老實講，沒人喜歡開會，它們貌似毫無意義且耗時過長，令人感覺浪費時間。
但是開會并非都是無聊且無效的，如果做對了可以產(chǎn)生新想法、解決問題以及推進項目。
在此有15種方式可以讓開會變成可以達成目的必要會議。
1.首先決定是否需要開會
“如果你的會議可以被一封電郵或者一個備忘錄所取代，別開這會。”Maropost的CEO Ross Andrew Paquette表示，“只有當你認為人們有必要到房間里面對面交流出謀劃策，而非出于禮節(jié)要求出席，沒有任何其他方式可以取代的時候，開會吧。”
“我總是鼓勵我的團隊在開會前認真考慮幾個問題：我們是否需要就一個話題來單獨開一個會?還是說發(fā)郵件給大家就可以了，或者在走道上迅速聊一下也行，或者在開其他會的時候多用點時間一起討論就行了?”Expedia人力資源產(chǎn)品及技術副總裁Megan Kiester說道。“如果開一個必要的會，最好盡可能控制到最短時間，這樣可以幫助大家聚焦在任務上。時間是寶貴的，會開會的人非常明白這種重要性。”
2.避免易分心時段開會
不要在下班前召集開會，這時候大家通常準備離開了。也不要在工作日開始之前的一大早就召開會議。同樣，研究表明午餐前開會或者午餐時段開會(不提供食物)效率不高，大家這時候很餓，容易分心。
開會的最佳時刻在什么時候呢?周二到周四，早上9-11點之間的時段，或者下午2-4點之間的的時段。
3.邀請正確的參會者并確保他們清楚開會目的
“一些領導總是讓該開會的人走了，或者邀請了那些并不應該來的人出席會議。”TalentGrow創(chuàng)始人&CEO Halelly Azulay表示，因此在召集開會之前，應該思考誰真正應該出席，并且“僅邀請那些可以出謀劃策的人。”，然后“確保他們清楚他們?yōu)槭裁幢谎?，以及知道你希望他們?nèi)绾螀⑴c進來。”
4.提前創(chuàng)建日程并且發(fā)送給所有參會者
“一個成功的會議至少兩小時前就要準備好議程，其包括所有參會人員和相關資料、即將探討的問題、目標以及開始和結束的時間，”ShoreTel總裁及CEO Don Joos認為，“這確保可以產(chǎn)生確切的結果。”
然后，“會議開始后，將議程展現(xiàn)在屏幕或者白板上，供大家參閱。”American Image的主席Charles Dugan說道：“這可以讓大家集中精力。”
5. 給參會者提供獎勵
Aegis FinServ Corp是一家預付借記卡公司。為了讓大家參與會議，會議召集者會準備一些價值5美元、10美元、25美元、50美元和100美元的預付借記卡，或者一些別的禮品卡(本地其他業(yè)務和餐館可以消費)到一個碗中，每一位與會者都可以擁有一張。結果就是：“我們的參會率是100%。”Aegis FinServ Corp總裁Jim Angleton說道。
但是你并不需要以現(xiàn)金獎勵來激勵與會者，通常好點的食物和咖啡已足以。
“如果你有‘投食’，他們自然會來，”人力資源顧問Deb Cohen這樣說道,因此“根據(jù)開會的時間段，可以提供早餐、午餐或者一些零食。”參會者也會提前獲知開會的這些福利。
6.在窗明幾凈的寬敞舒適環(huán)境中開會
“盡可能地選擇有足夠自然光線的房間，并確保每一位參會者有寬敞的空間，坐得很舒服，”TruckDrivingJobs.com創(chuàng)意負責人Jake Tully認為，“強制大家在一間暗淡熒光環(huán)繞的局促狹窄房間里開會，這必然是個苦差。”
7.消除干擾
除非參會者需要用電腦或者平板電腦在現(xiàn)場做演示，讓他們盡量將電子設備(手機、筆記本電腦)留在他們的辦公室或者隔間。
8.盡量開短會
盡量讓會議不要超過30分鐘。人們沒有太長時間的注意力，如果可以控制在30分鐘內(nèi)，大家可能才會真正聚精會神地專注開會。同樣，Electricity Plans聯(lián)合創(chuàng)始人Kelly Bedrich認為不同的演示時間五分鐘就夠了，“否則，應該為一個專門的問題來召開一次會。”
9.做好準備
“知曉你將遇見的與會者的姓名，并且提前根據(jù)主題將你想進行討論的部分做好功課(特別是一些你認為需要做頭腦風暴的部分)，同時熟悉議程和時間點。”MyCorporation.com公司CEODeborah Sweeney認為
10.不要當念稿者(別讓參會者感到無聊)
“有些會議我最不喜歡的地方就是主講人直接念讀他們分享的演示稿，”LiquidSpace內(nèi)容經(jīng)理Richard Heby說道：“開會的宗旨是為了給某個主題提供洞見，而不是就分享一個文檔。”
“做演示的時候，你需要提供給觀眾們一些從演示稿上不能立即直接讀取的信息，吸引他們的注意力，告訴他們一些文件背后看不見的資訊，否則你并沒有為你所展示的文件提供任何附加值。與其如此，你不如直接將這個文件發(fā)給大家，完全用不著開會。”他建議到。
11. 不要做演講
“假如開會是一個人在不停地說，那么這不是開會，這是一個演講。”Paquette認為，“參與是開會的一個關鍵。”因此要鼓勵人們?nèi)枂栴}或者分享信息。
12.聚焦主題
“有一個常見的錯誤就是會議主持人過于謙遜有禮，”Joos說道，“如果對話已經(jīng)離題，不要害怕去干預終止，要將談話帶回正題，并且可以提出一些觀點來啟發(fā)下一個討論。”
13.不要忘記遠程參會者
如果是一個遠程會議，那么要技術上確保他們可以通過視頻或者音頻來參會，同時不會忘記參會時間。
“如果是一個現(xiàn)場會議，你會覺得更融入，并且闡述觀點的時候自己聽起來更自然更舒服，” PGi CTO Pat Harper強調(diào)，“無論如何，當你參加一個遠程的虛擬會議時，非現(xiàn)場感會讓你更難參與到討論中。因此就一些重要問題的提及或者介紹關鍵探討主題的時候，會議主持人需要習慣去和遠程參會者口頭再確認，讓他們更有參與感。”
14.敲定決策、實施行動項目和后續(xù)步驟
“你也許會覺得某個會開得富有成效，但是如果始終沒有任何決策，相當于就這會白開了。”FedEx項目/流程顧問Leigh Espy認為，“因此，確定實施行動項目和目標日期，以及后續(xù)步驟來保證適時完成項目以及推動進展。記錄歸檔并分享給其他人，以便有效溝通和界定職責。這為團隊提供了一個歷史有效記錄，每個人都很清楚下一步的期望目標。”
15.迅速概括收尾
“最后花兩分鐘時間來闡明所覆蓋到的行動項目：誰將負責什么，以及完成目標的既定日期是哪天。”Bedrich認為大家最后應該帶著開會目的離開。
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