大家下午好。 我今天分享的主題是“數(shù)字化辦公”。如果說(shuō)到“坑”，我認(rèn)為最大的坑就是“數(shù)字化辦公”這幾個(gè)字。在某種意義上，它是不存在的，是乙方灌輸給我們的概念，這是一個(gè)原本我們并不知道的概念。 如果我們到網(wǎng)上去查什么叫數(shù)字化辦公，多半會(huì)跳出視頻會(huì)議、多功能一體機(jī)、方便大家辦公的工具，或者文檔管理、OA、知識(shí)管理，這些都被稱作數(shù)字辦公，但數(shù)字辦公就是指這些嗎？

“數(shù)字辦公”來(lái)自何方？

一直以來(lái)，IT部門(mén)留給領(lǐng)導(dǎo)的印象就是花了很多錢，卻什么都看不見(jiàn)。前幾天我領(lǐng)導(dǎo)還說(shuō)：“從05年到現(xiàn)在，我們銷售額番了幾倍了，但I(xiàn)T這么多年卻一直沒(méi)有變化”。什么變化都沒(méi)有，聽(tīng)了蠻心驚的。這么多年也花了公司幾個(gè)億了， 可是卻沒(méi)什么給領(lǐng)導(dǎo)看的，那我們到底在做什么呢？

還是先回到被大家稱作數(shù)字化辦公的東西。比如說(shuō)90年代是多功能一體機(jī)，視頻會(huì)議，都是一些標(biāo)志性的企業(yè)辦公產(chǎn)品。相對(duì)硬件，還有一些軟件。比如文檔、任務(wù)協(xié)同類比較有名的 Lotus Notes。后來(lái)慢慢被微軟取代。說(shuō)個(gè)題外話， 我們總公司上汽集團(tuán)早期用Lotus Notes，德國(guó)博世用的是Exchange，當(dāng)時(shí)還讓我們選跟哪邊走。再比如03年EMC收購(gòu)的Documentum。再后來(lái)移動(dòng)化的導(dǎo)入，企業(yè)辦公是跟著IT公司的這些產(chǎn)品一路走來(lái)。

我們公司在數(shù)字化辦公方面投入不算少。 最早的時(shí)候是撥號(hào)電視電話會(huì)議系統(tǒng)，非常古老，還不歸IT管，歸基建部。后來(lái)是八爪魚(yú)，再后來(lái)是我們比較滿意的WebEx，跟國(guó)外開(kāi)會(huì)效果都很好。后來(lái)德國(guó)博世換成了Skype，我們就沒(méi)有辦法了。Skype效果不佳，特殊時(shí)期WebEx還能沖過(guò)防火墻，Skype平常都有困難。這些產(chǎn)品準(zhǔn)確地說(shuō)是桌面會(huì)議系統(tǒng)。另一類是場(chǎng)景會(huì)議，比如Polycom和思科的視頻會(huì)議系統(tǒng)。 我們目前使用的會(huì)議系統(tǒng)可以和上汽集團(tuán)進(jìn)行場(chǎng)景會(huì)議，但卻不能和博世集團(tuán)開(kāi)會(huì)，因?yàn)椴┦赖陌踩呗圆辉试S此類連接，我們安裝整套設(shè)備后，全國(guó)多地工廠間能夠開(kāi)視頻會(huì)議了。但是有一次我們要開(kāi)一個(gè)大規(guī)模的創(chuàng)新會(huì)議，各個(gè)地方都要參加，但不是在我們裝修很好的視頻會(huì)議室里，非要在研發(fā)的實(shí)驗(yàn)室里面開(kāi)。我們就傻掉了。 后來(lái)只好找全時(shí)公司借“盒子”，這是一個(gè)可以拎著跑的視頻會(huì)議系統(tǒng)， 通過(guò)4G上網(wǎng)。整套的Polycom要兩三百萬(wàn)，全時(shí)盒子兩、三萬(wàn)塊錢。再后就是即時(shí)通訊軟件的選擇，是用微信，還是釘釘、還是蜜蜂。當(dāng)時(shí)有一批公司找到一個(gè)生存空間，面向企業(yè)的微信。不過(guò)實(shí)際情況，還是騰訊微信占領(lǐng)了企業(yè)的即時(shí)通訊。不過(guò)企業(yè)即時(shí)通訊還是有個(gè)切入點(diǎn)，當(dāng)企業(yè)是2C業(yè)務(wù)時(shí)，可以通過(guò)這樣的企業(yè)即時(shí)通訊工具打造一個(gè)面向C端的應(yīng)用入口。 現(xiàn)在我們還在引入一個(gè)小的移動(dòng)應(yīng)用“i2問(wèn)問(wèn)”。用于在移動(dòng)端跟進(jìn)問(wèn)題處理。企業(yè)里有很多這樣的應(yīng)用場(chǎng)景。

再來(lái)看看硬件設(shè)備，CV touch， Max Hub電子白板，取代投影儀，又比較酷炫。當(dāng)然價(jià)格不菲。

企業(yè)辦公領(lǐng)域，再有一條從知識(shí)管理出發(fā)的線索。05年我們想做知識(shí)管理，其實(shí)是企業(yè)的”know how”管理。 一路走下來(lái)，才搞清楚開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)的三維數(shù)模管理和知識(shí)管理的區(qū)別。一個(gè)屬于產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理范疇，一個(gè)更接近于文檔管理范疇。比較有意思的是當(dāng)我們啟用Oracal Webcenter的時(shí)候，文檔管理已經(jīng)不再局限于文檔的管理，更多加入了文檔的共享，也就是企業(yè)Portal，也可以說(shuō)是web2.0，有一個(gè)相對(duì)友好的前端展示。 我們從Webcenter第一版開(kāi)始追，發(fā)現(xiàn)Portal和文檔層授權(quán)不能集成，所以沒(méi)等系統(tǒng)上線，就開(kāi)始做版本升級(jí)。系統(tǒng)上線后才發(fā)覺(jué)這樣的系統(tǒng)適合交付文檔的管理共享，比如企業(yè)的規(guī)章制度，體系文件。但卻不適合知識(shí)的生成過(guò)程。也就是說(shuō)，不能激發(fā)大家貢獻(xiàn)知識(shí)。 這當(dāng)中我們才意識(shí)到知識(shí)也是有生命周期的。知識(shí)的早期更像是一個(gè)原礦，需要提煉。就比如有專門(mén)的文獻(xiàn)人員，對(duì)知識(shí)進(jìn)行考察，提煉，使其變成金子，但前提是找到礦石。所以我們又上了一個(gè)SAP類似于社交的平臺(tái)，里面的JAM模塊用來(lái)“挖礦”。但用起來(lái)也很不方便，后來(lái)雖然可以移動(dòng)接入，但是還是沒(méi)有人愿意使用。 過(guò)程中我們也和IBM溝通過(guò)。對(duì)文檔資產(chǎn)可以說(shuō)找到了管理手段，但對(duì)于知識(shí)的全過(guò)程管理還是不大有概念。 不清楚以怎樣的結(jié)構(gòu)來(lái)組織各種知識(shí)文檔。 直到和夠快溝通時(shí)，按照夠快的做法，為部門(mén)或者項(xiàng)目或者個(gè)人設(shè)定一個(gè)庫(kù)，之后文檔的存放上傳就是他們自己的事情了。 要使用的自然會(huì)上傳。而我們之前一直困惑于這些文檔怎么有條理的組織，夠快的說(shuō)法是“為什么要組織文檔，這件事留給每個(gè)人自己決定就好“

另外還有一條數(shù)字辦公線索，就是審批。審批這件事里藏著一個(gè)誤區(qū)，到底是權(quán)利的審批，還是業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)。在電子審批上線之前，紙面上的審批是不需要區(qū)分權(quán)利（行政）審批和業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)的。很多以書(shū)面方式記錄的工作內(nèi)容總是要讓領(lǐng)導(dǎo)批上一筆。我們?cè)趯?shí)施工作流系統(tǒng)時(shí)，有一個(gè)流程一定程度上點(diǎn)醒了我們。公司的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)試驗(yàn)流程，每完成一道工作，試驗(yàn)員都要做些記錄并簽字，然后上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也要簽字。整個(gè)試驗(yàn)過(guò)程可能需要6個(gè)月左右的時(shí)間， 這張紙也要在6個(gè)月里流轉(zhuǎn)于若干部門(mén)。業(yè)務(wù)部門(mén)提出這個(gè)流程要上工作流系統(tǒng)，分析后我們發(fā)現(xiàn)這是一個(gè)明確的業(yè)務(wù)流程，也就是數(shù)據(jù)流的過(guò)程，而不是審批流。即便要上系統(tǒng)也不是審批系統(tǒng)，而是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，有對(duì)應(yīng)的各種角色設(shè)置。否則在工作流系統(tǒng)中，崗位角色如果設(shè)置不到位，當(dāng)人員離職后試驗(yàn)過(guò)程就無(wú)法進(jìn)行下去。 而一個(gè)公司，除了管理層級(jí)崗位設(shè)置完備，其他的工作崗位是不可能有非常清晰完整的設(shè)置的。

還有一個(gè)信貸審批的案例也比較有代表性。 我們給客戶供貨，加上應(yīng)收款，金額達(dá)一定額度以后, 對(duì)公司意味著資金風(fēng)險(xiǎn)，需要領(lǐng)導(dǎo)審批后才能繼續(xù)發(fā)貨。但是我們的信貸額度審批又不是十分嚴(yán)謹(jǐn)。 因?yàn)槠囆袠I(yè)大家是一個(gè)供應(yīng)鏈整體，以整車為龍頭，供應(yīng)鏈建立后，上下游就是緊密的依存關(guān)系，斷供的影響并不僅僅在資金層面。而我們公司又是Tier 1供應(yīng)商，市場(chǎng)占有率40%，是汽車供應(yīng)鏈的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。所以不能一到額度就斷供。而且從中長(zhǎng)期看，很難確定哪家整車廠會(huì)持續(xù)看好。就比如去年吉利爆發(fā)了，銷售增長(zhǎng)80%的，繼通用五菱之后又一國(guó)內(nèi)汽車行業(yè)神話。但當(dāng)時(shí)我們銷售部一定要求把這樣一個(gè)信貸風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過(guò)程做成一個(gè)審批過(guò)程。后面發(fā)生的故事，就是領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)我都干了什么，他的郵箱里不停地出現(xiàn)讓他審批的發(fā)貨放行，而附在審批流程里的是密密麻麻的表格。仔細(xì)了解情況后我才意識(shí)到，公司信貸控制的過(guò)程是通過(guò)每個(gè)月定期召開(kāi)信貸額度“鎖定”評(píng)審會(huì)。銷售會(huì)講清楚某個(gè)客戶的重要度，為什么不能鎖定供貨等等，各種信息在會(huì)上匯總， 領(lǐng)導(dǎo)心里也有一筆賬，最后拍板放行。但我們把這事搬到了公司的辦公審批系統(tǒng)里，領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)法批。底下人又找我們修改審批系統(tǒng)，多久沒(méi)批就發(fā)催促郵件， 后果就是領(lǐng)導(dǎo)的郵箱里一大堆的通知郵件。

我們?cè)谄髽I(yè)里會(huì)碰到業(yè)務(wù)流程、審批流程。尤其是國(guó)企，只要提到流程就是審批流程，沒(méi)有業(yè)務(wù)流程。其實(shí)一旦建立了業(yè)務(wù)流程，審批就會(huì)弱化。后來(lái)我們也做過(guò)一套“材料主數(shù)據(jù)”系統(tǒng)。上系統(tǒng)之前，工程師做的所有工作都需要經(jīng)過(guò)上級(jí)經(jīng)理簽字然后再流轉(zhuǎn)到下一個(gè)崗位。上好系統(tǒng)后，一個(gè)審批都沒(méi)有了。因?yàn)橄到y(tǒng)里計(jì)算出來(lái)的數(shù)據(jù)沒(méi)有錯(cuò)誤，不需要人為干預(yù)。工程師的工作就是在一定節(jié)點(diǎn)的信息輸入，這就是他的業(yè)務(wù)工作，他的領(lǐng)導(dǎo)還不如他專業(yè)。

“數(shù)字化辦公”幾個(gè)基本要素及核心

我們所說(shuō)的數(shù)字化辦公，它有幾個(gè)特點(diǎn)。

1. 協(xié)同

協(xié)同的目的不是把信息傳遞下去，尤其不是以數(shù)據(jù)的形式傳遞信息，它是把信息傳給人，然后人要處理這些信息，在企業(yè)里這種是最接近于辦公的業(yè)務(wù)形式。也就是說(shuō)每個(gè)節(jié)點(diǎn)都是靠人來(lái)做的，而且人做的決斷也好，產(chǎn)生的輸出也好，很難把它數(shù)字化。在非數(shù)字化信息情況下，我們需要利用一些工具，幫助我們快速的傳遞信息，不重復(fù)、不丟失。這就使數(shù)字化辦公。也就是說(shuō)這里的數(shù)字化是數(shù)字化載體，數(shù)字化辦公是以數(shù)字化載體的方式進(jìn)行的人工辦公。

2. 無(wú)紙化

現(xiàn)在這個(gè)特點(diǎn)被叫得太高了，可能導(dǎo)致我們會(huì)忘記其他方面。

3. “隨時(shí)隨地”。這也是非?？尚械氖虑?，隨時(shí)隨地的手段就是移動(dòng)化。

這里我舉一個(gè)例子。比如說(shuō)我們做的報(bào)表，在原來(lái)的IT架構(gòu)里，報(bào)表不屬于辦公系統(tǒng)，而是叫BI商業(yè)智能。從這個(gè)角度講，如果領(lǐng)導(dǎo)今天要去拜訪客戶，想知道上個(gè)月我們對(duì)客戶的發(fā)貨情況，那些信息在BI里，如果你能夠把它拽到領(lǐng)導(dǎo)的手機(jī)上也可以叫辦公，但是這個(gè)信息傳到人就結(jié)束了。當(dāng)他拜訪客戶的時(shí)候，依據(jù)這些信息和客戶溝通，或討價(jià)還價(jià)。也就是說(shuō)，業(yè)務(wù)上不是一種相對(duì)強(qiáng)邏輯的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，這當(dāng)然也叫數(shù)字化辦公。 但是我個(gè)人還是認(rèn)為要盡量少用這個(gè)詞。為什么呢？因?yàn)樵谄髽I(yè)里碰到的事情，要想叫數(shù)字化辦公，100樣都全可以叫。我們認(rèn)為企業(yè)業(yè)務(wù)有一個(gè)數(shù)字化的大趨勢(shì)，或者說(shuō)可能性。非要把辦公數(shù)字化單獨(dú)拉出來(lái)，其意義何在呢？我們還是要從一個(gè)企業(yè)全局的角度，看數(shù)字化這個(gè)概念會(huì)對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)有怎樣的影響，這也是現(xiàn)在很多企業(yè)重點(diǎn)考慮的“業(yè)務(wù)數(shù)字化”。

“數(shù)字化”的三個(gè)層次

1.商業(yè)：面向外部客戶，產(chǎn)生商業(yè)價(jià)值

關(guān)于業(yè)務(wù)數(shù)字化，我們需要知道它的出處。 其實(shí)它來(lái)自于互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)構(gòu)建的商業(yè)數(shù)字化。真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的，目前就是互聯(lián)網(wǎng)公司把企業(yè)的商業(yè)環(huán)節(jié)，即產(chǎn)品和它的客戶的互動(dòng)環(huán)節(jié)數(shù)字化，比如淘寶。 微信的作用如果影射到一個(gè)企業(yè)，倒是可以歸到辦公數(shù)字化的范疇了。

2.業(yè)務(wù)：提升效率

互聯(lián)網(wǎng)公司的業(yè)務(wù)很簡(jiǎn)單，它的業(yè)務(wù)全部數(shù)字化了，在網(wǎng)上下單，看你的用戶使用的情況怎么樣，你產(chǎn)品有沒(méi)有人用，用的好不好。當(dāng)我們把這樣一個(gè)數(shù)字化概念拿到制造業(yè)的時(shí)候，恰恰把起頭環(huán)節(jié)丟掉了。 比如，制造企業(yè)的產(chǎn)品數(shù)字化了嗎？這個(gè)距離太遠(yuǎn)，沒(méi)有物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我們物理產(chǎn)品不可能數(shù)字化。它的數(shù)字化依賴于更深層次的技術(shù)發(fā)展。當(dāng)我們把互聯(lián)網(wǎng)公司的“商業(yè)數(shù)字化”概念套到自己企業(yè)的業(yè)務(wù)上時(shí)，一定要找到共性特點(diǎn)的環(huán)節(jié)進(jìn)行對(duì)接。這樣會(huì)發(fā)現(xiàn)，企業(yè)里的服務(wù)業(yè)務(wù)是有可能數(shù)字化的，但是核心的制造業(yè)務(wù)，產(chǎn)品的數(shù)字化還要經(jīng)歷一段時(shí)間。這也是為什么，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行“商業(yè)”創(chuàng)新有很大的想象空間， 而進(jìn)行產(chǎn)品本身的創(chuàng)新還有很長(zhǎng)的路要走。反過(guò)來(lái)，做業(yè)務(wù)數(shù)字化的時(shí)候，我們也許可以把重點(diǎn)放在服務(wù)業(yè)務(wù)。比如：采購(gòu)銷售、人力資源、財(cái)務(wù)，這些都是服務(wù)的部門(mén)，也包括IT。

3.辦公：內(nèi)外部協(xié)同

辦公說(shuō)到底，起到的是內(nèi)外協(xié)同的作用。辦公環(huán)節(jié)可被數(shù)字化的基本上是支持人做事的載體，而非人從事的業(yè)務(wù)本身。所以我們一定要清楚重點(diǎn)在哪里。亮點(diǎn)在哪里。辦公是比較容易產(chǎn)生亮點(diǎn)的地方。IT可以更多地從這個(gè)角度切入。

在信息技術(shù)一片光明的時(shí)代，反倒出現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部IT越來(lái)越邊緣化的現(xiàn)象。而且還不是個(gè)例。這時(shí)候，IT可以考慮在辦公的環(huán)節(jié)找亮點(diǎn)。數(shù)字化有一個(gè)核心特征，就是提供線上化服務(wù)。就比如客戶可以隨時(shí)隨地使用。我們做了這么多年的ERP， 強(qiáng)調(diào)實(shí)現(xiàn)管理透明化。在我們近1萬(wàn)人的公司，我也只知道包括我在內(nèi)只有兩個(gè)總監(jiān)到SAP里看報(bào)表。BI也做了很久，也沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)看報(bào)表，他寧可讓屬下當(dāng)面向給他匯報(bào)?，F(xiàn)在要從辦公的角度切入，做數(shù)字化，首先就要抓住領(lǐng)導(dǎo)的意圖。剛才我提到的幾個(gè)要素，讓他隨時(shí)隨地能看到，知道他想看什么東西。開(kāi)始的時(shí)候，推出一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)感興趣的信息就行。他想原來(lái)你還能做這個(gè)事情，你下次能不能做另外一個(gè)事情呢？這是一個(gè)激活點(diǎn)，像杠桿的一個(gè)支點(diǎn)。如果一時(shí)半會(huì)揣摩不到領(lǐng)導(dǎo)想看什么，就做全員都能用的、移動(dòng)類的服務(wù)?？傊岊I(lǐng)導(dǎo)看得見(jiàn)。

商業(yè)數(shù)字化著眼點(diǎn)

雖然數(shù)字化辦公是今天的主題， 我還是想引申一下商業(yè)數(shù)字化這個(gè)概念，畢竟這是企業(yè)數(shù)字化概念的源頭和出處。確切的講，商業(yè)數(shù)字化是跟我們的產(chǎn)品直接相關(guān)的。 我們的產(chǎn)品要并到整個(gè)生態(tài)里面，所謂的萬(wàn)物互聯(lián)互通。目前我們的產(chǎn)品到OEM整車廠，OEM到經(jīng)銷商，經(jīng)銷商才跟車主有關(guān)系，是一個(gè)鏈條?，F(xiàn)在整個(gè)生態(tài)有可能發(fā)生了變化，這部分的數(shù)字化是通過(guò)客戶使用產(chǎn)品過(guò)程中，形成的數(shù)字反饋改善產(chǎn)品和服務(wù)。這是真正的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)。目前聯(lián)電也在做這方面的嘗試。企業(yè)內(nèi)部的數(shù)字化又怎么做呢？我個(gè)人的理解，我們還是要沿用產(chǎn)品（服務(wù)）的線上化，以及客戶使用產(chǎn)品（服務(wù)）的數(shù)字反饋這一概念，各業(yè)務(wù)部門(mén)找到自己的服務(wù)，找到自己的（內(nèi)外部）客戶，想辦法讓客戶到線上來(lái)使用我們的服務(wù)。就比如采購(gòu)部提供的就是采購(gòu)物資的服務(wù)，而不僅僅是做合同。這樣服務(wù)的好壞就取決于購(gòu)買過(guò)程的快慢。采購(gòu)的定位也隨之轉(zhuǎn)變，他們就等同于企業(yè)的供應(yīng)商，為企業(yè)各部門(mén)提供購(gòu)買商品的服務(wù)。

最后做一個(gè)總結(jié)，所謂數(shù)字化辦公，以前是我們最容易忽略的一部分。我們只把它當(dāng)成基礎(chǔ)架構(gòu)在落實(shí)，所以領(lǐng)導(dǎo)看不見(jiàn)摸不著，錢還沒(méi)少花。如果我們從辦公領(lǐng)域著手，藉此導(dǎo)入數(shù)字化實(shí)踐也未嘗不可。但一定要快速做一些亮點(diǎn)出來(lái)。不然可能作了很多部署，引入很多的工具，最后問(wèn)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公了嗎？發(fā)現(xiàn)還是回答不了這個(gè)問(wèn)題。反而把自己套牢了。當(dāng)然從整個(gè)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的角度，重點(diǎn)還是應(yīng)該放在業(yè)務(wù)、商業(yè)這些領(lǐng)域。需要持續(xù)地探索企業(yè)和數(shù)字化到底是怎樣的作用關(guān)系，會(huì)發(fā)生怎樣的“化學(xué)反應(yīng)”。應(yīng)該說(shuō)這個(gè)問(wèn)題的答案還不是那么顯而易見(jiàn)。

謝謝大家！