分析表明，自從2020年初以來，協(xié)作工具呈指數(shù)級(jí)采用，再加上對(duì)為電子郵件構(gòu)建的傳統(tǒng)歸檔和監(jiān)管技術(shù)的依賴，對(duì)金融服務(wù)公司構(gòu)成了挑戰(zhàn)。
雖然91%的金融服務(wù)專業(yè)人士表示使用了兩到六個(gè)協(xié)作工具，但63%的受訪者擔(dān)心以避開基于電子郵件的監(jiān)控和存檔的方式共享數(shù)據(jù)和通信的能力。這與83%的受訪者表示禁用白板、屏幕共享和會(huì)議聊天等功能直接相關(guān)，而不是戰(zhàn)略性地實(shí)施專用技術(shù)以確保合規(guī)性并實(shí)現(xiàn)協(xié)作和生產(chǎn)力。
Thomson Reuters公司高級(jí)監(jiān)管情報(bào)專家Susannah Hammond評(píng)論說：“據(jù)說新冠疫情帶來了‘渦輪增壓’的數(shù)字化技術(shù)，這既帶來了好處，也帶來了挑戰(zhàn)。新的、混合的、工作方式帶來了新的風(fēng)險(xiǎn)，監(jiān)管機(jī)構(gòu)是地域中立的，無論員工是在辦公室還是在家中遠(yuǎn)程工作，對(duì)他們來說都無關(guān)緊要。疫情期間加強(qiáng)了監(jiān)管，監(jiān)管機(jī)構(gòu)希望風(fēng)險(xiǎn)和控制基礎(chǔ)設(shè)施能夠跟上不斷變化和靈活的工作實(shí)踐。”
協(xié)作工具需要適當(dāng)?shù)暮弦?guī)性監(jiān)督
•被認(rèn)為對(duì)隱私和安全構(gòu)成威脅或挑戰(zhàn)的前三項(xiàng)協(xié)作功能包括：在聊天中下載或傳輸?shù)奈募?、在聊天或屏幕上共享的鏈接以及屏幕共享?3%的受訪者表示，他們最關(guān)心的安全問題是通過屏幕共享或網(wǎng)絡(luò)攝像頭繞過電子郵件和共享機(jī)密信息。
•自從Theta Lake公司發(fā)布的2020年基準(zhǔn)報(bào)告發(fā)布以來，視頻和聊天的使用量激增，分別增長了70%和50%以上。
協(xié)作工具的快速采用和越來越多的使用給企業(yè)帶來了風(fēng)險(xiǎn)，并相應(yīng)地需要適當(dāng)?shù)暮弦?guī)性監(jiān)督。2020年，IT團(tuán)隊(duì)動(dòng)員起來實(shí)施協(xié)作平臺(tái)以提供靈活性、效率和業(yè)務(wù)連續(xù)性，但合規(guī)性和監(jiān)督考慮通常是次要的。
美國金融監(jiān)管局(FINRA)和美國證券交易委員會(huì)(SEC)、英國金融行為監(jiān)管局(FCA)、歐洲證券和市場(chǎng)管理局(ESMA)的最新指南表明，可證明的電子通信捕獲、保留和監(jiān)督控制對(duì)于合規(guī)使用協(xié)作和聊天工具至關(guān)重要。為了滿足這些監(jiān)管要求、解決合規(guī)性問題并充分發(fā)揮Cisco、Microsoft Teams、RingCentral Office、Zoom等Webex關(guān)鍵功能的全部投資回報(bào)率，企業(yè)必須使用專門構(gòu)建的安全和合規(guī)性技術(shù)解決方案。
Theta Lake公司市場(chǎng)情報(bào)總監(jiān)StaceyEnglish表示：“企業(yè)對(duì)協(xié)作工具的依賴達(dá)到了歷史最高水平，而且顯然還會(huì)繼續(xù)下去。而遵守這些新通信類型的合規(guī)性和安全性要求，尤其是對(duì)于金融服務(wù)和其他受監(jiān)管行業(yè)而言，已被證明是一個(gè)關(guān)鍵問題和挑戰(zhàn)。該報(bào)告闡明了這一挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)管理的關(guān)鍵領(lǐng)域，并為企業(yè)提供了路線圖，以在滿足合規(guī)性需求的同時(shí)繼續(xù)擴(kuò)展協(xié)作工具的使用。”
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