隨著社會(huì)的發(fā)展，信息產(chǎn)生的速度不斷加快，交互需求逐漸增多。在信息流通的過程中，人們往往關(guān)注信息的儲(chǔ)存和處理過程，但作為整個(gè)信息流程的交互過程，文檔信息輸入輸出的安全和管理一直缺乏重視。

在近年來的政務(wù)信息化進(jìn)程中，同電子政務(wù)平臺(tái)建設(shè)、數(shù)據(jù)共享與集中等焦點(diǎn)問題一樣，文檔信息的輸入和輸出交互變得越發(fā)重要。其中，文印設(shè)備作為政府部門必需的文檔輸入輸出設(shè)備，承載著大量與國(guó)家利益緊密相關(guān)的重要信息。如何對(duì)其進(jìn)行有效的管理和維護(hù)，成為信息安全和流程優(yōu)化等課題的重中之重。

“單機(jī)”隔離成基本保密方式

在政府機(jī)構(gòu)內(nèi)部，各部門一般從空間上相互獨(dú)立，每個(gè)屋子也都單獨(dú)配備了打印機(jī)，以確保信息保密。但是，這樣的打印設(shè)備功能卻很有限，且布置分散，運(yùn)營(yíng)成本過高，不能滿足當(dāng)前文印管理需要。 為解決效率問題，不少部門專門設(shè)置了文印中心，但是這樣的文印中心也在安全和效率兩方面面臨著新的挑戰(zhàn)。

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“目前我們使用文印設(shè)備的流程還是比較簡(jiǎn)單的，尤其是非窗口單位，基本上就是用自己的桌面打印機(jī)打印日常工作需要的文件，如果是大量地打印、復(fù)印文件，就去專門的文印室。我們對(duì)于日常使用的打印機(jī)并沒有特別復(fù)雜的要求，主要是安全、穩(wěn)定、快速、易操作。保密的重要性對(duì)于機(jī)關(guān)單位來說也非常重要，目前我們所采用的方法就是內(nèi)外網(wǎng)隔離，文印設(shè)備基本不聯(lián)網(wǎng)，每人使用一臺(tái)桌面打印機(jī)。”國(guó)務(wù)院機(jī)關(guān)事務(wù)管理局公共機(jī)構(gòu)節(jié)能管理司黃滔處長(zhǎng)介紹。

然而在實(shí)際工作中，政府機(jī)關(guān)的文印管理流程仍存在著漏洞，比如打印機(jī)管理長(zhǎng)期處于分散狀態(tài)、打印設(shè)備缺少專人管理等。對(duì)文印流程缺少管理，信息安全和保密自然難以得到保障，再加上辦公室人員流動(dòng)頻繁以及人為的文件遺留等問題，信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)依然需要處處防范。

軟件+硬件：安全管理有力保障

作為有效實(shí)現(xiàn)文印安全和管理的技術(shù)手段，越來越多的文印管理解決方案在相關(guān)領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)廠商如惠普公司的引領(lǐng)下，取得了重大的進(jìn)展與突破，為相關(guān)部門和企事業(yè)單位提供了有力的技術(shù)支持和保障。

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國(guó)家信息中心信息安全研究與服務(wù)中心主任吳亞非舉例說，一些涉密的部門與機(jī)構(gòu)，在電腦上操作打印重要文檔信息后，在去文印室領(lǐng)取打印文件的這段時(shí)間就屬于空檔期，很容易造成機(jī)密的泄露。之前針對(duì)這種文印安全的解決方案是給每個(gè)職工都單獨(dú)配一臺(tái)打印機(jī)，這樣雖然可以很好的解決安全問題，卻造成了采購(gòu)、使用和管理方面的大量浪費(fèi)。

現(xiàn)在，可以通過為每個(gè)辦公室或部門配置一臺(tái)擁有PIN碼打印技術(shù)的打印機(jī)，即可有效控制重要信息的文印輸出安全，同時(shí)兼顧使用和管理成本，并大幅提升政務(wù)工作效率。此外，通過惠普Web Jetadmin文印管理軟件，IT管理員可以積極有效地對(duì)整個(gè)單位的內(nèi)部文印設(shè)備進(jìn)行集中管理，并實(shí)現(xiàn)故障的遠(yuǎn)程排除，大大提高了人員工作效率與設(shè)備運(yùn)營(yíng)效率，防患于未然，真正實(shí)現(xiàn)安全規(guī)劃與管理。

加強(qiáng)管理，從架構(gòu)層面提升效率

國(guó)家審計(jì)署信息辦主任王智玉指出，政府部門關(guān)注文檔文件信息安全、加強(qiáng)對(duì)文印設(shè)備的主動(dòng)管理、提升信息的流轉(zhuǎn)效率，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。有效、積極地管理文檔信息流轉(zhuǎn)不僅能夠提升各部門協(xié)同工作效率，保障信息安全，更能幫助政府部門降低風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)響應(yīng)國(guó)家對(duì)于節(jié)能減排、低碳環(huán)保的政策要求，起到很好的示范作用。

惠普文印架構(gòu)工程師介紹，大多數(shù)企業(yè)并未制定包含打印與成像系統(tǒng)管理在內(nèi)的IT架構(gòu)管理綜合戰(zhàn)略，沒有將打印與成像納入總體基礎(chǔ)架構(gòu)改進(jìn)計(jì)劃。而只有對(duì)整個(gè)打印與成像網(wǎng)絡(luò)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，才能保障整個(gè)文印系統(tǒng)高效、節(jié)能。優(yōu)化基礎(chǔ)架構(gòu)的優(yōu)勢(shì)包括：通過縮減維護(hù)、資源和耗材支出降低總體成本;借助高度可靠、易于維護(hù)且高效安全的基礎(chǔ)架構(gòu)降低成本。通過有效的文印管理，還能減少停機(jī)時(shí)間可，保證打印與成像環(huán)境的可用性和穩(wěn)定性，簡(jiǎn)化設(shè)備與耗材的管理和監(jiān)控流程。

“在采購(gòu)的時(shí)候，不是考慮需要買一臺(tái)或是兩臺(tái)機(jī)器，而是從整個(gè)部門、整個(gè)系統(tǒng)的角度考慮采用什么樣的文印解決方案。這個(gè)方案包括需要的設(shè)備、管理設(shè)備的軟件以專業(yè)人員的服務(wù)等等。這樣整體考慮，對(duì)降低成本、提高效率十分有益。”惠普工程師說。

文印設(shè)備作為政府部門重要的信息交互終端，關(guān)系到政府部門的關(guān)鍵信息安全和整體效率提升。政務(wù)文件信息的安全和管理不僅要靠制度和人員來進(jìn)行保障，安全可靠的硬件與高效嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒誊浖⑴e將成為實(shí)現(xiàn)文檔與信息安全和管理的有力手段。相信通過政府與社會(huì)的共同努力，文檔信息輸入輸出的安全和管理將得到更多重視，成為政府和大型企業(yè)加強(qiáng)管理，提升效率的必由之路。