許多使用消費級云存儲產(chǎn)品的公司都面臨著不同程度的安全風險，因此企業(yè)可以嘗試采用IT部門和普通員工都能夠接受的企業(yè)級文件同步和共享解決方案。

IT部門需要在提供服務的過程當中進行不斷調整：如何在保證安全和管理的前提下，為用戶提供所期望的服務?

在消費領域當中，很少有工具能夠像EFSS(enterprise file sync-and-share)這樣對業(yè)務流程產(chǎn)生如此大的影響。盡管大家通常討論的是BYOD(Bring Your Own Device)，但是“bring your own app”也是企業(yè)無法忽視的一個方面。

簡單易用的特性吸引很多企業(yè)員工開始使用消費級云存儲應用程序。在任何移動辦公和終端計算領域，都不能低估用戶體驗(UX)的重要性，但是企業(yè)需要在面臨數(shù)據(jù)風險的情況下犧牲部分用戶體驗。

對于企業(yè)員工來說，他們使用沒有經(jīng)過IT批準的文件同步和共享工具并非出于不良意圖;他們只是想要使用這種工具順利完成日常工作，輕松訪問存儲在云端的內(nèi)容，而不必將所有文件都存放在郵件當中，Needham銀行的IT副總裁James Gordon表示。

“使用郵件來管理所有文件的方式并不現(xiàn)實，”Gordon說，“郵件并不適合于用來長期存儲文件，并且不能提供共享訪問方式。”

但是如果IT部門不仔細監(jiān)控和規(guī)范數(shù)據(jù)存儲方式，那么企業(yè)員工就會使用像Dropbox和Google Drive這樣的消費級云產(chǎn)品來存儲企業(yè)敏感信息。對于IT部門來說，這種方式帶來許多嚴重問題：如果被解雇的員工在離開公司之前將數(shù)據(jù)存儲在自己的Dropbox賬戶當中，那么公司的數(shù)據(jù)將永遠無法收回。

企業(yè)IT部門正在嘗試扭轉這種局面。云存儲解決方案提供商CTERA在2015年對300位IT專家進行了調查，其中83%的受訪者制訂了相關策略，限制或者完全禁止使用某些軟件提供文件共享服務。并且還有35%的企業(yè)在2014年遭遇了由于員工共享文件而導致的數(shù)據(jù)丟失問題——通常是企業(yè)員工使用了未經(jīng)批準的文件同步和共享服務。

“我認為可以將IT部門分為兩類：已經(jīng)意識到‘Dropbox’問題的和還沒有意識到的，”Gordon說。

盡管存在某些安全風險，但是相關廠商已經(jīng)考慮到企業(yè)IT部門的顧慮，市場上的很多消費級云儲存產(chǎn)品已經(jīng)綜合考慮了易用性和安全性。

對于企業(yè)級文件同步和共享產(chǎn)品來說，用戶通常希望實現(xiàn)四個目標：安全、消費級易用性、可擴展性以及能夠集成到更大的平臺當中，內(nèi)容共享和協(xié)作廠商Huddle的CEO Alistair Mitchell表示。

“用戶不會選擇15種不同的單一功能解決方案，而是會選擇一種綜合產(chǎn)品，” Mitchell說。

五年前，Needham銀行開始在移動辦公領域進行大量投資，允許員工在移動設備上訪問企業(yè)信息和內(nèi)部系統(tǒng)，并且使用MobileIron來實現(xiàn)移動設備管理。但是由于郵件不能滿足內(nèi)容管理和協(xié)作需求，因此企業(yè)發(fā)現(xiàn)員工并沒有采用IT部門批準的方式，而是使用像Dropbox這樣的消費級產(chǎn)品。

之后這家銀行開始使用Accellion提供一種對IT部門友好和安全的內(nèi)容協(xié)作和存儲平臺。除了安全性，Accellion還能夠為用戶提供類似于Dropbox的使用體驗，Gordon說。

對于EFSS平臺來說，能夠與現(xiàn)有環(huán)境進行集成也是一項關鍵優(yōu)勢。比如，Accellion能夠使用插件連接到SharePoint和Windows文件共享環(huán)境，這樣企業(yè)員工就可以在不借助IT部門幫助的情況下學習新的內(nèi)容訪問方式了。

“我們不必完全了解Accellion的工作流程，它能夠集成到我們現(xiàn)有的信息系統(tǒng)當中，” Gordon說。

EFSS工具的管理功能也在變得更加全面。最初EFSS管理員界面只能顯示存儲使用數(shù)據(jù)，但是現(xiàn)在能夠為管理員提供多種視圖來查看添加用戶權限、刪除用戶權限和文件屬主變化等情況。管理員還能夠對那些共享給企業(yè)外部用戶的文件進行標記，大多數(shù)企業(yè)平臺都能夠為IT部門 提供這些管理工具，比如Box、Dropbox和Egnyte等，Lepofsky說。

對于像Gordon這樣的IT專家來說，日志是另外一種重要特性。作為需要高度監(jiān)管的行業(yè)，銀行需要記錄哪些人在特定時間創(chuàng)建了文件以及共享訪問持續(xù)了多長時間。如果某種產(chǎn)品連這些功能都不具有，那么注定要失敗。

“當你不得不挽起袖子 ，親自動手一項一項找出誰做了哪些操作的時候，你會怎么想?”他問道，“不要在事故發(fā)生之后才后悔沒有提前收集日志。”

但是管理方面仍然存在缺陷，并且EFSS系統(tǒng)當中的數(shù)據(jù)便攜性并沒有達到人們最初預期，Lepofsky說。

“對于每個人來說，從一個平臺遷移到另外一個都是一件十分困難的事情，”他說，“想要將所有文件立刻遷移到Box或者Salesforce Files當中并不容易。”

從安全性角度來說，EFSS的優(yōu)勢在于密鑰加密和管理，Lepofsky說。廠商現(xiàn)在提供了越來越多的客戶端密鑰管理方式，而不再將密鑰管理在自己手中。Box最近推出了一種企業(yè)級密鑰管理程序，能夠為用戶賦予加密密鑰的完全控制權限。

“如果廠商能夠訪問你的加密密鑰，那么理論上他們能對你的數(shù)據(jù)進行任何操作，” Lepofsky說。“想要獲得最佳安全性的用戶需要自己管理密鑰，但是有可能會損失一些終端用戶功能，所以這也是一種權衡的解決方案。”

許多管理員認為他們必須自己控制密鑰加密機制，以使得EFSS完全在自己的控制之中。

“由于存在大量SSL和協(xié)議漏洞，因此我強烈建議企業(yè)自己保存密鑰并進行恰當管理，”Gordon說。

在文件共享方面堅持原則

隨著市場逐漸成熟，企業(yè)對于EFSS的興趣也在不斷增加。2015年BlackBerry收購了WatchDox，這表明大型技術企業(yè)可能收購EFSS廠商以完善其產(chǎn)品組合。

“能夠在這個市場當中取勝的廠商只有很少幾家，”Mitchell說，但是對于新的解決方案來說仍然留有空間。除了上面提及的兩種解決方案之外還有第三種方式，也就是IT部門使用第三方軟件加強EFSS平臺當中的文件安全。像Vera和SearchYourCloud這樣的廠商都可以提供類似功能，這樣用戶就可以放心使用任何EFSS產(chǎn)品，并且保證文件安全性了。

“除了作為報警系統(tǒng)，這些產(chǎn)品還可以對所有重要信息進行分類，之后提供安全防護，這樣用戶就可以在任何地方訪問文件了，”Lepofsky說。

但是并非市場當中的所有產(chǎn)品都是相同的，Gordon說。

“它們看起來都是十分方便、易于使用的，這非常好，”他說，但是需要注意的是當使用不同的產(chǎn)品時，IT部門需要將個人信息和企業(yè)信息分開存放。

為了確保所有相關人員認識到使用其他沒有經(jīng)過認證的文件同步和共享方式可能存在的安全風險，IT部門必須表明立場，就是只能通過一種方式完成這項工作。

“我們不能過于遷就用戶感受，”Gordon說。