中國廣東核電集團現(xiàn)擁有大亞灣核電站和嶺澳核電站一期近400萬千瓦的核電裝機容量。嶺澳核電站二期、遼寧紅沿河核電站、陽江核電站、福建寧德核電站超過1000萬千瓦核電機組正在建設或開展前期工作;在發(fā)展風電、水電等清潔能源領域取得積極進展。截至2007年8月底,大亞灣核電站、嶺澳核電站一期累計實現(xiàn)上網電量超過2510億千瓦時,中廣核集團總資產達到約633.7億元人民幣,凈資產約279.9億元人民幣,與1994年成立時的凈資產32.4億人民幣相比增長近9倍,有效地實現(xiàn)了國有資產的保值增值。
傳真業(yè)務現(xiàn)狀:
良好信譽的保證離不開快速的客戶反應能力和完善的客戶服務體系,在信息化快速發(fā)傳真機展的時代,廣東核電集團公司領導層始終關心著企業(yè)內部信息化建設的步伐,不斷提高企業(yè)員工對客戶的反應能力,加強企業(yè)客戶服務管理。在廣東核電公司快速發(fā)展過程中,傳真因具有準確、快速,安全等特點是員工與客戶進行溝通交流的重要工具之一,隨著業(yè)務量的不斷增加,傳統(tǒng)的傳真方式已經無法滿足企業(yè)的需求,甚至成為企業(yè)與客戶溝通的絆腳石。面對大量的合同、表格、裝運單、提貨單、確認單、財務單據等傳真文件,廣東核電集團公司員工經常遇到以下的問題:
1. 廣東核電集團現(xiàn)在采用的是各分公司獨立核算的方式,造成現(xiàn)有傳真機數量多、分布散、維護工作量大、傳真文件無法歸檔、不便查找、傳真費用得不到有效的控制。傳真線路資源嚴重浪費,不便于統(tǒng)一管理。
2. 操作繁瑣,用時過長,投訴太多:很多傳真文件在發(fā)送時必須先打印出來然后發(fā)送傳真,如果傳真機有人使用,還得排隊等待;發(fā)送傳真時又經常遇到對方占線或者無人應答,員工只好等一段時間后再發(fā)送。一封傳真經常需要十幾分鐘甚至幾十分鐘發(fā)送發(fā)完。面對發(fā)送傳真時間的消耗,企業(yè)員工經常要面臨被客戶投訴的尷尬。
3. 接收傳真不及時,嚴重影響員工客戶溝通:企業(yè)所有接收到傳真由一人進行專門的分發(fā),由于傳真量很大,及分發(fā)人員還有其他工作,因此分發(fā)人員經常不能及時的將傳真分發(fā)給業(yè)務員,往往還有很多沒有標明收件人的傳真,分發(fā)人員就根本不知道這些傳真要分發(fā)給哪位業(yè)務人員;業(yè)務人員與客戶的溝通因此常常無法及時進行。而且如果業(yè)務員因事外出使傳真不能及時處理,其造成的損失不可預料。
4. 耗材成本過高:由于業(yè)務員的大部分傳真(80%)都是業(yè)務系統(tǒng)生成的電子表格,因此發(fā)送傳真前必須進行打印,有時候又因為業(yè)務數據的改變又不得不重新打印,不僅耗時,還大量的消耗企業(yè)的耗材成本,
5. 傳真文件管理復雜,查閱困難:企業(yè)對于大量的傳真文件存檔機制復雜,由于存檔機制的復雜又給業(yè)務員或者公司領導查找傳真帶來了許多不便。
6. 信息獨享,利用率低:各分公司內部員工之間不能共享傳真信息,特別是共享客戶的傳真信息。
7. 設備維護成本大:由于傳真量大,傳真設備經常出現(xiàn)問題,運營維護分公司不得不長期安排專人及傳真設備提供商負責對傳真定時檢修,避免傳真業(yè)務因設備問題而中斷,設備維護成本大。
8. 管理成本過高:傳統(tǒng)傳真機的固有操作模式,為企業(yè)的業(yè)務管理帶來了極大的不便,為了加強業(yè)務管理和保證傳真的準確、及時處理,企業(yè)領導層多次考慮增加專門的人員,甚至是成立專門的傳真分發(fā)室,引起管理成本的增大。
種種問題,使公司的領導層認識到,要降低成本,提高工作效率,必須對現(xiàn)有的傳真業(yè)務模式進行改變。經過對國內外多家廠商的全面考察,廣東核電集團公司最終選擇了與專業(yè)的傳真服務器解決方案供應商索享(北京)科技有限公司合作。
2007年10月,通過索享科技和廣東核電集團企業(yè)員工的共同努力,DreamFax傳真服務器系統(tǒng)成功應用到廣東核電集團公司多個分公司的信息化平臺中,并且通過與企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)的集成,徹底改變了傳統(tǒng)的傳真業(yè)務模式,原有的問題迎刃而解,進一步推動了廣東核電集團公司的信息化進程,提升了企業(yè)的市場競爭力。
方案應用
1.方案概述
廣東核電集團公司使用DreamFax時主要以C/S、B/S、業(yè)務系統(tǒng)及Email多種種方式為相結合,無論哪種方式都能夠充分的利用企業(yè)網絡資源使用戶可以直接在自己的電腦桌面上完成收發(fā)傳真的工作,滿足不同分公司的實際應用。
DreamFax傳真服務器系統(tǒng),能夠有效的幫助廣東核電集團公司員工提高工作效率,使發(fā)送傳真不再需要排隊等候打印機、復印機或傳真機,節(jié)省大量工作時間,提高工作效率;集中式管理傳真設備及傳真文件,使廣東核電集團公司大大降低設備管理及文件管理成本,促進企業(yè)信息化建設;使用電子文檔直接發(fā)送及接收傳真電子存儲,使企業(yè)節(jié)省耗材,同時節(jié)約國家資源,有利于國家環(huán)保事業(yè)。
2.方案特性
① 與多個分公司現(xiàn)有的業(yè)務系統(tǒng)集成:通過DreamFax提供的API COM開發(fā)接口,完成與多個分公司現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)的緊密集成,從而達到傳真系統(tǒng)與業(yè)務應用系統(tǒng)的協(xié)同工作,簡化員工傳真流程,提高工作效率;通過與集團現(xiàn)有的短信平臺進行集成,實現(xiàn)短信通知的功能,不僅能夠通知自己收到新傳真,也可以通知傳真接收方給他發(fā)送了傳真,大大的提高了傳真的及時性。
②多種線路資源:由于公司歷史發(fā)展原因,傳真號碼資源比較混亂,針對這個特點,采取了數字中繼線路E1線和模擬線混合搭配使用,即保證了傳真資源集中管理有保證了原有重要傳真線路資源的整合。
③自動傳真分發(fā):DreamFax傳真系統(tǒng)為廣東核電集團公司設計了靈活的傳真分發(fā)機制,通過DTMF分發(fā)、通道分發(fā)、DID分發(fā)、DID+DTMF分發(fā)等多種分發(fā)方式使得接收的傳真直接到達所屬企業(yè)員工的電腦上。
④客戶資源共享:各分公司在DreamFax傳真系統(tǒng)上建立了公用地址簿,所有所屬員工都能夠給公用地址簿里的客戶發(fā)送傳真;并且還支持不同的分公司之間共享的公用地址簿,使分公司之間也能夠更有效的利用公共資源。
⑤ 快捷的傳真查詢統(tǒng)計:廣東核電集團公司利用DreamFax傳真系統(tǒng)的查詢統(tǒng)計功能,方便的查詢及統(tǒng)計某個分公司的工作人員、某個部門及整個集團的傳真和傳真量,加強了企業(yè)內部管理。
⑥ 傳真計費:DreamFax傳真系統(tǒng)提供的計費模塊,使廣東核電集團公司輕松的掌握了企業(yè)傳真通信費用,完善了企業(yè)成本的整體預算。
⑦有效支持各種客戶端環(huán)境:DreamFax系統(tǒng)可以有效的支持最新的VISTA系統(tǒng),從而能夠應對不同的客戶端環(huán)境,保證了廣東核電集團在復雜的辦公環(huán)境下能夠更加有效的使用DreamFax系統(tǒng)。
案例總結
無論是從解決方案的提出,還是到現(xiàn)場實施,無論是從培訓還是企業(yè)的最終應用,索享科技都體現(xiàn)了作為專業(yè)的傳真服務器解決方案提供商所具備的技術能力和素養(yǎng);廣東核電集團公司使用DreamFax傳真服務器系統(tǒng)后,徹底改變了原有傳真業(yè)務狀況,公司與客戶及公司內部各部門之間的溝通順暢起來;企業(yè)的工作效率得到了顯著的提高,提高了企業(yè)面向客戶的快速反應能力,完善企業(yè)客戶服務體系,推進了企業(yè)信息化整體建設。