IT文檔曾經(jīng)是電子表格上的一組數(shù)字，現(xiàn)在已經(jīng)演變?yōu)橐粋€(gè)復(fù)雜的怪獸。

某些高級(jí)環(huán)境采用Visio創(chuàng)建賞心悅目的圖形。盡管這肯定是向正確的方向邁出了一步，繪制這些圖形很耗費(fèi)時(shí)間而且伴隨著系統(tǒng)快速變化，圖形往往會(huì)過(guò)時(shí)。不論采用什么方法，IT文檔面臨的挑戰(zhàn)是保持其時(shí)效性。

在處理危機(jī)以及日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，沒(méi)有比好文檔更重要的事兒了。隨著IT環(huán)境變得越來(lái)越復(fù)雜，我們發(fā)現(xiàn)有新工具以及在線服務(wù)能夠掃描并記錄IT使用情況及其合規(guī)性。諸如IT Glue、Docusnap這類(lèi)工具被設(shè)計(jì)用于掃描、識(shí)別基礎(chǔ)設(shè)施并對(duì)其進(jìn)行編目，而且通常不需要安裝代理。

盡管這些工具價(jià)格不菲，但可能會(huì)獲得意想不到的好處。產(chǎn)品通常包括軟件許可以及合規(guī)性功能，這可能會(huì)顯著減少年底的校準(zhǔn)工作量。工具甚至能夠減少許可成本。

另一大賣(mài)點(diǎn)是合規(guī)性支持。這些產(chǎn)品對(duì)幫助企業(yè)滿(mǎn)足健康保險(xiǎn)流通與責(zé)任法案以及薩班斯-奧克斯利法案的要求大有幫助。

大多數(shù)工具價(jià)格不菲，但并非所有工具都是這樣。有一款免費(fèi)的工具是VMware專(zhuān)用工具RVTools。盡管僅限于從VMware的vCenter獲取信息，但生成的文件格式可以很容易地保存到電子表格中并快速進(jìn)行操作。

盡管很多工具能夠減輕IT文檔負(fù)擔(dān)，但在發(fā)生災(zāi)難時(shí)可能無(wú)法滿(mǎn)足你的期望。一定要牢記，需要花時(shí)間或者配置復(fù)雜的活動(dòng)都應(yīng)該記錄在文檔中。

以VMware中的分布式資源調(diào)度（DRS）以及高可用性規(guī)則為例，管理員會(huì)基于應(yīng)用設(shè)置建立復(fù)雜的虛擬機(jī)布置規(guī)則。隨著時(shí)間的推移，大型機(jī)群可能會(huì)涉及數(shù)百個(gè)規(guī)則，這些規(guī)則除了記錄在vCenter中還會(huì)記錄在哪兒？就DRS而言，取消功能將卸載程序并移除所有的規(guī)則，可以使用基于角色的訪問(wèn)避免上述情況出現(xiàn)。

探索具有創(chuàng)造性的文檔戰(zhàn)略

在現(xiàn)代數(shù)據(jù)中心，服務(wù)出現(xiàn)中斷或者宕機(jī)后將會(huì)優(yōu)先考慮文檔。只有在需要時(shí)文檔才會(huì)得到應(yīng)有的重視。盡管有一些工具減少了時(shí)間消耗、資源占用，但沒(méi)有神奇的解決方案存在，不需要管理層和員工做出承諾、付出努力就能夠解決IT文檔存在的時(shí)效性問(wèn)題。

既然IT團(tuán)隊(duì)急于解決目前文檔所面臨的保持時(shí)效性挑戰(zhàn)是不可能的，制定一些具備創(chuàng)造力的戰(zhàn)略或許是正確之舉。

一種選擇是在周五下午每年進(jìn)行兩次IT文檔審計(jì)。問(wèn)題在于如果系統(tǒng)通過(guò)了審計(jì)，員工就到了離開(kāi)的時(shí)候了。這可能是一個(gè)噱頭—雇傭?qū)I(yè)人員對(duì)文檔進(jìn)行審計(jì)而且應(yīng)該不需要額外的獎(jiǎng)勵(lì)。為使公司達(dá)到目標(biāo)或里程碑，你需要推掉多少次免費(fèi)的早餐點(diǎn)心或者比薩中餐？

管理員知道如何編寫(xiě)文檔，但這還不夠。管理層需要提供時(shí)間、工具，而且管理員需要為文檔設(shè)置高優(yōu)先級(jí)。這需要管理層以及管理員理解文檔正確的重要性。不需要任何思考，管理員就可以做上百件事。任務(wù)永遠(yuǎn)擺在第二位因?yàn)樗鼈円呀?jīng)變成了整個(gè)流程的一部分。

IT文檔不是一個(gè)帶有貶義的字眼，也不意味著浪費(fèi)時(shí)間。需要員工、管理層、顧客以及企業(yè)自身了解文檔的意義并就文檔真正的價(jià)值達(dá)成一致。