隨著社交媒體的興起，通過電子郵件進(jìn)行的業(yè)務(wù)百分比從80%下降到50%左右，Pike說。信息在企業(yè)內(nèi)流入、流通、流出的形式有很多，重要的是要確保所有的信息都通過正確的方式進(jìn)行標(biāo)記和分類。所有這些交易都必須記錄，以確保員工處理的方式是合乎法規(guī)的，并且為客戶提供最佳服務(wù)，產(chǎn)品繼續(xù)盈利。

信息治理供應(yīng)商Actiance公司的CEO Kailash Ambwani，說，“員工想通過LinkedIn聯(lián)系客戶，建立合作關(guān)系。但他們必須小心謹(jǐn)慎。”Ambwani指出，其中最大的錯誤之一，就是員工無意中在一個開放的溝通渠道中，發(fā)送社會保險號碼或者信用卡號碼。同時，在金融服務(wù)等行業(yè)內(nèi)，對于可以和誰進(jìn)行對話也有相應(yīng)的法規(guī)。例如，操盤手不應(yīng)該和金融分析師進(jìn)行交談。

以最近的LIBOR利率丑聞為例，涉及的主要銀行被罰款超過60億美元。根本問題就是銀行員工通過社交媒體渠道進(jìn)行的談判，不符合銀行的法規(guī)和法律。這些交流無法通過那些只關(guān)注電子郵件的傳統(tǒng)信息治理工具被追蹤。

總體而言，Pike注意到，更細(xì)則的法規(guī)和更嚴(yán)格的執(zhí)法已經(jīng)推動了更好治理的需求。例如，在美國有48個州有個人隱私的法律，其中的大約一半包括私人訴訟權(quán)利。在美國各州也存在許多不同的法律，在美國以外，也有國家層面的相應(yīng)法律。此外，證券交易委員會和聯(lián)邦貿(mào)易委員會正在更多的參與監(jiān)管措施和實(shí)行更高標(biāo)準(zhǔn)的罰款。 “這會促使很多公司實(shí)施更好的治理，” Pike說。

社交媒體治理和存檔中面臨的一大挑戰(zhàn)，是隨著企業(yè)存儲更多的數(shù)據(jù)，他們也為黑客和信息泄露提供了一個更大的攻擊面。通常這些信息存儲在不同的系統(tǒng)中或地理位置上。有時，這些信息存儲庫的情況并不對等。有些信息存儲庫可能更易受到攻擊，或者并不經(jīng)常被訪問。

另一大挑戰(zhàn)在于在各種社交媒體渠道中，要將構(gòu)建的法規(guī)，和獲利目標(biāo)相整合。企業(yè)架構(gòu)師可以通過使用供應(yīng)商，比如Actiance和Hanzo Archives提供的企業(yè)服務(wù)總線，從而簡化在社交媒體中跟蹤信息的功能。其他供應(yīng)商， 例如Sprout Social提供的工具，則可以在更偏重獲利方面提供幫助。

企業(yè)在如何監(jiān)管員工使用社交媒體渠道時，必須更加敏感。 追蹤政策需要在使用社交媒體提供更好的業(yè)務(wù)流程支持，和尊重員工私人生活之間找到平衡，Ambwani說。

一項良好的戰(zhàn)略是創(chuàng)建一個信息治理指導(dǎo)委員會，成員包括企業(yè)架構(gòu)師、律師、CIO和CISO，共同制定一個社交媒體治理戰(zhàn)略。這不應(yīng)該是一個有名無實(shí)的委員會。 它需要與參與者的工作職能相捆綁。

“他們的獎金需要和它綁定，” Pike說。

一種方法是創(chuàng)建和治理項目相關(guān)的衡量標(biāo)準(zhǔn)。信息治理是一個具有廣泛深遠(yuǎn)影響的想法，但企業(yè)也需要解決各類問題，例如，電子披露、數(shù)據(jù)視圖一致，存檔內(nèi)更好的搜索功能。企業(yè)必須思考，他們設(shè)立的這一平臺日后是否可以擴(kuò)展，以便解決更大的問題。

大型企業(yè)還應(yīng)該考慮聘用一位首席數(shù)據(jù)官。中小企業(yè)可以考慮選擇現(xiàn)有員工擔(dān)任這一職位。這一員工可以負(fù)責(zé)企業(yè)信息治理的基本職責(zé)。 這一員工需要擁有特定的技能，包括法規(guī)制定和如何推動新的盈利戰(zhàn)略。

Pike預(yù)計在不久的將來，企業(yè)會在社交媒體渠道中使用情感分析。 這些工具可以確保員工受到控制，及時中斷談話，或?qū)υ掁D(zhuǎn)發(fā)給經(jīng)理，以確保公司的聲譽(yù)受到保護(hù)。

企業(yè)必須明確，當(dāng)前的平臺是否滿足社交媒體渠道的需求，如果無法滿足，則需要確立一個合適的平臺或工具。 Pike說，“你不想要發(fā)生的是，在兩到三年后，當(dāng)律師要求這類信息時，而無法提供。”