公司和IT部門(mén)所面臨最艱巨的挑戰(zhàn)之一就是IT預(yù)算的管理問(wèn)題。一些公司一直在努力避免迷失于IT投資快速增長(zhǎng)的狀態(tài)之中，但它們卻很難看到不斷增長(zhǎng)的IT開(kāi)銷(xiāo)能夠帶來(lái)明顯的商業(yè)價(jià)值。IT費(fèi)用的超預(yù)算或預(yù)算過(guò)高已引起CEO/CFO的極大不滿(mǎn)，更為雪上加霜的是，各業(yè)務(wù)部門(mén)還認(rèn)為沒(méi)有得到IT部門(mén)高質(zhì)量的支持，因此，編制一份獲得確認(rèn)的IT預(yù)算是解決這一問(wèn)題的有效途徑。

對(duì)于CIO來(lái)說(shuō)，如何編制年度預(yù)算是個(gè)大難題。CEO認(rèn)為IT部門(mén)是個(gè)成本中心，當(dāng)然對(duì)預(yù)算一審再審，每一塊都要花在刀刃上。而CIO認(rèn)為，IT建設(shè)事關(guān)企業(yè)下一步的發(fā)展計(jì)劃，重之又重，當(dāng)然不能因小失大。編制預(yù)算，是每一個(gè)CIO職業(yè)生涯中的一個(gè)重要方面。對(duì)CIO而言，善用預(yù)算工具，其所起到的作用并不亞于制定一份中長(zhǎng)期IT總體規(guī)劃。在每年一次的IT預(yù)算中，CIO需要明確界定各IT項(xiàng)目、制定出各項(xiàng)目詳細(xì)的資金預(yù)算、實(shí)施計(jì)劃，使企業(yè)高層能夠清楚地掌握信息化建設(shè)應(yīng)投人的費(fèi)用及資金時(shí)間表。它不僅是保證IT項(xiàng)目成功實(shí)施的基礎(chǔ)，也為CIO進(jìn)行投資回報(bào)率分析提供了一份很好的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。

IT預(yù)算的內(nèi)容Content

一般而言，IT預(yù)算應(yīng)該包括兩方面的內(nèi)容：資本支出和日常費(fèi)用。

01、資本支出

資本支出所創(chuàng)造的是資產(chǎn)，是供以后若干年消費(fèi)的，也就是企業(yè)計(jì)劃上線(xiàn)新的應(yīng)用軟件及基礎(chǔ)設(shè)施升級(jí)的費(fèi)用，如投資一個(gè)ERP系統(tǒng)的支出。日常費(fèi)用指的是運(yùn)行原有信息化系統(tǒng)需要的日?；A(chǔ)費(fèi)用，如雇員的工資、電費(fèi)等。

對(duì)于信息化實(shí)施較為成熟的企業(yè)來(lái)說(shuō)，大部分IT預(yù)算用于日常維護(hù)，經(jīng)常占到了總額的80～90%。相對(duì)比較少的一部分資金用于新的投資或者初始化投資。對(duì)于目前大部分信息化基礎(chǔ)較弱中小企業(yè)，其中IT預(yù)算有很大一部分是用于新系統(tǒng)上線(xiàn)和人員的培訓(xùn)。另外，很多大型企業(yè)正面臨提升供應(yīng)鏈管理水平或商業(yè)智能，例如實(shí)施SCM和CRM系統(tǒng)或BI，以大大提高他們供應(yīng)鏈反應(yīng)能力或改變客戶(hù)體驗(yàn)等，而上線(xiàn)這些系統(tǒng)需要建立大型的數(shù)據(jù)庫(kù)和存儲(chǔ)設(shè)備等，因此，上線(xiàn)新系統(tǒng)可能在某時(shí)間段內(nèi)的投入也會(huì)非常大。

資本支出是一個(gè)CIO用以推動(dòng)某種變革的最重要的工具，人們?cè)u(píng)價(jià)一個(gè)CIO的能力，往往是通過(guò)考察他對(duì)資本性支出估計(jì)的準(zhǔn)確性。資本支出通過(guò)包括硬件和軟件（還包括許可證）。這些軟件和硬件是實(shí)施系統(tǒng)不可少的，同樣還包括各種相關(guān)專(zhuān)家的服務(wù)費(fèi)用，如咨詢(xún)費(fèi)等。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，典型的資本性支出項(xiàng)目一般包括以下項(xiàng)目：企業(yè)核心系統(tǒng)（ERP、CRM、PDM、BI等）、電子商務(wù)（B2B、B2C、合作伙伴網(wǎng)站等）、網(wǎng)絡(luò)（IP語(yǔ)音、無(wú)線(xiàn)接入、PDA等）。對(duì)于資本支出需要重點(diǎn)考察它的優(yōu)先級(jí)別，可以分為絕對(duì)必要、重要、需要、推薦等級(jí)別，并結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略綜合考慮。

資本性支出的主要項(xiàng)目包括：

硬件成本：指的是企業(yè)在IT系統(tǒng)的硬件支撐設(shè)備上的花費(fèi)，包括中央處理單元、局域網(wǎng)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、系統(tǒng)外設(shè)、廣域網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、個(gè)人計(jì)算機(jī)、便攜機(jī)及內(nèi)部服務(wù)器等。

軟件成本：是指企業(yè)在軟件方面的投入，主要包括操作系統(tǒng)、工作流工具、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、員工個(gè)人管理工具、系統(tǒng)監(jiān)控工具及分析軟件包、許可證費(fèi)用等。

服務(wù)費(fèi)用：聘請(qǐng)各種相關(guān)專(zhuān)家的服務(wù)費(fèi)用，包括專(zhuān)家咨詢(xún)費(fèi)等。

02、日常費(fèi)用

IT預(yù)算中的日常運(yùn)作費(fèi)用一般被認(rèn)為是最經(jīng)典的預(yù)算內(nèi)容，預(yù)算中的費(fèi)用主要包括：

人員成本：主要指企業(yè)對(duì)與IT系統(tǒng)相關(guān)的人力成本的投入，主要包括員工薪水、交通費(fèi)用、日常開(kāi)銷(xiāo)、員工加班費(fèi)用、培訓(xùn)費(fèi)用及員工差旅費(fèi)用。

硬件維護(hù)：主要指硬件的折舊費(fèi)、維護(hù)費(fèi)、修理費(fèi)和硬件租用費(fèi)。

軟件維護(hù)：包括軟件的維護(hù)費(fèi)（客戶(hù)支持、更新升級(jí)）、軟件租用費(fèi)和其他費(fèi)用。

服務(wù)成本：主要包括由線(xiàn)路租賃、安全服務(wù)、系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)、信息系統(tǒng)外包服務(wù)及人力資源服務(wù)等產(chǎn)生的成本。

系統(tǒng)遷移費(fèi)用：企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)遷移所需要的費(fèi)用。

IT預(yù)算編制的基本模式Mode

常用的編制IT預(yù)算方法主要有自上而下的方法和自下而上的方法。無(wú)論采用哪種方法，在編制預(yù)算前，CIO需要確定具體的IT技術(shù)、系統(tǒng)、活動(dòng)、流程和人員，這些是預(yù)算的重要組成部分。另外，IT預(yù)算一定要涉及所有相關(guān)部門(mén)，并保證各費(fèi)用項(xiàng)目與IT預(yù)算負(fù)責(zé)人的關(guān)聯(lián)準(zhǔn)確。自上而下編制預(yù)算需要回答以下四個(gè)問(wèn)題：有多少錢(qián)用于IT服務(wù)？此預(yù)算下必須提供哪些IT服務(wù)？在該預(yù)算下對(duì)必需服務(wù)內(nèi)容能提供什么水平的服務(wù)？誰(shuí)來(lái)提供這些服務(wù)，是IT部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)，還是合作方？自下而上需要回答以下五個(gè)問(wèn)題：要提供哪些服務(wù)？目前提供了哪些服務(wù)？服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)提高嗎？要增加哪些服務(wù)？現(xiàn)有的服務(wù)和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是必須的嗎？

IT預(yù)算一般按一定比例根據(jù)企業(yè)收入增加或縮減，但不同的商業(yè)環(huán)境、特定行業(yè)的要求以及各企業(yè)商業(yè)目標(biāo)的不同也會(huì)對(duì)IT預(yù)算的水平產(chǎn)生影響。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，制定了先進(jìn)IT規(guī)劃的企業(yè)一般將它們的收入的4%到5%花費(fèi)在IT上。

IT預(yù)算編制的基本模式包括以下元素：

新預(yù)算＝基準(zhǔn)預(yù)算+ 以前投資的影響+ 無(wú)法控制的增加項(xiàng)目+ 新投資- 節(jié)省成本+/- 擴(kuò)展或縮減的目標(biāo)

基準(zhǔn)預(yù)算是指上一年的預(yù)算。

以前投資的影響主要是指以前資本性投資的折舊。無(wú)法控制的增加項(xiàng)目包括項(xiàng)目如必要的維護(hù)，或無(wú)法控制的軟件許可證費(fèi)用的增加，或者由于規(guī)定、法律、安全要求引起的變化，還包括由于技術(shù)短缺引起的員工工資的增加。

新投資主要包括新投資項(xiàng)目的啟動(dòng)成本和資本資產(chǎn)的第一年折舊。節(jié)省成本是IT部門(mén)涉及的所有成本降低的總和。IT部門(mén)可以采取多種可能的方法來(lái)降低成本，如重新協(xié)商或選擇供應(yīng)商、實(shí)現(xiàn)IT部門(mén)的自動(dòng)化、重建業(yè)務(wù)流程、實(shí)施IT資源的收費(fèi)、充分利用地區(qū)成本差異他和充分利用顛覆性技術(shù)。

從IT預(yù)算編制的基本模式可以看出，CIO可以通過(guò)影響CEO或CFO的決定，并通過(guò)演示IT投資的商業(yè)價(jià)值的增加和累計(jì)的跟蹤數(shù)據(jù)，要求提高年度預(yù)算目標(biāo)值。該模式中的兩個(gè)變量從CIO角度來(lái)看是可以控制的，那就是計(jì)劃的新投資和節(jié)省的投資。因此，對(duì)于CIO來(lái)說(shuō)，通過(guò)成本的節(jié)省可以用同樣的預(yù)算完成不同的事情，當(dāng)然如何進(jìn)行軟件、硬件、安全、咨詢(xún)、維護(hù)和培訓(xùn)等不同項(xiàng)目的預(yù)算配比，需要依不同企業(yè)而異。

對(duì)CIO而言，做IT預(yù)算的原則或核心挑戰(zhàn)在于如何有效制定IT年度計(jì)劃。IT年度計(jì)劃是IT預(yù)算的基礎(chǔ)，而業(yè)務(wù)需求則是IT年度計(jì)劃的根本所在。IT預(yù)算一般要在業(yè)務(wù)部門(mén)都報(bào)完預(yù)算后做出，因?yàn)檫@樣才能很明確地知道哪些業(yè)務(wù)需要IT技術(shù)的支撐。

IT預(yù)算編制的一般過(guò)程Progress

根據(jù)前面對(duì)IT預(yù)算內(nèi)容和模式的分析，我們把IT預(yù)算編制的一般過(guò)程歸納為以下幾個(gè)步驟：

1、研究、訪(fǎng)談、計(jì)算。

在預(yù)算過(guò)程中，對(duì)歷史的預(yù)算情況進(jìn)行研究，計(jì)算預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行情況和投資回報(bào)率。在制定預(yù)算之前，CIO要與業(yè)務(wù)部門(mén)有效溝通，了解業(yè)務(wù)部門(mén)需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題，從而正確制定出滿(mǎn)足企業(yè)業(yè)務(wù)、管理發(fā)展需要的IT預(yù)算。

2、確定資本性支出。

根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和IT發(fā)展戰(zhàn)略，確定新一年度的新的投資項(xiàng)目，并確定各個(gè)項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)別，并及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)和企業(yè)高層進(jìn)行溝通，針對(duì)每項(xiàng)投資設(shè)定相應(yīng)的目標(biāo)。做預(yù)算時(shí)，需要權(quán)衡哪些項(xiàng)目該寫(xiě)人預(yù)算列表，哪些項(xiàng)目要推遲到下一年去做。權(quán)衡的原則是這個(gè)IT項(xiàng)目是否符合企業(yè)的發(fā)展方向。另外，能否支撐企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，最后則要衡量其是否能企業(yè)最突出的問(wèn)題。

3、確定日常費(fèi)用。

從人員、硬件、軟件、服務(wù)等方面確定當(dāng)年的日常費(fèi)用。將費(fèi)用與前1到2年的費(fèi)用情況進(jìn)行對(duì)比，并作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

將資本性支出和日常支出進(jìn)行合并。在新的年度預(yù)算中考慮新投資項(xiàng)目對(duì)預(yù)算的影響，計(jì)算IT總預(yù)算，并計(jì)算IT占企業(yè)收入比例等。

4、編制最后的材料。

編制完成年度IT預(yù)算后，做完了再征求一下其他部門(mén)的意見(jiàn)，以形成最終的預(yù)算結(jié)果。最后，CIO還需要用能聽(tīng)懂的語(yǔ)言與CEO或CFO進(jìn)行溝通，良好的語(yǔ)言表達(dá)能力、整齊干凈的報(bào)表、漂亮的PPT，是幫助他們理解預(yù)算的捷徑，甚至是直接關(guān)系到預(yù)算是否通過(guò)的重要因素。利用臨門(mén)一腳的發(fā)揮，預(yù)算報(bào)表得到CEO的理解，CEO就有了站在企業(yè)管理高度審視預(yù)算并提出合理化建議的機(jī)會(huì)。這對(duì)于CIO來(lái)說(shuō)，也是一個(gè)提升。

對(duì)于一個(gè)CIO來(lái)說(shuō)，制定IT預(yù)算還必須考慮到風(fēng)險(xiǎn)控制問(wèn)題，通過(guò)預(yù)算中一部分資金來(lái)來(lái)應(yīng)付意外情況是十分有必要的，能夠幫助解決由于個(gè)人考慮不周或者需求變更時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題。在建立合理的信息化管理體制、模式和組織體系，健全和規(guī)范信息化管理的機(jī)制與程序基礎(chǔ)上，通過(guò)合理進(jìn)行IT規(guī)劃、嚴(yán)格IT預(yù)算控制體系、集中管理、標(biāo)準(zhǔn)化和強(qiáng)化項(xiàng)目管理可以有效地控制IT預(yù)算的執(zhí)行。IT預(yù)算管理和效率成本的降低，不僅對(duì)企業(yè)保持運(yùn)營(yíng)是必要的，而且也是CIO有能力投資開(kāi)發(fā)未來(lái)IT商業(yè)價(jià)值的基礎(chǔ)。合理的IT預(yù)算，不僅能為企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)上的效益，還能幫助企業(yè)盡量壓縮和控制IT的成本。CIO在掌握IT預(yù)算的內(nèi)容與編制方法的基礎(chǔ)之上，根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略與企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況，通過(guò)編制合理的IT預(yù)算，不僅能夠從戰(zhàn)略上體現(xiàn)IT的商業(yè)價(jià)值，而且能夠按照預(yù)期對(duì)IT項(xiàng)目進(jìn)行有效地管理，實(shí)現(xiàn)IT預(yù)算的真正價(jià)值。