隨著人工智能在工作場(chǎng)所協(xié)作技術(shù)中越來越深入，人們將能夠?qū)⒁酝臅?huì)議記錄、日程安排等日常任務(wù)轉(zhuǎn)化為一種創(chuàng)造性產(chǎn)出。人工智能的使用將在辦公環(huán)境中創(chuàng)造一個(gè)全新的世界，這在幾年前是不可能實(shí)現(xiàn)的。
以下五種方法可以讓人工智能促成創(chuàng)意會(huì)議，并讓會(huì)場(chǎng)成為人們獲得有益知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的場(chǎng)所。
1.自動(dòng)記錄筆記可讓頭腦風(fēng)暴全速前進(jìn)
對(duì)于負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的工作人員來說，在會(huì)議期間，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)記錄筆記的速度很難跟上會(huì)議發(fā)言者的講話。而在會(huì)議結(jié)束后，由于疲于記錄，很可能幾乎記不清會(huì)議的內(nèi)容，更不用說細(xì)節(jié)了。
準(zhǔn)確而自動(dòng)地記錄會(huì)議可能是人工智能可以幫助會(huì)議參與者真正專注于大會(huì)主題討論的最簡(jiǎn)單方法之一。
此外，采用人工智能可以搜索會(huì)議發(fā)言中的重要關(guān)鍵詞和創(chuàng)新想法，讓參與者在會(huì)議結(jié)束后充分了解每個(gè)細(xì)節(jié)和想法，讓他們?cè)诓槐赜涗浌P記的情況下全程參與，這將成為一場(chǎng)熱烈而不受限制的會(huì)議，鼓勵(lì)思想碰撞交流。
2. 人工智能驅(qū)動(dòng)的項(xiàng)目和議程更新使人們?cè)跁?huì)議結(jié)束后不會(huì)陷入回憶具體細(xì)節(jié)的困境
人工智能技術(shù)建立在基于規(guī)則的決策響應(yīng)之上，這意味著它可以被教導(dǎo)識(shí)別特定的關(guān)鍵詞。組織者可能說出一些重要的單詞，人工智能可以識(shí)別這些單詞，并做出反應(yīng)——這意味著人工智能具備了采取行動(dòng)的能力，這是一項(xiàng)比提供會(huì)議記錄更復(fù)雜的任務(wù)。
除了行動(dòng)項(xiàng)目之外，人工智能可以幫助記錄截止日期，而且如果計(jì)劃這樣做的話，它將能夠在截止日期到來時(shí)發(fā)出提醒。人工智能可以記錄會(huì)議最重要的部分，并在事后分享給參會(huì)者，并確保不會(huì)忘記任何意圖或必要的后續(xù)行動(dòng)。
3.自動(dòng)捕獲非語(yǔ)言提示可以讓人們知道什么時(shí)候有一個(gè)好主意
群組留言或電子郵件更好地為人們提供參加會(huì)議的提示。雖然經(jīng)常有“會(huì)議出錯(cuò)”，但也有一些會(huì)議確實(shí)產(chǎn)生了深刻的影響，例如讓組織團(tuán)隊(duì)獲得關(guān)鍵的靈感，達(dá)成了一個(gè)關(guān)鍵的交易，或者在與管理者、員工或客戶建立關(guān)系方面取得突破。
例如在LogMeIn公司通信和協(xié)作部門在會(huì)議期間，所有參會(huì)者對(duì)于在會(huì)上提出的創(chuàng)新想法做出強(qiáng)烈反應(yīng)，其參與度和信息共享達(dá)到了最高水平。如果能夠充分利用這些時(shí)刻，就可以釋放其團(tuán)隊(duì)的全部潛力，在實(shí)現(xiàn)最關(guān)鍵的目標(biāo)的過程中推動(dòng)戲劇性的發(fā)展。其挑戰(zhàn)在于能夠識(shí)別和利用這些實(shí)例，以最大限度地提高未來會(huì)議之間和會(huì)議期間的參與度和生產(chǎn)力。
人工智能將能夠更容易地識(shí)別和記錄這些時(shí)刻，因?yàn)樗鼈兺ǔＪ峭ㄟ^非語(yǔ)言的線索來識(shí)別的，比如面部表情、點(diǎn)頭、笑聲。筆記記錄者可能無法準(zhǔn)確捕捉到這些時(shí)刻和其他反應(yīng)。采用人工智能有助于將這些時(shí)刻保持完整，并在以后容易識(shí)別，防止偉大的想法被誤解或錯(cuò)過。
4.提高整體效率可以防止會(huì)議拖延和消耗人們的創(chuàng)造力
每個(gè)人都經(jīng)歷過一些似乎沒完沒了一直拖延的會(huì)議，或者看到人們?cè)跁?huì)上竊竊私語(yǔ)進(jìn)行交流。當(dāng)人們不關(guān)注會(huì)議的時(shí)候就會(huì)發(fā)生這種情況，他們可能在記事本上涂鴉，采用筆記本電腦辦公，或者提出已經(jīng)討論過的話題。
然而，當(dāng)人工智能可以消除會(huì)議中這些平凡的事務(wù)，如日程安排或出席，與會(huì)者可以快速地完成管理任務(wù)和內(nèi)務(wù)管理項(xiàng)目，了解采用人工智能技術(shù)將把所有這些記錄下來供以后參考，并進(jìn)入自由流動(dòng)的思想交流階段。對(duì)于經(jīng)常舉辦并不總是需要進(jìn)行重大頭腦風(fēng)暴的例行會(huì)議，人工智能將會(huì)促進(jìn)會(huì)議更加有效和簡(jiǎn)潔，使參會(huì)者很快被會(huì)議內(nèi)容吸引，使其會(huì)議舉辦得富有成效，然后投入更有啟發(fā)性的工作。
5. 當(dāng)人工智能處理日常會(huì)議任務(wù)時(shí)，更多的個(gè)人互動(dòng)成為可能，可以將所有精力集中在協(xié)作上
會(huì)議參與者越多地關(guān)注會(huì)議內(nèi)容，就會(huì)提出更好的想法和更有創(chuàng)意的問題解決方案，從而建立和諧的團(tuán)隊(duì)關(guān)系。參會(huì)者在會(huì)議中坦誠(chéng)交流，并創(chuàng)建一個(gè)可以發(fā)揮更好作用的團(tuán)隊(duì)。
總之，人工智能將改善人們彼此合作的方式。消除會(huì)議管理方面的重復(fù)性和繁瑣性，可以讓人們的工作減少一些限制。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，讓人工智能的助手處理必要而價(jià)值較低的任務(wù)，比如筆記記錄、行動(dòng)項(xiàng)目、議程和提醒。讓參會(huì)者不必?fù)?dān)心這些任務(wù)，可以在每次會(huì)議上中有所收獲。
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