當Kelly Battles接任Host Analytics公司的首席財務官一職時，她發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導的新團隊面臨司空見慣的問題而停頓不前：流程效率低下，缺少合適的工具，分支機構(gòu)又缺乏聯(lián)系。

Battles在接受采訪時說：“許多團隊四分五裂，擁有同一數(shù)據(jù)的多個版本，有好多電子表格——電子表格到處都是，流程完全手動，盡管我們公司規(guī)模比較小，還是面臨成本高、難度大、速度慢的問題。”結(jié)果，Host Analytics公司的財務團隊那時把大多數(shù)時間用在了單調(diào)乏味的基本工作上，比如月末結(jié)賬(用Battles的話來說是“例行手續(xù)”)，而不是幫助這家新興公司開拓和發(fā)展業(yè)務。這家公司在四個辦事處有150名員工，包括遠在印度的一個辦事處。

意外的轉(zhuǎn)折是,Battles在 2009年加盟Host Analytics時，這家公司其實還沒有在使用自己的產(chǎn)品。Host Analytics專門開發(fā)軟件即服務(SaaS)應用軟件，它把這些軟件打包成企業(yè)績效管理軟件來銷售，如面向預算編制、財務預測、規(guī)劃、合并和報告等財務職能。

于是，Battles開始對她的團隊及公司的應用軟件和流程進行改造，在此過程中幫助促使整個公司向SaaS進行轉(zhuǎn)變。今天，這家公司只針對微軟Office采用預置型軟件許可證;它的其他所有應用軟件都在網(wǎng)上交付。單單財務部門就在六個月里面添加了六款SaaS工具，包括自己開發(fā)的Host Analytics套件、NetSuite企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)和四款支持性應用軟件，比如Boomi集成軟件和工資單處理系統(tǒng)。Battles說：“對我來說，憑借如此精干的一支團隊，能夠在六個月里面部署六款生產(chǎn)力工具非常了不起，而且收到了良好成效。”Battles將這與她在之前那家公司的經(jīng)歷作了一番比較，那家公司部署預置型ERP系統(tǒng)花了整整一年才完成，而且在此期間要求其他所有技術(shù)項目都暫停。單單ERP部署費用就花了200萬美元;相比之下，Host Analytics花在所有財務系統(tǒng)上的費用加起來每年還不到5萬美元。誠然，它沒必要掏錢購買自己開發(fā)的應用軟件;但Battles表示，就算果真購買，每年成本也不會超過5萬美元這個大關(guān)。

對于Host Analytics來說，使用自己的財務套件，對外宣傳起來顯然更有說服力;一家SaaS開發(fā)商不依賴自己開發(fā)的平臺，就有點像面包店不品嘗自己做的杯形蛋糕。但是之所以能夠更廣泛地向托管型應用軟件遷移，這有賴于搞定了效率低下的支離破碎的流程，這些流程是瓶頸，擠占了六人組成的財務部門的寶貴時間和精力。

舉例說：據(jù)Battles聲稱，“在情況好些的月份”，財務部門的月末結(jié)賬流程至少也要花十天的時間。她強調(diào)，業(yè)界的最佳實踐被認為是六天;十天充其量也只是平均數(shù)。用SaaS進行改造后，同樣的流程只要花四天。

Battles說：“過去財務團隊花在那些例行手續(xù)上的時間實在太多了。”她補充說，節(jié)省下來的時間轉(zhuǎn)而用于分析、預測和業(yè)務開發(fā)等方面上——這些都有助于打破財務專業(yè)人員只會擅長計算的刻板形象。“這讓我們可以提升自己的形象，讓我們更加成為主管和董事會眼里的業(yè)務伙伴，而不是他們眼里的交易引擎。”

對于財務迷們來說：新應用軟件有助于優(yōu)化的一個具體方面就是收入確認，該公司用NetSuite使這個方面實現(xiàn)了自動化。同樣地，Host Analytics用自己的軟件使財務合并實現(xiàn)了自動化。

Battles說：“大多數(shù)收入確認方面存在問題的中小企業(yè)使用電子表格。電子表格里面存在好多錯誤，要花的時間長得多，而且非常不方便。”

值得一提的是Battles的頭銜：她現(xiàn)在是公司的首席財務官，而不是首席信息官或首席技術(shù)官。Host Analytics的內(nèi)部IT資源主要投入于傳統(tǒng)的桌面支持。該公司還有一支面向客戶的外部服務團隊，幫助內(nèi)部采用自己的軟件。

Battles說：“其實，我們在實施這些項目時沒有基礎(chǔ)設(shè)施，也沒有IT支持。SaaS的架構(gòu)方式就是配置，而不是定制。我們?nèi)似渌咀庥昧塑浖?rdquo;

SaaS還席卷了該公司的其他部門。比如說，Host Analytics現(xiàn)在使用Salesforce.com系統(tǒng);公司最近還決定電子郵件系統(tǒng)從托管型Exchange改用Google Apps。盡管有些廠商一再宣傳SaaS及其他托管型IT職能一貫可以節(jié)省成本，但Battles表示，公司圖的是完善技術(shù)，而不是削減成本，對中小企業(yè)當中的小企業(yè)來說更是如此。

Battles說：“關(guān)鍵在于現(xiàn)在有了過去只有大企業(yè)才享用的工具。而由于這些工具，變得更具有競爭力。”

Battles為推行類似戰(zhàn)略的主管和經(jīng)理(無論是不是財務部門的)給出了下列忠告：

要有合適的人員：“事先想好，先做好基本工作。你仍需要有足夠人員的團隊來引導這項工作，才能確保基礎(chǔ)已打好。”

要有正確的流程：“要了解自己的流程和政策。應用程序肯定要支持你信任的流程。比如說，要是你的預算流程在不斷變化中，圍繞它設(shè)計一款應用軟件就不是好主意——如果你改變了預算流程，那么就得重新設(shè)計構(gòu)建應用軟件的方式。”

為未來而構(gòu)建：“你沒必要一蹴而就，但我認為你對未來一定要有很好的愿景。”

采取輕重緩急、按部就班的做法：“別搞得不知所措。你沒必要什么都馬上去做。SaaS的魅力在于，你可以入手、重復、學習和調(diào)整，然后逐漸擴大。”

集成關(guān)鍵應用軟件：“集成步驟常常被漏掉或忽視，以為這是沒必要的額外成本。只要你能選擇幾個主要的應用程序，并把它們集成起來，就能發(fā)掘許多的價值。”

了解你購買的東西：“我覺得在我們實施的一個項目中，我們最后做了大量的工作，結(jié)果花費了太多。”具體來說，Battles是指，中小企業(yè)應該仔細閱讀工作說明書的附屬細則，考慮自己需要什么、自己花費什么。如果你準備繁重的任務自己搞，那就不要購買服務——這實際上也是Battles所建議的：“如果全面了解了情況，你可以按自己想要的方式來構(gòu)建，而且培訓起來很快。”