摘要：Farrer &Co公司，這家曾為查爾斯·狄更斯提供過服務(wù)的律師事務(wù)所現(xiàn)如今在其技術(shù)戰(zhàn)略領(lǐng)域有了一套更為現(xiàn)代的方法。并非每一家企業(yè)都能列出長長一串其從過去到現(xiàn)在曾服務(wù)過的赫赫有名的客戶名單。而包括英國皇室和查爾斯·狄更斯在內(nèi)，均是這家成立于1701年，擁有悠久歷史的法律事務(wù)所Farrer &Co公司的客戶，該法律事務(wù)所主要為客戶提供法律相關(guān)問題的咨詢服務(wù)。

并非每一家企業(yè)都能列出長長一串其從過去到現(xiàn)在曾服務(wù)過的赫赫有名的客戶名單。而包括英國皇室和查爾斯·狄更斯在內(nèi)，均是這家成立于1701年，擁有悠久歷史的法律事務(wù)所Farrer &Co公司的客戶，該法律事務(wù)所主要為客戶提供法律相關(guān)問題的咨詢服務(wù)。

該法律事務(wù)所的員工去年就公司過往的檔案進(jìn)行了整理和鉆研，并研究了狄更斯的一些業(yè)務(wù)信件。“他與他的律師非常友好。” Farrer &Co公司的IT總監(jiān)尼爾·戴維森，表示說，尼爾·戴維森非常清楚該公司過往的那些有趣的遺產(chǎn)的重要性。

“這么說吧，如果您了解了狄更斯的過去，您就會明白為什么他需要進(jìn)行大量的法律咨詢了?，F(xiàn)在，我們已經(jīng)有明確可查的信件。其中有提及到他的分居，他的情婦，甚至包括他小說中的某些情節(jié)和人物，如《霧都孤兒》中的南希是如何死亡的。”

但是，當(dāng)涉及到技術(shù)方面時，戴維森則希望避開傳統(tǒng)遺產(chǎn)，反而傾向于采取以IT為主導(dǎo)的尖端轉(zhuǎn)型的方法。在該法律事務(wù)所公司倫敦辦公室華麗的咖啡廳俯瞰著林肯費(fèi)爾茲俱樂部賓館時，他談到了他自擔(dān)任該法律事務(wù)所IT總監(jiān)以來，迄今所取得的成就和長期的計劃。

了解法律業(yè)界的變化

戴維森在法律界擁有二十多年的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，于2008年開始擔(dān)任Farrer &Co公司的IT主管。“這是一家相當(dāng)棒的企業(yè)。”他說。“那么沒在這里工作的人們可能會認(rèn)為這里的工作氛圍會是相當(dāng)沉悶的。但事實(shí)上，這是一家對員工和客戶均非常友好的公司，非常注重員工們在工作與生活之間的平衡，而這在充滿高壓的法律業(yè)界所非常不尋常的。”

該公司的營業(yè)額較低，戴維森在Farrer &Co公司所服務(wù)的年限遠(yuǎn)遠(yuǎn)長于之前的所有其他職位。而他也認(rèn)識到，整個法律業(yè)界的行業(yè)變革便沒有諸如媒體和市場營銷等其他領(lǐng)域迅速。然而，戴維森也表示，公司的重點(diǎn)IT領(lǐng)域是技術(shù)改造，包括部署移動化和按需IT，這些將對企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，戴維森如是說。

“不久以前，曾經(jīng)有一段時間，在整個律師事務(wù)所業(yè)界，沒有人使用的是黑莓手機(jī)。”他說。“而種狀況已經(jīng)發(fā)生了改變，而且，業(yè)內(nèi)人士也開始逐漸認(rèn)識到了云計算的重要性。但遺憾的是，法律業(yè)界的IT主管們首先所想到的仍然常常如何規(guī)避風(fēng)險，他們喜歡追隨其他領(lǐng)先的公司的步伐。但相關(guān)的變化正在慢慢發(fā)生，法律業(yè)界也開始對云計算開始采取不同的立場了。”

戴維森愿意在Farrer &Co公司采用云計算意味著他更愿意將自己的角色定位為是一種部門的開拓者的角色。“我們正在穩(wěn)步推進(jìn)的相關(guān)IT改革事務(wù)是其他公司才剛剛開始考慮的——因而我們絕對是業(yè)界領(lǐng)先的。”他說。

“我并不是喜歡事事親歷親為的動手型的IT總監(jiān)。我更傾向于專注思想和戰(zhàn)略層面，而不是系統(tǒng)的執(zhí)行和部署。我主要依靠我的團(tuán)隊(duì)來管理IT運(yùn)營問題。我向公司董事會匯報各個項(xiàng)目的進(jìn)展情況，并與業(yè)務(wù)部門和合作伙伴進(jìn)行及時的溝通和交流，以明白他們的主要優(yōu)先事項(xiàng)，并思考如何利用IT技術(shù)來幫助他們實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。”

這種及時的溝通和交流是相當(dāng)重要的，而在大多數(shù)的律師事務(wù)所，這一點(diǎn)并未受到足夠的重視，在大多數(shù)員工的頭腦中，IT部門的作用是可以被忽略的。“他們是專業(yè)的律師，他們不想成為IT專家。”他說。“他們需要依靠您的IT想法來幫助他們推動法律事務(wù)向前發(fā)展。自從我來這里，我們已經(jīng)改變了很多東西。”

積極推動IT轉(zhuǎn)型

戴維森表示說，該公司的IT技術(shù)改造是從基礎(chǔ)開始的。核心IT系統(tǒng)，如基礎(chǔ)設(shè)施，服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)，都必須要更換。大部分的工作都在幕后進(jìn)行，但該公司的其余部門已經(jīng)開始看到各方面IT性能穩(wěn)定的改進(jìn)了。

其IT團(tuán)隊(duì)還審查了他們的服務(wù)合同。戴維森表示說，當(dāng)他剛剛加入該公司時，其共計大約有80多家供應(yīng)商，而這對于一家像Farrer &Co公司這樣的規(guī)模的法律事務(wù)所而言無疑是太多了。今天，該公司的營業(yè)額已經(jīng)達(dá)到5400萬英鎊，員工400人，其中71人是合作伙伴。

“削減IT成本讓公司的CEO看到了巨大的、直觀的回報。”戴維森說。“這些基礎(chǔ)性的轉(zhuǎn)型工作給了我們參與更多業(yè)務(wù)挑戰(zhàn)的信心。”而這些新的測試就涉及到戴維森和他的團(tuán)隊(duì)在過去的四年一直在積極推動的IT轉(zhuǎn)型。

IT轉(zhuǎn)型的一個關(guān)鍵領(lǐng)域是圍繞著工作流程的。過去，F(xiàn)arrer &Co公司曾經(jīng)嚴(yán)重依賴于紙張表格。新客戶的加入可能需要多達(dá)兩天的時間參與填寫各種形式的紙張表格?，F(xiàn)在，該公司使用InTapp工作流程業(yè)務(wù)流程管理軟件自動化處理相關(guān)工作流程，只需三分鐘即可搞定。

將文檔管理轉(zhuǎn)移到云中

該公司還通過實(shí)施電子文檔管理(EDM)技術(shù)，使得工作流程進(jìn)一步得到了改善。戴維森安裝了NetDocuments公司的基于云計算的EDM系統(tǒng)，以及柯達(dá)i3000系列掃描儀和Capture Pro軟件。這項(xiàng)技術(shù)由管理服務(wù)專家ITEC實(shí)施，成為了該法律事務(wù)公司試圖實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的另一大福音。

“我們知道，這將是一個相當(dāng)關(guān)鍵的項(xiàng)目。”戴維森于2013年開始部署實(shí)施該項(xiàng)目。“有很多企業(yè)均改變他們的文檔管理系統(tǒng)，但我們想做一些不同的事情。我們著眼于業(yè)務(wù)如何更好的工作運(yùn)行，并決定實(shí)施電子存檔技術(shù)解決方案。”

他說，盡早部署該業(yè)務(wù)是至關(guān)重要的。“我組建了一個由11人組成的項(xiàng)目委員會，其中包括合作伙伴，律師和秘書，并進(jìn)行文檔管理的全面審查。我們意識到這將是我們的電子存檔技術(shù)的核心。” 戴維森說。

該項(xiàng)目管理委員會評估了七系統(tǒng)，并圈定了三個入圍的系統(tǒng)。經(jīng)過了企業(yè)內(nèi)部提案和演示后，相關(guān)的技術(shù)滿足了17個不同的標(biāo)準(zhǔn)。“該項(xiàng)目管理委員會選擇了他們認(rèn)為合適于公司的技術(shù)是非常重要的。”戴維森表示，其IT團(tuán)隊(duì)最終于2014年實(shí)現(xiàn)了EDM系統(tǒng)的部署。

“我們進(jìn)行了大量的業(yè)務(wù)分析，因?yàn)槲覀冎牢覀儗槠髽I(yè)員工處理文檔的方式帶來根本性的變革。我們的業(yè)務(wù)分析師走到業(yè)務(wù)部門的員工當(dāng)中，了解他們之前按使用紙質(zhì)文件是如何工作的。一旦收集了這些信息，我們就可以開始考慮如何借助NetDocuments的服務(wù)為我們所用，以及我們?nèi)绾文軌蛟谄聊簧蠌?fù)制一份紙質(zhì)文件了。”

收獲按需IT所帶來的商業(yè)利益

該公司所采用的新的電子存檔技術(shù)解決方案已產(chǎn)生了很大的紅利。自該項(xiàng)目開始以來，掃描量增加了25%。這大大提升了工作效率和靈活性，戴維森說。“現(xiàn)在，人們可以從任何地點(diǎn)訪問他們的文檔了。”他說。“每位員工都可以繼續(xù)進(jìn)行文件的處理了，不管他們是在公司，在家里或在路上。”

遷移到云計算所帶來的遠(yuǎn)不僅僅只是在日常工作方面的改善。該公司的辦公地址位于倫敦市中心的Holborn，在今年早些時候，一次電氣故障導(dǎo)致的大火引發(fā)了大規(guī)模的停電。而當(dāng)戴維森和他的團(tuán)隊(duì)在主要網(wǎng)站系統(tǒng)努力進(jìn)行恢復(fù)的同時，該公司的律師們?nèi)匀豢梢酝ㄟ^云繼續(xù)訪問電子文檔。

“事實(shí)證明，云計算可以幫助減輕風(fēng)險。”他說。“我們公司有很多工作事務(wù)均可以證明，部署按需IT是更為安全的。內(nèi)部溝通有助于確保員工們更舒適的辦公。但我們主要還是將按需IT作為托管解決方案，我們甚至沒有使用‘云計算’這一術(shù)語。”

戴維森說，在現(xiàn)實(shí)中，使用云與將數(shù)據(jù)托管在傳統(tǒng)的，異地數(shù)據(jù)中心之間的差別不大。該公司也特別注意注意到相關(guān)監(jiān)管規(guī)定和合同問題。同時，戴維森說，他們也使用外部供應(yīng)商的服務(wù)，如NetDocuments公司，來提供復(fù)雜的數(shù)據(jù)管理。

“我們借助這些外部公司的服務(wù)來處理商業(yè)信息——他們主要與世界各地的企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)往來。”他說。“這些供應(yīng)商都是專家。他們擁有的安全和性能水平可能是我們永遠(yuǎn)無法達(dá)到的。我們的文件比以往任何時候都更加安全。”

采用移動技術(shù)并積極創(chuàng)新

戴維森現(xiàn)在正在將云計算的靈活性和移動技術(shù)結(jié)合起來。今年早些時候，該公司為使用蘋果的iPhone的用戶進(jìn)行了特別部署，并且目前正在評估平板設(shè)備。他說：“我們在云計算中加入了越來越多的軟件，這將意味著我們的律師將能夠從任何地方，利用他們的手機(jī)或平板電腦完成相當(dāng)多的事情。”

現(xiàn)在，律師們已經(jīng)能夠訪問電子郵件系統(tǒng)和工作日歷了。其他關(guān)鍵應(yīng)用程序，如手寫軟件，時間記錄應(yīng)用程序和電子歸檔，也可以通過云服務(wù)訪問了。戴維森預(yù)計，他們明年將完成遷移到微軟Office 365的項(xiàng)目，以提供企業(yè)生產(chǎn)應(yīng)用程序的訪問。這是他所規(guī)劃的更大的的關(guān)鍵系統(tǒng)遷移計劃的一部分。

“我想，我們會在24個月內(nèi)將我們的數(shù)據(jù)中心遷移到場外異地。”他說。“我們已經(jīng)看到了將文件管理遷移到云計算所帶來的好處。將信息保管在企業(yè)內(nèi)部并沒有為業(yè)務(wù)增加任何真正的價值。讓IT人員不停的在企業(yè)內(nèi)部鼓搗服務(wù)器也是什么都沒提供。有才華的IT員工應(yīng)該將更多的時間用在面向業(yè)務(wù)項(xiàng)目的部署這些更有意義的事情上。”

而當(dāng)談到他自己的角色時，戴維森熱衷于尋找有時可能會被視為超出了傳統(tǒng)的律師事務(wù)所的領(lǐng)域。“這個行業(yè)是相當(dāng)保守的，沒有特別的創(chuàng)新。”他說。“但我們在該領(lǐng)域仍然可以做很多的工作，如借助人工智能(AI)詳細(xì)地了解我們所持有的文件。”

使用人工智能還停留在概念階段，但戴維森熱衷于密切注視事態(tài)的發(fā)展。“我們需要確保我們有正確的精神——這是所有以客戶為中心的關(guān)鍵。”他說。“我們必須繼續(xù)與企業(yè)業(yè)務(wù)部門緊密合作，以確保我們提供給他們的IT服務(wù)是適合他們所需的提升工作效率，滿足移動性和靈活性要求的。”