隨著首席信息官們進(jìn)入了這個不確定的經(jīng)濟時代，運營效率再次成為了焦點。以下是如何在促進(jìn)業(yè)務(wù)增長的同時精簡IT運營和削減預(yù)算的方法。
對于首席信息官們來說，這一年的開始是光明的，大多數(shù)人預(yù)計2020年的預(yù)算將保持健康。事實上，調(diào)查顯示大部分的IT預(yù)算都比去年增長了。
由于COVID-19，全球經(jīng)濟衰退的潛在預(yù)期重創(chuàng)了組織收入，許多首席信息官都在準(zhǔn)備扭轉(zhuǎn)局面。
因此，IT預(yù)算預(yù)計將會下降。
多家公司在今年春天發(fā)布的數(shù)據(jù)顯示，大多數(shù)首席信息官都面臨著裁員。例如，F(xiàn)orrester Research就表示，在最佳的情況下，首席信息官可能在2020年面臨5%的裁員。IDC預(yù)測全球IT支出將下降5.1%。Dresner咨詢服務(wù)公司發(fā)現(xiàn)，60%的受訪者報告說，疫情正在影響著IT預(yù)算和項目。
盡管首席信息官們在少花錢多辦事方面有著悠久的歷史，但他們現(xiàn)在也看到了對運營效率的重新關(guān)注。但是考慮到IT在推動收入增長和確保組織在市場上的地位方面越來越重要了，首席信息官們需要在不削減推動他們業(yè)務(wù)發(fā)展的計劃資金的情況下節(jié)省開支。
管理咨詢公司Swingtide的執(zhí)行顧問Mark Barner表示，這意味著IT領(lǐng)導(dǎo)者在提高效率方面必須具有創(chuàng)造性和戰(zhàn)略性，“因為他們在努力提高效率的同時，也在擁抱企業(yè)的數(shù)字化議程。”首席信息官們不能只從每個項目中削減一定比例就期望獲得成功。
此外，許多顧問和資深I(lǐng)T領(lǐng)袖說，效率也不能完全從實現(xiàn)最低成本的角度來看待。相反的，首席信息官需要專注于推動最大價值的實現(xiàn)，在盡可能的精簡運營的同時，為組織提供更好的服務(wù)。
在此，專家們提供了六種方法，可以在不犧牲質(zhì)量的情況下提高IT運營的效率，因為運營效率已經(jīng)再次成為焦點了。
仔細(xì)檢查設(shè)施
北極星運輸集團公司和北極星數(shù)字解決方案公司的首席技術(shù)官Dave Brajkovich表示，他不希望自己的團隊過度關(guān)注后臺基礎(chǔ)設(shè)施，因為資源應(yīng)該更好地用于能夠支持業(yè)務(wù)需求和創(chuàng)造收入的活動。
因此，他不斷地尋找能夠以更低的成本從其IT基礎(chǔ)設(shè)施中獲得更好性能的領(lǐng)域。
“我們會通過觀察內(nèi)部來實現(xiàn)的效率最大化。我們在不同的部署浪潮中實現(xiàn)了多個層次，有些系統(tǒng)是內(nèi)置的，有些則是現(xiàn)成的。盡管IT層能夠與業(yè)務(wù)無縫對接，但它們也可能很難操作，而且成本高昂。”他說。
例如，Brajkovich最近分析了公司的協(xié)作軟件成本與性能之間的關(guān)系。他發(fā)現(xiàn)，他的團隊平均每月約有600個用戶會請求支持，平均成本約為每小時50美元。
Brajkovich說，盡管這種現(xiàn)有的協(xié)作軟件在首次被實施時是首選，但它現(xiàn)在也只是眾多選擇之一了。于是，他換了供應(yīng)商，他認(rèn)為，即使考慮到引入新系統(tǒng)和培訓(xùn)員工來使用該系統(tǒng)的成本，此舉仍能節(jié)省成本。事實上，他已經(jīng)看到了回報，他說，支持電話降到了幾乎為零，而且總體表現(xiàn)也被證明更好了。
Brajkovich承認(rèn)，審查現(xiàn)有的運營并不是一種不尋常的策略，但他也表示，這需要領(lǐng)導(dǎo)團隊清楚IT的痛點在哪里。
聘請專業(yè)人員來管理供應(yīng)商合同
當(dāng)Swingtide的顧問Barner還是Ascension的首席信息官時，他看到了一個從與他的IT部門做生意的供應(yīng)商那里獲得更多價值的機會。因此，他建立了一個供應(yīng)商生命周期管理計劃，并建立了一個專門的供應(yīng)商管理辦公室，配備了在談判和授權(quán)方面有經(jīng)驗的專業(yè)人員。
他說:“完整的供應(yīng)商生命周期管理是一門學(xué)科，這不是在晚上或周末應(yīng)該做的事。”他補充說，他還與具有技術(shù)背景的注冊會計師在一起工作，以便他們能夠梳理出細(xì)節(jié)，并根據(jù)各種許可和合同選項準(zhǔn)確地比較成本。
該辦公室首先將目標(biāo)鎖定在了那些明顯有省錢機會的合同上，在晉升之前應(yīng)該先摘些容易摘到的果實。在成立的頭幾年，該辦公室就200多份合同進(jìn)行了重新談判。
這些更新后的合同不僅為公司節(jié)省了資金，還提供了更好的質(zhì)量和服務(wù)，Barner說，節(jié)省的費用超過了供應(yīng)商管理辦公室的成本。
“首席信息官們知道他們的預(yù)算有多少花在了第三方身上--保守的估計是60%到70%--他們還會繼續(xù)依賴第三方。這種對技術(shù)供應(yīng)商日益增長的依賴所帶來的風(fēng)險只能通過良好的、保護性的和一致的合同、受管理的供應(yīng)商關(guān)系以及支持流程和功能的協(xié)調(diào)來減輕，”Barner補充道。“可以論證的是，已經(jīng)在首席信息官的投資組合中存在超過幾年的合同都是應(yīng)該被更新、徹底檢查和重新談判的，因為首席信息官不能再將他們的解決方案投資組合視為穩(wěn)定環(huán)境的代表，因為技術(shù)在不斷地快速發(fā)展。”
精簡技術(shù)和項目
多年來，許多首席信息官享受著年度預(yù)算增長的同時，也享受著探索和創(chuàng)新的任務(wù)，管理顧問們表示，IT領(lǐng)導(dǎo)這時候應(yīng)該重新安排他們的支出，把大部分(即使不是全部)資金集中在他們知道會帶來成果的技術(shù)和項目上。
“在當(dāng)前形勢下，人們將不再對尚未在實踐中證明其回報的新技術(shù)進(jìn)行大量投資，”卡耐基梅隆大學(xué)泰珀商學(xué)院運籌學(xué)教授willlem-jan van Hoeve表示。
當(dāng)然，創(chuàng)新不應(yīng)該消失;但是首席信息官們應(yīng)該關(guān)注那些已經(jīng)被證明能夠帶來更直接回報的技術(shù)--這需要對項目進(jìn)行誠實的評估，以確定它們在近期或中期是否真的有益。
與此同時，首席信息官們也應(yīng)該消除那些有潛力但不能帶來結(jié)果的項目。這些釋放出來的資源可以重新定位到有明顯回報的項目上。
“過去可能沒有削減這些項目的理由，在經(jīng)濟繁榮時期，冒一些風(fēng)險是值得的，但在某種程度上，你需要關(guān)閉這些項目，這樣你就可以在其他地方開發(fā)已證明效果的項目了。”van Hoeve說。
將自動化引入IT運營
大多數(shù)首席信息官已經(jīng)在其組織的整個業(yè)務(wù)方面實現(xiàn)了自動化，以加快運營速度，使員工免于重復(fù)任務(wù)，并最大限度地減少錯誤。IT自動化可以帶來這些好處以及更少的停機時間，從而實現(xiàn)更高效的整體運營。“我覺得機器人流程自動化技術(shù)，人工智能決策引擎都“具有降低成本的潛力，”馬里蘭大學(xué)的IT部門主席、曾在美國交通部擔(dān)任首席信息官的前高管Daniel Mintz表示。
“IT內(nèi)部也有自動化的候選者，例如，IT幫助臺的某些方面可以通過聊天機器人來實現(xiàn)自動化，這些機器人已經(jīng)存在一段時間了，但并沒有得到充分的利用，”Mintz補充道。
研究表明，許多IT領(lǐng)導(dǎo)者還沒有完全的接受自動化。Flexera的2020 CIO優(yōu)先級報告發(fā)現(xiàn)，只有72%的人計劃采用人工智能和機器學(xué)習(xí)，而只有58%計劃在今年采用RPA。
盡管調(diào)查并沒有明確指出那些計劃中的項目中有多少百分比會將自動化引入到IT運營中，但專家說，自動化經(jīng)常能夠連接業(yè)務(wù)和IT運營，為組織的這兩個領(lǐng)域帶來效率。
以北極星集團的工作為例。Brajkovich說，他的團隊部署了RPA來實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的自動化，從WorkFusion中選擇了一個平臺，提供API的連接，并與公司的ERP系統(tǒng)進(jìn)行了集成，以保證IT的順利運行。(RPA也是北極星數(shù)字解決方案公司的一部分。北極星數(shù)字解決方案公司是北極星集團拆分出來的一家科技公司，為其他運輸公司提供產(chǎn)品。)此外，Brajkovich說，這些用例顯示了效率是如何與創(chuàng)新和增長聯(lián)系在一起的。
繼續(xù)云計算之旅
企業(yè)在云計算上的支出持續(xù)保持著增長，軟件制造商Flexera的2020年云計算狀態(tài)報告發(fā)現(xiàn)，20%的受訪者表示，他們在云計算上的年度支出將超過1200萬美元，74%的受訪者表示，他們在云計算上的年度支出將超過120萬美元。這兩個數(shù)字分別高于去年的13%和50%。
但是專家警告說，不要把這種增加看作是額外的成本，而是實際交付效率的提高、最終為IT部門和組織整體交付了更多價值的投資。
CBT Architects的首席信息官Nirva Fereshetian一直在將公司更多的工作量(包括大型圖形文件)轉(zhuǎn)移到云上。在計算成本和價值時，她考慮了一系列的因素，并采取了一種整體的方法，認(rèn)識到繼續(xù)云計算之旅(特別是對于復(fù)雜的工作負(fù)載)將如何節(jié)省員工的時間和提高性能。
例如，她說，隨著她的員工從與管理內(nèi)部硬件相關(guān)的商品任務(wù)轉(zhuǎn)向了通過技術(shù)戰(zhàn)略來推動業(yè)務(wù)成果的更高價值工作，她所在的公司不斷向云端進(jìn)行了轉(zhuǎn)移，使得Fereshetian能夠最大限度地發(fā)揮IT人才的才能。她還計算了改善業(yè)務(wù)連續(xù)性、減少停機時間和減少服務(wù)中斷的價值，以評估將某些東西轉(zhuǎn)移到云計算上是否會帶來財務(wù)改善。
“我認(rèn)為，更多地轉(zhuǎn)向云計算仍將提高效率，但你必須從整體上來看待它。即使轉(zhuǎn)移到云計算可能會花費更多的資金，但如果它能提供更好的業(yè)務(wù)連續(xù)性和其他價值主張，這仍然是一種效率的提升，”她表示。“在過去，效率就意味著成本削減。然而，我認(rèn)為目前的情況不僅僅是成本的差異，還有提高服務(wù)質(zhì)量、改善體驗和提高商業(yè)價值。”
將效率作為一個持續(xù)的目標(biāo)
隨著企業(yè)進(jìn)入一種由流行病引發(fā)的成本削減模式，專家預(yù)測，所有職能部門的高管都將被要求從預(yù)算中削減一定數(shù)額的開支，就像過去曾經(jīng)發(fā)生的那樣。
但管理顧問們表示，具有前瞻性思維的首席信息官們并不把精益運營作為一項反動活動，甚至也不把它當(dāng)作是偶爾要做的任務(wù)，而是作為一項持續(xù)的管理目標(biāo);他們不斷地評估他們用來管理IT部門的人員、流程和技術(shù)是否能夠盡可能優(yōu)化和高效。
“人們經(jīng)常把運營效率看作是‘我要做一些分流以獲得更高的效率，然后我就完成了’但實際上，它必須是你價值體系的一部分，你做事的方式;這更像是一個過程，而不是一個項目，”客戶參與度軟件公司Freshworks的首席信息官Prasad Ramakrishnan說。
Ramakrishnan說，當(dāng)他考慮IT將如何發(fā)展時，他會著眼于如何使他的IT運作的更高效，他的方法跨越了類別--從終端用戶服務(wù)到商業(yè)應(yīng)用場景再到安全技術(shù)。
“形勢將會發(fā)生變化，你必須把衡量效率作為你正在做的事情的一部分，因為如果你不從提高效率的角度來考慮你將如何發(fā)展，以及它將如何發(fā)揮作用，你就會被困在原地。”他補充道。
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