“太多的應(yīng)用程序通常是缺乏戰(zhàn)略的標(biāo)志，”他說。為了創(chuàng)建一個戰(zhàn)略路線圖，Kulp建議首先列出當(dāng)下公司正在使用的所有工具的完整列表--無論是付費還是免費的。
對于被收購的科技公司，安全平臺HackerOne的IT主管Aaron Zander建議從財務(wù)開始:“如果公司中有一部分人知道我們在收購什么，那就是他們了。”使用應(yīng)付賬款清單來“創(chuàng)建一個清單并開始查看重疊部分”?？纯词欠裼卸鄠€部門同時擁有了同一工具的許可證?這些是最先需要處理的軟件。然后尋找那些能夠解決同樣問題的競爭性工具--比如，也許一個部門在使用Zoom Pro，另一個部門則使用了付費的Skype。
Kulp說，路線圖還有助于“將業(yè)務(wù)功能與技術(shù)服務(wù)相結(jié)合”，這有助于長期控制應(yīng)用程序過剩。如果你現(xiàn)在就能通過削減付費技術(shù)來為公司省錢，那么你的團(tuán)隊就能更好地為你以后根除影子技術(shù)所需要的支持做好準(zhǔn)備。引用Zander的話就是，“要讓IT成為幫助選擇和審查工具的資源，而不是一個不允許任何新東西存在的團(tuán)隊。”
如果來自RingCentral的類似研究是正確的，那么你的同事將很樂意為你提供幫助。去年3月，這家通信公司發(fā)布的一項調(diào)查顯示，50%的知識型員工認(rèn)為更換應(yīng)用程序比減肥更加煩人。45%的人認(rèn)為垃圾郵件并不那么煩人，但52%的人則寧愿為此付費。
Keith Casey，身份標(biāo)識提供商Okta的API問題解決者，指出了整合不是為了任何個人的利益，而是為了每個人的利益。他表示:“如果一半的公司員工使用Box，另一半使用Dropbox，那么在發(fā)送鏈接之前，你就需要知道誰能訪問哪些內(nèi)容。”一個非技術(shù)員工可能不會特別在意是否需要轉(zhuǎn)換，如果這能夠幫助他節(jié)省時間的話。“但這關(guān)乎的不僅僅是個人的生產(chǎn)力，還有整個團(tuán)隊和組織的生產(chǎn)力，”Casey說。
與API，RPA或聊天機(jī)器人集成
如果你不能整合所有的工具，那就盡量精簡它們。傳統(tǒng)上，這種集成是通過API和連接器完成的，這些接口允許員工在使用一個平臺的同時從另一個平臺中獲益。Casey說，如果API可以在沒有自定義構(gòu)建的情況下進(jìn)行這種集成，那就去做吧:“從根本上說，API在縮小信息孤島和減輕‘appageddon’方面是有幫助的，但它應(yīng)該從購買與基礎(chǔ)設(shè)施集成的現(xiàn)成技術(shù)開始。另一方面，建立自定義集成也將引入進(jìn)度，成本，技術(shù)和安全方面的風(fēng)險。”換句話說就是，定制需要時間。而減少應(yīng)用程序過剩的最重要的目標(biāo)就是在整個過程中保證其可用性。
機(jī)器人流程自動化也是如此，RPA賣家Pegasystems建議可以將其作為其研究發(fā)現(xiàn)的應(yīng)用程序過剩問題的解決方案。Pegasystems的首席技術(shù)官Don Schuerman說，RPA可以通過創(chuàng)建單個登錄點來連接那些通常無法清除的遺留應(yīng)用程序，以及需要“自動完成的單調(diào)重復(fù)的任務(wù)”。但是Casey也警告說，“在購買技術(shù)時，我認(rèn)為平滑的集成應(yīng)該是你所購買的東西的主要驅(qū)動力。”如果API和RPA所需要的時間比它們節(jié)省的時間還要多，那么它們根本就不值得。
為了消除數(shù)據(jù)庫和其他知識工具之間的切換，組織還可以考慮部署聊天機(jī)器人。諸如Talla，Leena和Kore.ai之類的問答機(jī)器人可以幫助員工從現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫中檢索信息，而無需離開公司的主消息應(yīng)用程序。雖然從技術(shù)上講，安裝機(jī)器人是在增加新技術(shù)，但其他員工并不會這么想，因為聊天機(jī)器人會提高整體的生產(chǎn)力。通過這種方式，聊天機(jī)器人有潛力為消息應(yīng)用程序提供與企業(yè)級平臺完全相同的效率。
無論你選擇如何進(jìn)行集成，Casey說，回到那個需要保持簡單的地方:“開箱即用的集成讓IT和它的開發(fā)人員能夠及時將它標(biāo)記為是已經(jīng)完成的，然后繼續(xù)前進(jìn)--而不是在凌晨2點因為他們的定制集成在一個關(guān)鍵過程中失敗了而導(dǎo)致工作中斷。”
隨時掌握應(yīng)用程序的變動
在應(yīng)用程序過剩最終得到控制之后，Kulp表示你還要注意及時清除冗余的應(yīng)用程序。如果在公司合并后多余的應(yīng)用程序不能退役，你將重新回到起點。這時，Kulp說，是時候把戰(zhàn)略路線圖拿出來了:“你需要根據(jù)業(yè)務(wù)的發(fā)展方向來指導(dǎo)技術(shù)的發(fā)展方向，但是也要考慮使用像業(yè)務(wù)功能圖這樣的工具，”根據(jù)所解決的問題對軟件進(jìn)行分類。當(dāng)你在決定保留哪些工具時，這一點尤其重要：例如，Peachtree和QuickBooks都是會計系統(tǒng)，但是財務(wù)可能依賴于僅由一個工具提供的特定功能。
換句話說，又回到了整合應(yīng)用程序上面--識別和消除重復(fù)的工具。正如Zander所說的，關(guān)鍵在于--無論問題是來自并購，還是自然損耗，你都需要“盡可能多地重復(fù)這個循環(huán)，并嘗試去除多余部分。”
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