就確定項(xiàng)目范圍而言，要考慮到到一些關(guān)鍵因素，但也有一些額外的因素可能會(huì)使每個(gè)利益相關(guān)者的生活變得更簡(jiǎn)單，并有助于避免范圍蔓延。首先，在規(guī)劃階段制定一個(gè)范圍管理計(jì)劃，明確規(guī)劃項(xiàng)目的范圍將如何定義，驗(yàn)證和管理。然后確保你對(duì)利益相關(guān)者的真實(shí)需求和期望有充分的了解，特別是牽涉到貴公司的可用資源、局限性、優(yōu)勢(shì)、流程、技術(shù)/工具和文化等方面的需求和期望。通常，因?yàn)樵谶@一步?jīng)]有分配足夠的時(shí)間和精力，范圍蔓延后來(lái)變成了一個(gè)痛苦的現(xiàn)實(shí)。
在網(wǎng)絡(luò)和本地應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)公司The Silverlogic，首席運(yùn)營(yíng)官Cristina Escalante在確定項(xiàng)目范圍時(shí)分享了他們考慮的一些事項(xiàng)。Escalante說(shuō)：“我們的客戶(hù)主要是小企業(yè)、初創(chuàng)公司和企業(yè)，他們希望從零開(kāi)始創(chuàng)造最小可執(zhí)行產(chǎn)品(minimal viable product，MVP)，而且常常預(yù)算有限。你可以想象得到，知道什么時(shí)候說(shuō)“停止”是一個(gè)MVP和一個(gè)完整的應(yīng)用程序之間的區(qū)別。我們花時(shí)間與利益相關(guān)者一起確定他們想要解決的問(wèn)題，編寫(xiě)關(guān)于MVP的主要和次要功能特性的用戶(hù)故事。另外，我們?cè)诩埳匣蛟赟ketch或WireframeSketcher等軟件上制作了一些初步的線框。”
用戶(hù)體驗(yàn)和互動(dòng)戰(zhàn)略咨詢(xún)公司Garofalo Studios的首席顧問(wèn)Frank Garofalo說(shuō)，就確定范圍的要素和因素而言，“我們已經(jīng)接受了敏捷/混合項(xiàng)目方法，這使得我們可以定義關(guān)鍵目標(biāo)，同時(shí)提供能適應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)需求的靈活性。”
公司意識(shí)到將敏捷等最相關(guān)的方法用于項(xiàng)目的好處，并采用軟件收集和構(gòu)建需求、記錄、存儲(chǔ)并與多個(gè)利益相關(guān)者共享項(xiàng)目范圍信息。這些都是有助于減輕工作難度的工具。
如何記錄項(xiàng)目范圍并將其傳達(dá)給所有的利益相關(guān)者
一般而言，范圍文檔的目的是讓所有項(xiàng)目參與者和利益相關(guān)者隨時(shí)訪問(wèn)他們始終可以參考的活文檔，以減少版本控制問(wèn)題并減少?lài)@客戶(hù)和團(tuán)隊(duì)需求、期望、可用資源、時(shí)間表、質(zhì)量方面和其它相關(guān)細(xì)節(jié)的混淆。
Escalante告訴首席信息官何時(shí)需要與利益相關(guān)者進(jìn)行文檔記錄和共享，他說(shuō)：“我們與利益相關(guān)者以及使用Google Sheets和InVision的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)分享這些故事和線框。”之后，她表示：“開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)就什么樣的用戶(hù)故事應(yīng)該被分裂或合并給出反饋，并指出整體流程或邏輯上的差距，利益相關(guān)者將故事按優(yōu)先順序排列”，經(jīng)過(guò)幾次迭代，“更重要的故事和經(jīng)常被遺忘但卻是必需的故事浮到頂端。”
在Garofalo Studios，“項(xiàng)目范圍記錄在任務(wù)訂單文檔中，項(xiàng)目范圍包括關(guān)鍵目標(biāo)/任務(wù)的定義，變更管理和時(shí)間表(以月為單位)。在這個(gè)時(shí)間表內(nèi)，然后用一個(gè)為期兩周的時(shí)間來(lái)跟蹤實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵目標(biāo)的進(jìn)展”，Garofalo這樣說(shuō)道。他已經(jīng)確定這些方法已經(jīng)幫他們成功地“建立了利益相關(guān)者批準(zhǔn)的記錄的目標(biāo)，同時(shí)提供了在項(xiàng)目流程中接受變化的靈活性”。
Escalante說(shuō)：對(duì)于像Silverlogic這樣的公司來(lái)說(shuō)，他們的“策略在我們的敏捷/ Scrum工作流程中運(yùn)作良好”，她說(shuō)：“這使得開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)和利益相關(guān)者能夠快速地對(duì)故事展開(kāi)協(xié)作，相互更新每個(gè)故事的評(píng)估和批復(fù)，發(fā)送互動(dòng)線框進(jìn)行評(píng)審。”
這些領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)考慮改變什么?
Escalante分享了其中一個(gè)她將考慮改變的事情，她說(shuō)：“Google Sheets的癥結(jié)之一是，不是每個(gè)人都能流暢地使用表格，并且表格很難在移動(dòng)設(shè)備上使用。”她告訴我們說(shuō)：“如果我們有時(shí)間和/或資源，我們希望制作一個(gè)表格(Sheets)應(yīng)用程序來(lái)改進(jìn)用戶(hù)故事管理系統(tǒng)的用戶(hù)界面。”
在Garofalo，與之前的方法(如瀑布)相比，它“已經(jīng)采取了一種文化變革和教育過(guò)程來(lái)向利益相關(guān)者解釋這種方法。在真正的敏捷形式中，我們的過(guò)程不斷被評(píng)估和發(fā)展”，Garofalo這樣分享道。
在我看來(lái)，雖然沒(méi)有一個(gè)“正確的方法”或“合適的地方”來(lái)記錄項(xiàng)目范圍，但有些公司已經(jīng)成功地使用開(kāi)源的項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行協(xié)作，而另一些公司通過(guò)旨在滿(mǎn)足其特殊和唯一需求的專(zhuān)用軟件取得了更大的成功。在項(xiàng)目的整個(gè)生命周期內(nèi)具有足夠的且易于訪問(wèn)(最好是電子/在線)文檔可以顯著地減少范圍蔓延。這個(gè)文檔應(yīng)該在規(guī)劃階段與所有利益相關(guān)者分享，以確保每個(gè)人都了解他們的職責(zé)，并從一開(kāi)始就步調(diào)一致且內(nèi)部流程和方法有助于解決一些繁重的工作。
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