使用大數(shù)據(jù)的最重要好處之一就是支出跟蹤，這將有助于許多資金短缺的中小企業(yè)在經(jīng)濟(jì)衰退中變得更有彈性。
大數(shù)據(jù)對企業(yè)的生存至關(guān)重要
隨著不確定性的增加和消費者需求的不斷變化，企業(yè)開展業(yè)務(wù)面臨更大的挑戰(zhàn)。當(dāng)一些企業(yè)采用人工智能系統(tǒng)來預(yù)測需求時，而其他一些企業(yè)則致力于擴(kuò)展市場份額，但有時卻忽視了自身的財務(wù)狀況。如果沒有足夠的資本，那么中小企業(yè)可以采用大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)超越競爭對手。
與此同時，收入的減少和支出的增加會給中小企業(yè)帶來難以應(yīng)對危機(jī)的巨大威脅。因此，在投資于業(yè)務(wù)增長之前，需要簡化財務(wù)運營。企業(yè)可以維護(hù)記錄、定義收入來源和管理開支。盡管跟蹤支出是企業(yè)管理者最不喜歡的任務(wù)，但糾正不利的支出模式對改善財務(wù)狀況至關(guān)重要。大數(shù)據(jù)可以讓企業(yè)更容易做到這一點，但他們必須投資于正確的工具。
除了有助于成本控制之外，削減開支還可以顯著增加利潤，同時保持積極的現(xiàn)金流。同樣，企業(yè)可以利用這些見解做出明智的業(yè)務(wù)決策。雖然跟蹤支出對于企業(yè)來說通常是一件難事，但是可以使用數(shù)據(jù)分析工具和方法進(jìn)行支出跟蹤，有效地管理現(xiàn)金流。
1.集成數(shù)字工具
毫無疑問，人工記錄業(yè)務(wù)交易和歸檔支出收據(jù)可能會非常耗時。企業(yè)的員工必須在大量文件中查找收據(jù)并報告開支。除了耗費時間之外，還會導(dǎo)致生產(chǎn)率和效率的損失。幸運的是，采用智能的數(shù)字工具和應(yīng)用程序，企業(yè)可以采用支出跟蹤器軟件跟蹤業(yè)務(wù)支出。
集成數(shù)字工具將自動跟蹤并記錄企業(yè)的開支，從而消除文書工作。企業(yè)可以將軟件與其他銀行和在線應(yīng)用程序進(jìn)行鏈接。此外它包含一個自動標(biāo)簽，該標(biāo)簽可以區(qū)分業(yè)務(wù)支出和人個支出。智能的跟蹤工具使企業(yè)可以快速標(biāo)記多個支出。
2.使用數(shù)字工具區(qū)分個人和業(yè)務(wù)支出
通常情況下，支出可以分為業(yè)務(wù)支出或個人支出。因此，應(yīng)該學(xué)會區(qū)分個人支出和業(yè)務(wù)支出。以下是避免混淆這些支出的一些想法和建議。
•為企業(yè)提供單獨的借記卡和信用卡。它將阻止企業(yè)使用個人帳戶進(jìn)行商業(yè)交易，使支出跟蹤變得更加簡單。同時，它也將在業(yè)務(wù)和個人開支之間劃清界限。
•有時會遇到分?jǐn)傊С?。例如，可能會與潛在的合伙人共進(jìn)午餐或為員工購買咖啡。對于這種支出，需要出納人員將采購作為單獨的交易進(jìn)行登記。這將有助于企業(yè)保持清晰的財務(wù)記錄，同時將收據(jù)分開。
有很多預(yù)算工具使用大數(shù)據(jù)來區(qū)分財務(wù)開支。企業(yè)可以使用這些工具更輕松地將其個人和業(yè)務(wù)支出進(jìn)行區(qū)分。
3.使用數(shù)字存檔來保存發(fā)票和收據(jù)的記錄
很多企業(yè)管理者認(rèn)為在支出方面有更多的權(quán)力，但這種想法是錯誤的。每項業(yè)務(wù)都必須遵守政府制定的會計準(zhǔn)則和財務(wù)規(guī)定。在許多要求中，一種是保留所有發(fā)票和收據(jù)的記錄。企業(yè)將需要它們來計算免稅額。同樣，如果企業(yè)接受內(nèi)部收益系統(tǒng)審核，則必須出示所有收據(jù)。
因此，需要收集和整理發(fā)票和收據(jù)。要在每張收據(jù)上寫上支出的日期和用途，以免造成誤解。此外還要保持電子記錄?？梢話呙枋論?jù)，并將它們轉(zhuǎn)換成PDF文件，然后在電腦中為這些單據(jù)創(chuàng)建一個單獨的文件夾。
有很多工具可以讓所有記錄實現(xiàn)數(shù)字化。企業(yè)可以使用更可靠的數(shù)據(jù)存儲平臺輕松保留這些記錄。
4.通過機(jī)器學(xué)習(xí)查找免稅額
知道追蹤支出的目的是什么嗎?事實上，它提供了洞察企業(yè)的業(yè)績并確定符合減稅條件的機(jī)會。廣告支出、傭金、辦公用品、差旅費和維修費等業(yè)務(wù)支出都屬于免稅額。因此，企業(yè)可以從總銷售額中扣除這些支出，以減少其應(yīng)納稅所得額，從而減少總體稅收支出。
例如，企業(yè)獲得一筆500美元的收入，稅率為21%，因此稅費為105美元。而扣除200美元的免稅額之后，收入將減少到300美元，其稅費將降至63美元。簡而言之，找到免稅額可以幫助企業(yè)節(jié)省一些稅費。此外，如果企業(yè)使用的是數(shù)字跟蹤工具，可以利用機(jī)器學(xué)習(xí)功能，自動查找可以扣除的支出。
許多機(jī)器學(xué)習(xí)工具使企業(yè)的納稅變得更加容易。他們可以使用數(shù)據(jù)挖掘算法來查找潛在的扣除額，并篩選稅收記錄以查看是否符合條件。
5.與債務(wù)人設(shè)定付款條件
根據(jù)美國銀行的一項研究，82%的倒閉企業(yè)是由于現(xiàn)金流管理不善造成的。通常情況下，有大量資金從企業(yè)中支出。除了使現(xiàn)金流為負(fù)之外，它還影響企業(yè)的財務(wù)前景。因此，企業(yè)必須減少資金流出，最大限度地增加資金流入，以確?，F(xiàn)金的可用性。最好的一個辦法是與客戶設(shè)定智能支付條款。
畢竟，越早提交發(fā)票，就會越快獲得付款。同樣，企業(yè)也可以設(shè)置折扣付款條件。例如，客戶在十天內(nèi)付款，則將獲得2%的現(xiàn)金折扣，這種方法可以加強(qiáng)與客戶的關(guān)系，并為企業(yè)更快地獲得現(xiàn)金。
6.審查和分類業(yè)務(wù)支出
在跟蹤支出之后，企業(yè)的工作并沒有結(jié)束。應(yīng)該盡力進(jìn)行檢查，并確定減少成本的方法。可以讓員工參與其中以減少成本。例如，如果員工出差參加會議或外出購買辦公用品，在他們報銷之前首先需要提供支出記錄。因此，企業(yè)可以確保業(yè)務(wù)的透明度。
此外，計算每項開支占總支出的百分比以確認(rèn)重大支出。如果租金成本占總支出的50%，則需要考慮更換辦公地點。同樣，如果交納的稅費過多，需要尋找新的方案。企業(yè)可以求助于當(dāng)?shù)毓?yīng)商以購買原材料或轉(zhuǎn)向其他物流公司。這似乎很耗時，但減少開支可以帶來令人難以置信的長期收益。
7.對債務(wù)保持警惕
盡管由于市場波動加劇，企業(yè)需要進(jìn)行貸款意味著現(xiàn)金短缺，但這種情況卻很普遍。在某一期間，企業(yè)需要額外的資金來保持業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)。但是貸款的關(guān)鍵是要確保收益高于投資。否則，利息將是企業(yè)財務(wù)上的額外支出。例如，企業(yè)打算購買一家工廠，需要計算其產(chǎn)生的回報，并將其與貸款金額進(jìn)行比較。
它將幫助企業(yè)進(jìn)行成本效益分析，證明效益是否高于成本。此外，計算利息覆蓋率可以確定企業(yè)償還利息支出的次數(shù)。它將幫助企業(yè)設(shè)定明智的還款條件，關(guān)閉違約和破產(chǎn)的大門。
大數(shù)據(jù)工具比以往更輕松地管理企業(yè)的支出
不可否認(rèn)，跟蹤業(yè)務(wù)支出和管理資金是每個企業(yè)面臨的兩個主要挑戰(zhàn)。有些企業(yè)在計稅方面陷入困境，而另一些企業(yè)現(xiàn)金流中斷。跟蹤和管理支出對于了解企業(yè)的財務(wù)狀況非常有用。這將降低業(yè)務(wù)成本，獲得更多的免稅額，并保持良好現(xiàn)金流，消除支出的浪費。
通過使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，企業(yè)可以更輕松地實現(xiàn)這些目標(biāo)。事實證明，數(shù)據(jù)分析在跟蹤和管理業(yè)務(wù)支出方面非常有效，因此企業(yè)需要投資和采用適合的大數(shù)據(jù)工具。
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